Assistant Logistique - coursier

L' Organisation

Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante (organisme caritatif/à but non lucratif/de bienfaisance - sélectionnez le terme approprié pour votre public clé) qui fait la promotion des droits des enfants et de l’égalité des filles.

Nous sommes convaincus du pouvoir et du potentiel de chaque enfant. Mais cela est souvent étouffé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchées.

En collaborant avec les enfants, les jeunes, nos défenseurs et nos partenaires, nous essayons d’obtenir un monde juste, en abordant les causes des obstacles que les filles et tous les enfants vulnérables doivent surmonter.

Nous soutenons les droits des enfants de la naissance à l’âge adulte. Et nous permettons aux enfants de se préparer et de réagir aux crises et à l’adversité. Grâce à notre portée, notre expérience et nos connaissances, nous favorisons les changements dans la pratique et la politique au niveau local, national et global.

Depuis plus de 85 ans, nous bâtissons de puissants partenariats pour les enfants et nous sommes actifs dans plus de 75 pays.

ROLE PROFILE

Title

Assistant Logistique / Coursier

Functional Area

Département de la Chaine d’approvisionnement

Reports to

Coordinateur de la Logistique

Location

Country office

Travel no required

Effective Date

Décembre 2023

Grade

11

ROLE PURPOSE

Responsable de la gestion du Parc Auto, l’assistant logistique veille à ce que toutes les dispositions logistiques nécessaires au bon déroulement des activités du Plan International Mali soient coordonnées efficacement.

DIMENSIONS OF THE ROLE

• Mesures financières : Le poste n’a pas de pouvoir délégué pour les dépenses.

ACCOUNTABILITIES

• Maîtriser les politiques et procédures de Plan,
• Veiller au respect et à l’application des politiques et procédures de gestion administrative et financière,
• Assurer la réparation et l’entretien des véhicules, motos, groupes électrogènes etc.
• Assurer l’approvisionnement en carburant des véhicules,
• Produire les rapports de vitesse des véhicules à l’aide du logiciel GPS,
• S’assurer de l’enregistrement des données de carburant et maintenance des véhicules dans le GPS.
• S'assurer de la maintenance /approvisionnent en carburant des groupes électrogènes du CO et des Expatriés ;
• Suivi de l’entretien des travaux d’entretien et de nettoyage des locaux, des fleurs et gazons ;
• Suivi du réapprovisionnement des compteurs d’électricité chez les internationaux et le staff secondement ;
• Suivi de l’entretien et de la maintenance des travaux de plomberie, électricité, menuiserie et climatisation au bureau national et chez les internationaux.
• Préparation des salles de réunion ;
• Veiller à l’établissement des listes de présence lors des ateliers ;
• Faire les réservations d’hôtels, de salle, de pause-café et déjeuner ;
• Veiller à l’affectation des numéros d'inventaire sur les nouvelles acquisitions ;
• Veiller à la mise à jour des cartes d’inventaires ;
• Appuyer à l’inventaire annuel des immobilisations ;
• Veiller à une gestion efficace des équipements dans le magasin ;
• Veiller à une planification optimale des déplacements de véhicules ;
• Appui dans l’acquisition et au renouvellement des documents administratifs des véhicules et motos dans les délais requis ;
• Organiser et formaliser les archives de la logistique ;
• Organiser et formaliser la traçabilité des activités relevant de la logistique ;
• Distribution des courriers;
• Effectuer toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par le supérieur hiérarchique dans le cadre de ses compétences.

Children safeguarding, protection and Gender Equality

1. Ensures that Plan International’s global policies for Child Protection (CPP) and Gender Equality and Inclusion (GEI) are fully embedded in accordance with the principles and requirements of the policy including relevant Implementation Standards and Guidelines as applicable to their area of responsibility. This includes, but is not limited to, ensuring staff and associates are aware of and understand their responsibilities under these policies and Plan International’s Code of Conduct (CoC), their relevance to their area of work, and that concerns are reported and managed in accordance with the appropriate procedures.

KEY RELATIONSHIPS

L’assistant logistique / Coursier travaillera en étroite collaboration avec :

Interne:

• Coordinatrice de la logistique (haut niveau de collaboration),
• Directeur de la chaine d’approvisionnement (haut niveau de collaboration),
• Chargé de la logistique et de l’approvisionnement des PIIAs (haut niveau de collaboration)

Externe :

• Fournisseurs, ONG partenaires, visiteurs
• EXPERTISE TECHNIQUE, COMPÉTENCES ET CONNAISSANCES

TECHNICAL EXPERTISE, SKILLS AND KNOWLEDGE

• Titulaire d’un diplôme universitaire d’au moins BAC + 2 en administration des affaires, logistique et approvisionnement ou gestion de la chaîne d’approvisionnement
• Avoir une expérience avérée d’au moins 3 ans dans un poste logistique
• Avoir une bonne connaissance des politiques, procédures et pratiques de gestion administrative d’une ONG internationale. La connaissance des procédures administratives de Plan International sera appréciée.
• Avoir une bonne connaissance de l’environnement de travail des ONG

DESIRABLE

• Grande capacité de concentration et d’organisation,
• Bonnes compétences d’écoute et de conseil,
• Excellente qualité de communication écrite et orale dans Français, la connaissance de l’anglais sera un plus
• La connaissance pratique de SAP sera appréciée
• Bonne connaissance de la langue locale,
• Forte capacité à utiliser les logiciels de gestion financière, le traitement de texte et excel, les feuilles de calcul ACCESS

Comportments

• Pouvoir travailler dans un environnement multiculturel,
• Pouvoir travailler en équipe,
• Pouvoir travailler sous pression,

• Etre dynamique, disponible et apte à conduire une moto.

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Plan International’s Values in Practice

We are open and accountable

1. Promotes a culture of openness and transparency, including with sponsors and donors.
2. Holds self and others accountable to achieve the highest standards of integrity.
3. Consistent and fair in the treatment of people.
4. Open about mistakes and keen to learn from them.
5. Accountable for ensuring we are a safe organisation for all children, girls & young people

We strive for lasting impact

1. Articulates a clear purpose for staff and sets high expectations.
2. Creates a climate of continuous improvement, open to challenge and new ideas.
3. Focuses resources to drive change and maximise long-term impact, responsive to changed priorities or crises.
4. Evidence-based and evaluates effectiveness.

We work well together

1. Seeks constructive outcomes, listens to others, willing to compromise when appropriate.
2. Builds constructive relationships across Plan International to support our shared goals.
3. Develops trusting and ‘win-win’ relationships with funders, partners and communities.

4. Engages and works well with others outside the organization to build a better world for girls and all children.

   We are inclusive and empowering

5. Seeks constructive outcomes, listens to others, willing to compromise when appropriate.

6. Builds constructive relationships across Plan International to support our shared goals.
7. Develops trusting and ‘win-win’ relationships with funders, partners and communities.
8. Engages and works well with others outside the organization to build a better world for girls and all children.

PHYSICAL ENVIRONMENT

Le poste est basé au bureau national à Bamako

Lieu de travail: Bamako

Type de role: Responsable de la gestion du Parc Auto, l’assistant logistique veille à ce que toutes les dispositions logistiques nécessaires au bon déroulement des activités du Plan International Mali soient coordonnées efficacement.

Se rapporte au: Coordinateur/trice logistique

Niveau: Selon l'echelle de classification des postes de Plan

Date limite : 11 décembre 2023

L’application anticipée est encouragée, car nous examinerons les demandes tout au long de la période publicitaire et nous nous réservons le droit de fermer l'annonce en avant la date limite de dépôt des candidatures.

Veuillez noter que seules les candidatures et les CV rédigés en français seront acceptés.

Une série de contrôles préalables à l'embauche seront effectués conformément à la politique de Plan International sur la protection des enfants et des jeunes.

En tant qu'organisation internationale de développement communautaire centrée sur l'enfant, Plan International s'engage pleinement à promouvoir la réalisation des droits de l'enfant, y compris leur droit à la protection contre la violence et les abus. Cela signifie que nous avons des responsabilités particulières envers les enfants avec lesquels nous entrons en contact.

Plan International croit que dans un monde où les enfants font face à tant de menaces, il est de notre devoir de veiller à ce que nous, en tant qu'organisation, fassions tout ce qui est en notre pouvoir pour assurer la sécurité des enfants. Nous ne devons en aucun cas contribuer à nuire aux enfants ou à les mettre en danger.

Plan International mène une politique d'égalité des chances et encourage activement la diversité en accueillant des candidatures provenant de tous les domaines de la communauté internationale.