Assistant Principal aux Voyages

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

Le HCR, l’Agence des Nations Unies pour les réfugiés, dirige les efforts destinés à protéger les personnes contraintes de fuir leur foyer à cause des guerres et des persécutions à travers le monde, en leur fournissant une aide vitale sous la forme d’abris, d’eau et de nourriture, et en assurant leur besoin fondamental de sécurité, de respect de leurs droits humains et de leur dignité. Notre mission consiste à livrer les meilleurs résultats possibles dans un environnement où les membres du personnel disposent d’autonomie et peuvent s’épanouir, tant professionnellement que personnellement. Pour bien mener cette mission, le personnel est appelé à voyager pour être au plus près des personnes relevant du mandat du HCR. Pour cela, il faut un assistant principal aux voyages pour organiser et coordonner toutes les activités liées aux voyages (affectation, mission ou autres). Tout changement dans la description de la mission survenant entre le recrutement et l'arrivée ou pendant la mission doivent être formalisés avec le Programme des Volontaires des Nations Unies. Les Volontaires des Nations Unies, tout en bénéficiant du soutien total de l’entité hôte, ont le même devoir de diligence que celui étendu de tout le personnel de celle-ci. Le soutien de l'entité hôte au Volontaire des Nations Unies comprend, mais sans s'y limiter : • Briefings d'introduction sur l'organisation et le contexte lié au bureau, y compris la sécurité, les procédures d'urgence, les bonnes pratiques culturelles et l'orientation vers l'environnement local ; • Orientation, mentorat et coaching structurés par un superviseur, y compris un plan de travail clair et une évaluation des performances ; • Accès à l'espace de bureau, à l'équipement, au support informatique et à tout autre système et outil requis pour atteindre les objectifs de la mission, y compris une adresse e-mail de l'entité hôte ; • Accès aux connaissances, à la formation et à l'apprentissage partagés de l'entité hôte ; En outre, les Volontaires des Nations Unies sont encouragés à intégrer le mandat du programme des Volontaires des Nations Unies dans leur mission et à promouvoir l'action volontaire en s'engageant auprès des communautés dans le cadre de leur travail

Dans les limites de l'autorité qui lui est déléguée et sous la supervision de l’Administrateur Assistant aux Finances ou de son (ses) représentant(s) mandaté(s) désigné(s), l’Assistant Principal aux Voyages aura à assumer les tâches suivantes, en accord avec les principes et les valeurs humanitaires des Nations Unies et en adhésion au code de conduite de l’UNHCR

Assurer la mise en œuvre de stratégies opérationnelles, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants :

• Conformité aux règles et procédures relatives à la gestion des voyages en vigueur dans le système des Nations Unies ; • Application des accords négociés avec les agences de voyages conformément aux directives des Nations Unies en matière de voyage

Assurer un appui à l’organisation des voyages et missions, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants :

• Organiser et confirmer les réservations de voyage pour les membres du personnel concernés, la main-d'œuvre affiliée et les participants externes aux réunions conformément aux règles et réglementations en vigueur ; • Conseiller et aider le personnel sur leurs frais de voyage et les questions ayant trait aux voyages par l’exploitation des instructions et des procédures administratives ; • Collecter les documents de voyage à fournir par les voyageurs (passeport national, Laissez-passer des Nations Unies, carnet de vaccination, etc.) • Créer et traiter les autorisations de voyage (TA), les avances de voyage et les demandes de remboursement de voyage conformément aux règles et réglementations administratives pertinentes ; • Surveiller le processus de certification et de réclamation de voyage (Travel Claims) et assurer la liaison avec les voyageurs pour les exigences de conformité. • Emission des bons de commande pour les billets auprès des Agences de voyage • Suivi des remboursements des billets d'avion avec l'agence de voyage. • Assister le personnel dans l’initiation des demandes de visa au niveau des Ambassades • Organisation des arrangements pour l’accueil à l’aéroport et de l’hébergement pour les voyageurs qui en expriment le besoin • Effectuer toute autre tâche assignée par le superviseur

. Professionnalisme : compréhension démontrée des opérations du HCR; capacités ou connaissances techniques pertinentes ou transférables aux procédures et règles; discrétion, sensibilité politique, diplomatie et tact pour traiter avec les clients; capacité à faire preuve de bon jugement; capacité à assurer la liaison et la coordination avec un éventail d'acteurs différents, en particulier dans les postes de direction ; le cas échéant, degré élevé d'autonomie, initiative personnelle et capacité d'appropriation; • Intégrité : démontrer les valeurs et les normes éthiques de l'ONU et dans les activités et comportements quotidiens tout en agissant sans tenir compte des gains personnels ; respecter les décisions qui sont dans l'intérêt de l'organisation même si elles sont impopulaires ; agir rapidement en cas de comportement non professionnel ou contraire à l'éthique ; n'abuse pas de pouvoir ou d’autorité ; • Travail d'équipe et respect de la diversité : capacité à fonctionner efficacement au-delà des frontières organisationnelles ; excellentes compétences interpersonnelles; capacité à établir et à maintenir des partenariats efficaces et des relations de travail harmonieuses dans un environnement multiculturel, multiethnique et mixte avec sensibilité et respect de la diversité ; sensibilité et adaptabilité à la culture, au sexe, à la religion, à la nationalité et à l'âge ; l'engagement à mettre en œuvre l'objectif d'égalité des sexes en garantissant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects des opérations de l'ONU ; • Engagement envers l'apprentissage continu : initiative et volonté d'acquérir de nouvelles compétences et de se tenir au courant des nouveaux développements dans le domaine d'expertise ; capacité d'adaptation aux changements de l'environnement de travail. • Planification et organisation : compétences efficaces en matière d'organisation et de résolution de problèmes et capacité à gérer un volume de travail important de manière efficace et opportune; aptitude à établir des priorités et à planifier, coordonner et contrôler son propre travail; capacité à travailler sous pression, avec des délais conflictuels et à gérer plusieurs projets/activités simultanés ; • Communication : compétences relationnelles avérées ; bonnes compétences en communication orale et écrite, y compris aptitude à préparer des rapports clairs et concis; aptitude à faire des présentations, à articuler des options et des positions de manière concise ; capacité à formuler et à défendre des recommandations ; capacité à communiquer et à faire preuve d'empathie avec le personnel, le personnel militaire, les volontaires, les homologues et les interlocuteurs locaux issus d'horizons très divers ; • Flexibilité : adaptabilité et capacité à vivre et à travailler dans des conditions potentiellement dangereuses et isolées, impliquant des difficultés physiques et peu de confort ; fonctionner de manière autonome dans des environnements austères pendant des périodes prolongées ; volonté de voyager dans la zone d'opérations et d'être transféré dans d'autres lieux d'affectation de la zone d'opérations si nécessaire ; • Véritable engagement envers les principes de l'engagement volontaire, qui comprend la solidarité, la compassion, la réciprocité et l'autonomie ; et l’engagement envers la mission de UNHCR et sa vision, ainsi qu'aux valeurs fondamentales des Nations Unies.

domaine de voyage est requise

• Excellentes compétences orales et écrites en Français, la maitrise de l’Anglais est un plus ;
• Précision et professionnalisme dans la production et l'édition de documents ; • Capacité à travailler et à s'adapter professionnellement et efficacement dans un environnement difficile ; aptitude à travailler efficacement au sein d'une équipe multiculturelle composée de personnel international et national ; • Solides connaissances générales en informatique, y compris la maîtrise de diverses applications MS Office (Excel, Word, etc.) et du courrier électronique/Internet ; familiarité avec la gestion de bases de données ; et matériel de bureautique ; • Motivé, capacité à travailler avec un minimum de supervision ; capacité à travailler avec des délais serrés ; • Habiliter à traiter les données sensibles avec un niveau élevé de confidentialité ;
• Avoir une affinité ou un intérêt pour le domaine humanitaire et l’aide aux réfugiés et personnes vulnérables, le volontariat en tant que mécanisme de développement durable et le système des Nations Unies.

Conditions de vie et de travail

Le poste est basé à Bamako, un lieu d'affectation D avec de bons logements, des installations/services publics et la disponibilité des commodités. Il existe plusieurs supermarchés qui proposent une bonne sélection de produits locaux et importés. Les coupures de courant sont fréquentes, nécessitant un groupe électrogène. La clinique et les hôpitaux des Nations Unies sont disponibles dans le pays.

Sécurité : Sur une échelle de niveau de sécurité globale de 1 à 6, Bamako est à 4 (substantiel) tandis que le centre et le nord du pays sont à 5 (élevé). La capitale se situe au même niveau de sécurité que les régions du Sud qui est supérieur à ceux des régions de l'Ouest. Malgré le niveau de sécurité de Bamako, le personnel est découragé à utiliser des logements non recommandés par l'UNDSS ou de louer des appartements dans des banlieues non recommandées. Tous les logements doivent être approuvés et les mesures de sécurité résidentielles (RSM) mises en œuvre.

Le niveau de sécurité 4 de la capitale cache des niveaux élevés de menaces à la sécurité liées au terrorisme et aux troubles civils. Les incidents passés et les menaces de sécurité fréquentes montrent que ces menaces demeurent préoccupantes. Les attentats de Bamako en 2015 contre des étrangers se combinent avec des communications régulières par des groupes terroristes sur leur intention continue de viser l'ONU. De plus, avec une crise sociopolitique de longue durée, des sentiments sporadiques anti-MINUSMA et anti-français, les manifestations sont devenues fréquentes à Bamako et dans d'autres localités urbaines.

Le personnel de l'ONU et la main-d'œuvre affiliée restent des cibles potentielles de crimes, d'agressions armées et de vols. Si auparavant la délinquance se situait surtout dans les quartiers périphériques de la ville, elle s'étend désormais à tous les quartiers de Bamako, et surtout aux quartiers où résident les expatriés, notamment aux heures tardives. Les accidents de la route représentent également une menace importante à Bamako avec des dizaines de motos empruntant les routes souvent sans respecter les règles de circulation.

Comme il s'agit d'une mission nationale de Volontaire des Nations Unies, le Volontaire des Nations Unies sera responsable de l'organisation de son propre logement et d'autres éléments essentiels de la vie.