Assistante de Bureau - Voyage /Guest House - Infrastructure

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WFP - World Food Programme

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Application deadline 11 months ago: Thursday 30 Mar 2023 at 06:59 UTC

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Le PAM recherche des candidats intègres et professionnelles partageant nos principes humanitaires. La sélection du personnel se fait sur une base concurrentielle et nous nous engageons à promouvoir la diversité et l'équilibre entre les sexes.

Conformément aux politiques en vigueur au sein des Nations Unies, les candidatures féminines sont vivement encouragées

TITRE DU POSTE :

Assistant de Bureau – Travel/Guest House/ Infrastructure

TYPE DE CONTRAT :

NIVEAU :

SSA

3

UNITÉ/DIVISION :

Administration

POSTE D'AFFECTATION (Ville, Pays) :

Haïti – Port-au-Prince

DURÉE :

11 mois


À PROPOS DU PAM :

Le Programme alimentaire mondial des Nations unies est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d'aider le monde à atteindre la faim zéro de notre vivant. Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour faire en sorte qu'aucun enfant ne se couche le ventre vide et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin.

LE CONTEXTE ET L'OBJECTIF DU POSTE :

La personne occupant ce poste gérera une variété d'activités et de processus administratifs, nécessitant la capacité d'analyser, de comprendre et de mettre en œuvre des directives/pratiques standard. Elle devra également exercer des fonctions de supervision, être capable de travailler dans une situation d'urgence et élaborer/supporter le plan d'action de l'unité.

RESPONSABILITÉS/OBLIGATIONS :

Sous la supervision directe du chef de l'unité "infrastructure" et avec le soutien de l'administrateur, le personnel devra :

  • Soutenir le point focal de l'unité voyages dans l'enregistrement correct de tous les voyages générés dans WeTravel.
  • Aider l'unité voyages à consolider les données extraites de WINGS afin de faciliter la préparation des rapports par le point focal.
  • Contribuer à la consolidation du plan de mission mensuel.
  • Assister le point focal dans la consolidation de tous les documents dans le dossier partagé et dans le système dédié aux voyages et aux autres activités administratives réalisées.
  • Soutenir l'élaboration de la proposition de projet sous la direction du chef de l'unité infrastructure.
  • Contribuer à l'hébergement des nouveaux membres du personnel dans la maison d'hôtes du PAM,
  • Apprendre et effectuer une tâche simple sur la plateforme de réservation humanitaire du PAM (réservations, factures, gestion des clés).
  • Soutenir le point focal de la maison d'hôtes dans l'évaluation des locaux/la compilation de la liste de contrôle et la location avec les opérateurs pour l'entretien.
  • Aider à l'élaboration d'un plan d'entretien des infrastructures dans les locaux du PAM et contribuer à sa mise en œuvre.
  • Assurer la collecte de données en temps utile et contribuer à l'établissement de rapports en temps utile pour faciliter les décisions de gestion.
  • Assurer la mise à jour et la maintenance du dossier partagé qui conserve la trace de tous les documents justificatifs. Archives
  • Fournir un soutien technique, dessiner et concevoir en se tenant au courant des technologies de construction et d'ingénierie afin de faciliter la mise en œuvre de solutions d'ingénierie innovantes. Connaissance de TEC, Office package, Autocad, PowerPoint, Excel, etc.
  • Soutenir la direction dans la préparation des SOP sur site et d'autres domaines requis par le superviseur.
  • Effectuer d'autres tâches selon les besoins

CADRE DE LEADERSHIP DU PAM : NORMES COMMUNES DE COMPORTEMENT :

Montrer l’exemple avec intégrité Met en pratique les valeurs du PAM,

fait preuve d’humanité et

d’intégrité en montrant l’exemple

tout en prenant soin des autres

Respecter les valeurs, les principes et les normes du PAM.

Démontre les valeurs, les principes et

les normes du PAM

Respecte les autres et valorise la diversité

Valorise la diversité en utilisant un langage respectueux et inclusif

Reste concentré et calme sous la pression

Reste concentré et calme dans les contextes stressants

Fait preuve d'humilité et d'une volonté d'apprendre.

Affiche son humilité et sa volonté d’apprendre et de partager des connaissances, en recherchant le retour d’information et en tenant compte des observations, en saisissant les possibilités de se perfectionner

Génère des résultats et tient ses engagements Respecte ses engagements et

s’adapte facilement au changement

Fournit des résultats pour un impact maximal

Assume la responsabilité de produire des résultats

Délègue de manière appropriée S’adapte facilement au changement

S'adapte facilement au changement

S’adapte facilement au changement, en ajustant son travail si besoin

Promeut un travail

d’équipe collaboratif et un esprit d’inclusion Promeut un esprit inclusif et collaboratif, et contribue à une culture d’apprentissage et de

perfectionnement personnel

Promeut un esprit inclusif et collaboratif

Favorise le travail d’équipe en

partageant des idées et en abordant librement les problèmes

Communique des observations

constructives au moment

opportun :

Communique des observations constructives au moment opportun

Construit et partage de nouvelles

perspectives :

Écoute attentivement les autres et partage ses opinions

Applique la pensée

Stratégique Démontre son engagement à

recueillir différents points de vue, à

analyser les options et les risques et

à proposer de nouvelles façons de procéder

Communique et réalise la vision

du PAM :

Adhère à la vision du PAM et à la manière dont elle influe sur son rôle

Fait preuve de curiosité et

explore de nouvelles façons de

procéder :

Fait preuve de curiosité et met en

œuvre de nouvelles façons de procéder lorsque cela est pertinent

Analyse et évalue les données :

Recueille des données et partage des

connaissances en vue des activités de

l’équipe

Prend en compte l’impact des

décisions :

Pose des questions pour comprendre

L’impact des décisions sur ses objectifs

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE REQUISES :

Formation : Éducation : Diplôme d'études secondaires.

Expérience : Deux années ou plus d'expérience professionnelle à responsabilité progressive dans le domaine des affaires relatives, avec une expérience du travail administratif général.

Connaissances et compétences :

  • Faire preuve de flexibilité pour travailler sur le terrain si nécessaire
  • Faire preuve d'une grande flexibilité pour s'adapter à différents concours
  • Travailler en équipe, faire preuve d'honnêteté et d'intégrité

Langues :

  • Bonne connaissance du français.
  • Connaissance minimale de l'anglais requise

NB : Les coordonnées des personnes / institutions citées en référence dans le CV devront contenir une adresse électronique et numéro de téléphone valide.

Les candidats doivent être de nationalité Haïtienne

Date limite de soumission de candidature : 24 mars 2023

Added 1 year ago - Updated 11 months ago - Source: wfp.org