Assistant Logistique

Work Arrangement:

Job Description

Sous la supervision directe de l’Officier Assets, l’Assistant Logistique aura comme tâches d’appuyer le département Supply Chain dans ses activités journalières. Il (Elle) va ainsi assister dans la gestion des achats, des stocks/entrepôts, du parc automobile et moto, classement / archivage et sécurisation de la documentation logistique, suivi du processus d’importation / dédouanement en cas de besoin, dans le respect des procédures IRC.

À ce titre il donnera son appui dans :

A. GESTION DES ACHATS

- La Réception des demandes d’achat et leur classement ; - La Gestion du processus de demande de devis (RFQ) ; - La préparation des documents de paiement des fournisseurs ; - La Participation au processus d'appel d'offres en collaboration avec le Comité d’approvisionnement ; - Les rapports d'approvisionnement et la mise à jour des plans d’achat ; - La gestion des relations avec les demandeurs des biens et des services ; - La collecte, l’organisation et l’analyse de données des achats et études de marchés ; - La préparation des bons de commande ou contrats de service ; - La mise en œuvre des conditions générales d'approvisionnement et des Procédures Opérationnelles Standards IRC ; - Analyse des prix en fonction des réalités de terrains ; - L’archivage électronique et physique des dossiers d’achat ; - Conseiller, guider les services demandeurs sur les procédures IRC avec l’appui de l’équipe approvisionnement national et le responsable hiérarchique sur les éventuels problèmes ; - Faire un suivi rapproché des approvisionnements des projets en collaboration avec le personnel logistique et programme ; - Toute autre tâche confiée par la supervision.

B. GESTION DES ENTREPOTS ET STOCKS

- Il (Elle) s’assure que tous les mouvements de stocks sont faits dans la transparence et bien documenté et que seul les outils IRC sont utilisés ; - Il (Elle) participe à l’élaboration des plans d’approvisionnement pour les prévisions de stockage ; - Il (Elle) s’assure de la bonne tenue et de l’organisation des entrepôts et stocks IRC ; - Il (Elle) assure la réception des articles au niveau des entrepôts et stocks IRC ; - Il (Elle) supervise le personnel journalier lors des chargements, composition, inventaire, etc ; - Il (Elle) collabore avec le Chargé du transport pour l’organisation des réceptions et mouvement de stock d’une base à une autre ; - Il (Elle) participe à l’inventaire des stocks en collaboration avec les responsables de départements ; - Il (Elle) participe à la mise à jour quotidienne des différents outils d’entrée ou de sortie de stock ainsi que leur archivage ; - Il (Elle) élabore le rapport mensuel de stock ; - Il (Elle) participe dans les opérations de suivi du stock du projet surtout le suivi des distributions, et les documents y relatifs, les inventaires ; - Toute autre tâche confiée par la supervision.

C. GESTION DU CHARROI AUTOMOBILE

- Mise en œuvre des politiques de transport IRC ; - Il / Elle participe à la planification et le suivi optimal des mouvements des véhicules (y compris les véhicules de location) et motos ; - Il / Elle effectue le suivi de maintenance et réparation de véhicule, générateur et motos ; - Il / Elle s’assure que les documents de bord (Assurance, Contrôle technique, Fiche de bord, etc.) sont au complet et en règle ; - Il / Elle veille au bon archivage des documents relatifs à la gestion de la flotte ; - Il / Elle participe à l’élaboration du rapport mensuel carburant ; - Il / Elle participe dans la gestion et orientation des chauffeurs ; - Toute autre tâche confiée par la supervision.

Qualifications

- Avoir un Diplôme universitaire dans un domaine de compétence lié à la logistique, Administration ou autre; - Avoir au minimum 2 ans d'expérience professionnelle à un poste similaire, idéalement dans le secteur de la coopération ou de l’aide humanitaire ; - Excellente maitrise de l’outil informatique obligatoire notamment des logiciels Excel, Word et Outlook ; - Excellente maitrise verbale du Français; - Excellentes capacités rédactionnelles en Français; - Bonnes aptitudes d’expression verbale et écrite en anglais.

Compétences & Aptitudes Techniques :

- Sens de l’organisation et des responsabilités ; - Bon collaborateur et influenceur doté de compétences interpersonnelles et analytiques efficaces ; - Être un Très Bon communicant et bon négociateur ; - Proactif et prise d’initiatives ; - Bonne aptitude à travailler en équipe et sous pression ; - Être disposé à effectuer des déplacements sur le terrain; - Adhérer rigoureusement à la politique de sauvegarde de l’enfant et de l’adulte de IRC et toutes les autres politiques, notamment celles relatives à la sécurité et la prévention de la fraude ; - S’engager à respecter et à mettre en pratique les politiques de Sauvegarde d’IRC.

Normes de conduite professionnelle : L'IRC et les travailleurs de l'IRC doivent adhérer aux valeurs et principes énoncés dans IRC Way - Normes de conduite professionnelle. Ce sont l'intégrité, le service, la responsabilité et l'égalité. Conformément à ces valeurs, l'IRC opère et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement au travail, l'intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.

Égalité des sexes : IRC s'engage à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice à la participation des femmes à notre main-d'œuvre, notamment un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d'autres avantages et indemnités de soutien.

Employeur garantissant l'égalité des chances : IRC est un employeur garantissant l'égalité des chances. L’IRC considère tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à l'origine nationale, à la religion, à l'orientation sexuelle, à l'âge, à l'état civil, au statut d'ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi applicable.

Avertissement : IRC ne demande en aucun cas de l'argent ou détails de carte de crédit aux candidats. Méfiez-vous des escroqueries et fraudes en ligne. IRC décline toute responsabilité concernant d'éventuelles escroqueries ou activités frauduleuses perpétrées en utilisant notre logo ou notre nom de manière illégitime.

Tout dossier doit comprendre : Une lettre de motivation adressée à Madame la Coordinatrice des Ressources Humaines, IRC Burundi. • Une copie du diplôme certifié et des attestations des services rendus • Carte d’identité •Un curriculum vitae • 3 personnes de références (Nom et prénom, Téléphone et E-mail).

La transmission des dossiers de candidature se fait uniquement.

La date limite de dépôt des dossiers est fixée au 13 Octobre 2023 à 17h00, heures locales. Seuls ceux qui seront présélectionnés seront invités par IRC pour participer à un test écrit et/ou à une interview.

Les candidatures féminines remplissant les conditions sont vivement encouragées.