Assistant (Procurement and Logistics)

Contract

This is a G-6 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 6 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 1,859 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

OBJECTIVES OF THE PROGRAMME

Les Unites de Management et de soutien (CSU) ont ete mis en place au niveau des Bureaux pays pour fournir un soutien aux cadres et au personnel afin qu'ils assument pleinement leurs responsabilites dans l'environnement GSM et pour assurer la conformite avec les politiques organisationnelles, procedures, regles et reglements sur toutes les questions administratives, financieres et d'operations dans le cadre du systeme de planification des ressources d'entreprise (ERP).

DESCRIPTION OF DUTIES

Gestion des stocks1. Suivre regulierement l'evolution des stocks de fournitures, consommables et autres materiels et prendre les mesures necessaires pour eviter toute rupture ;2. Assurer la reception des commandes et les livraisons, reperer les disparites par rapport au manifeste de fret ou a d'autres documents et les signaler ;3. Proceder a l'entreposage des materiels et marchandises conformement au systeme mis en place afin d'assurer une disponibilite continue. Ceci comprend :4. Remplir correctement les donnees dans les fiches d'inventaire ;5. Preparer les commandes pour les differentes unites consommant du materiel medical (departements, services medicaux, autres);6. S'assurer du bon conditionnement et de la distribution appropriee, signaler les anomalies ou les changements dans les habitudes de consommation au superieur hierarchique, et l'informer egalement des que le niveau du stock atteint le seuil critique ;7. Controler les entrepots afin de verifier que les materiels sont en bon etat de conservation. Ceci comprend : - Verifier la temperature dans l'entrepot et s'assurer que les produits qui doivent etre conserves au froid sont entreposes correctement, que les expeditions sont recues et preparees conformement aux protocoles de l'OMS en matiere d'approvisionnement ; - S'assurer de la proprete des locaux.Gestion des Voyages, Parc automobile et Transport8. Emettre et gerer les demandes de voyage pour les reunions et missions officielles ;9. Assurer la conformite avec le reglement sur les voyages ;10. Coordonner, avec l'appui du Chef de parc, le mouvement de tous les chauffeurs et des vehicules du Sous-Bureau et ainsi que les designations des chauffeurs pour les voyages officiels ;11. Assurer le suivi du processus d'inspection annuelle et de la politique d'assurance pour tous les vehicules du Sous-Bureau.12. Assurer la gestion du parc automobile du sous bureau, l'approvisionnement en carburant des vehicules de l'OMS et de location ainsi que des generateurs (editer, delivrer et suivre les vouchers carburants) ;13. Proceder a la compilation et l'analyse de consommations en carburant des differents engins (Motos, vehicules, generateurs etc…) et en faire etat au superieur hierarchique ;Procurement14. Aider le Bureau Pays dans la preparation de leurs previsions d'achat. Sur la base du plan previsionnel d'approvisionnement, l'Assistant fournit un appui dans l'execution des activites connexes d'approvisionnement et peut etre invite a participer, avec ou a la place du superviseur lors des reunions avec les fournisseurs ou les unites de programme ;15. Initier les requisitions dans GSM y compris les RPE et faire le suivi ;16. Effectuer les revisions requises sur les transactions et/ou requisitions dans GSM ;17. Tenir a jour et correctement classees les archives des tous les achats du Sous-Bureau ;Effectuer d'autres taches connexes qui peuvent etre attribuees par le responsable du cluster, le charge des Operations ou le Representant del'OMS-Guinee.

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

Essential: Fin d'etudes secondaires avec formation de pratiques administratives generales en mettant l'accent sur la logistique, d'approvisionnement et le voyage. Desirable: Une formation dans les domaines precites dansle Systeme des Nations Unies serait un atout.Des competences averees dans la redaction de documents administratifssont souhaitables

Experience

Essential: Au moins huit (8) ans d'experience dans des postes administratifs, de preference avec plusieurs annees d'experience dans les Nations Unies et une bonne connaissance de ses regles, le reglement, les procedures et les pratiques liees au travail de procurement. Desirable: Experience dans d'autres domaines tels que la gestion du Programme serait un atout.

Skills

Capacite a planifier, organiser, coordonner et mettre en place des intrants provenant de plusieurs sources pour exprimer des idees de facon claire et concise. Conception et realisation des taches avec peu de supervision; Tres bonnes connaissances de l'application Oracle ou des applications similaires (ERP) ; Bonne maitrise des politiques et pratiques de l'OMS, en l'occurrence les principes de gestion et leur application au sein de l'OMS ; Bonne capacite a agir independamment et a juger les faits ; Tres bonne aptitude organisationnelle et d'analyse, combinee avec des competences en communication orale et ecrite ;Savoir creer et maintenir des relations de travail saines avec des personnes de nationalites et de cultures differentes.

WHO Competencies

Teamwork Respecting and promoting individual and cultural differences Communication Ensuring the effective use of resources Producing results

Use of Language Skills

Essential: Expert knowledge of French. Desirable: Intermediate knowledge of English.

REMUNERATION

WHO offers staff in the General Services category an attractive remuneration package, which for the above position includes an annual net base salary starting at GNF 173,878,000 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance, as applicable) and 30 days of annual leave.

ADDITIONAL INFORMATION

• This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level

• Only candidates under serious consideration will be contacted.

• A written test may be used as a form of screening.

• In the event that your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.

• Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.

• For information on WHO's operations please visit: http://www.who.int.

• WHO is committed to workforce diversity.

• WHO prides itself on a workforce that adheres to the highest ethical and professional standards and that is committed to put the WHO Values Charter into practice.

• WHO has zero tolerance towards sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment and other types of abusive conduct (i.e., discrimination, abuse of authority and harassment). All members of the WHO workforce have a role to play in promoting a safe and respectful workplace and should report to WHO any actual or suspected cases of SEA, sexual harassment and other types of abusive conduct. To ensure that individuals with a substantiated history of SEA, sexual harassment or other types of abusive conduct are not hired by the Organization, WHO will conduct a background verification of final candidates.

• WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.

• This post is subject to local recruitment and will be filled by persons recruited in the local commuting area of the duty station.