Work Arrangement: In-person

Job Description

Fondé en 1933, International Rescue Committee (IRC) a pour mission d'aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance ont été brisés par des conflits et des catastrophes à survivre, se rétablir et reprendre leur avenir en main. Depuis 1996, IRC-RDC répond aux besoins humanitaires et de développement des populations congolaises et réfugiées en RDC, tout en s’efforçant de promouvoir leurs droits et de renforcer leur santé, leur sécurité, leur bien-être économique, leur éducation et leur pouvoir décisionnel. Actuellement, IRC intervient dans les domaines de la santé (y compris sexuelle et reproductive), de la nutrition, de l’eau, l’hygiène et l’assainissement (WASH), de la protection de l’enfance et des femmes, de la bonne gouvernance et de la gestion des conflits, et enfin, du redressement économique et du développement.

I. DESCRIPTION DE POSTE

L’Assistant Gestionnaire des bases des données fournisseurs supporte le département de la Chaine d’Approvisionnement, dans le cadre le cadre de déploiement du système de gestion intégré (Intégra) ; pour le Programme Pays IRC RD Congo. A ce titre, sous la supervision de SUPPLY CHAIN MANAGER / INTEGRA LEAD.

II. RESPONSABILITÉS :

Gestion de la base des données Fournisseurs :

- Enregistrer tous les fournisseurs actifs au sein de IRC RD Congo depuis 1 an dans la liste des vendeurs conformément au format Excel en place.

- Enregistrer tous les nouveaux fournisseurs de IRC RD Congo, issus des processus d’appel d’offre, de MPA/MSA, dans la liste des vendeurs conformément au format Excel en place

- Enregistrer tous les potentiels fournisseurs de IRC RD Congo, issus des processus d’étude du marché, dans la liste des vendeurs conformément au format Excel en place

Gestion des dossiers fournisseurs:

- Collecter tous les documents administratifs (RCCM ou équivalent) des fournisseurs se trouvant dans la base des données ;

- Collecter tous les RIB des fournisseurs se trouvant dans la base des données ;

- Créer un dossier par fournisseur sur Box au lieu indiqué et qu’il contient tous les éléments et/ou toute la documentation exigée dans les différentes rubriques du présent descriptif de poste.

Réalisation des diligences raisonnables des fournisseurs

- Réaliser tous les ATC des fournisseurs se trouvant dans la base des données (entreprises/sociétés, personnes physiques/responsables, banques, succursales, affiliés)

- Réaliser tous les contrôles SAMGov des fournisseurs se trouvant dans la base des données

- Assurer que tous les fournisseurs se trouvant dans la base des données aient reçu, lu, compris, signé et cacheté le formulaire P16 relatif à Politique relative aux conflits d’intérêts et code de conduite des fournisseurs de IRC

- Assurer que tous les fournisseurs se trouvant dans la base des données aient reçu, lu, compris, rempli correctement, signé et cacheté le formulaire P42 relatif aux Informations fournisseur

Autres

· Assister le Supply Chain Manager/Integra lead à réaliser les inventaires physiques des stocks et à saisir les résultats dans la base des données y afférentes.

Réaliser tout autre tâche professionnelle lui demandée par la hiérarchie

Qualifications

§ Avoir un diplôme Universitaire en gestion de base de données ou dans un domaine comme le droit, administration et gestion des affaires etc. ;

§ Avoir une connaissance des procédures d’achat de base de IRC est un asset ;

§ Avoir une expérience d’au moins 6 mois dans la gestion des bases des données ;

§ Avoir une capacite de gestion du changement ;

§ Avoir une capacité de collaboration multifonctionnelle ;

§ Être capable de communiquer efficacement avec les autres membres de l`équipe.

Normes de conduite professionnelle : Les travailleurs de l'IRC doivent respecter les valeurs et les principes énoncés dans l'IRC WAY - Standards de conduite professionnelle. Il s'agit de l'Intégrité, du Service, de la Responsabilité et de l'Egalité.

Sauvegarde : Adhérer rigoureusement à la politique de sauvegarde de l'enfant et de l'adulte d'IRC et toutes les autres politiques, notamment celles relatives à la sécurité et la prévention de la fraude.

Conformément à la sauvegarde, l'IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires/clients contre l'exploitation et les mauvais traitements, la protection des enfants, l’Anti-harcèlement dans le milieu du travail, l'intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.

Employeur de l'égalité des chances : L'IRC est un employeur de l'égalité des chances. L'IRC considère tous les demandeurs d'emploi sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à la nationalité, à la religion, à l'orientation sexuelle, à l'âge, à l'état matrimonial, au statut d'ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi.

Diversité, Inclusion et Egalite Genre : IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur offrant l'égalité des chances et considérons tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, le sexe, la couleur, l'origine nationale, la religion, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, l'âge, l'état matrimonial, le statut d'ancien combattant ou le handicap. L'IRC s'est également engagé à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice aux femmes pour participer à notre main-d'œuvre, y compris un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d'autres avantages de soutien.

CV à soumettre en anglais ou français -----------------------------------------

Nous veillerons à ce que les personnes vivant avec un handicap bénéficient d'aménagements raisonnables pour participer au processus de recrutement, pour exécuter des fonctions professionnelles cruciales et pour recevoir d'autres avantages et privilèges d'emploi. Veuillez nous contacter pour toute information relative à cette disposition.

I. PRESENTATION DU DOSSIER

· Lettre de demande d’emploi (Maximum 1 page)

· Curriculum Vitae à jour avec les noms, fonctions, numéro de téléphone et adresse électronique d'au moins quatre références professionnelles dont une référence professionnelle de RH et une brève explication de leur relation professionnelle avec vous (par exemple " mon superviseur direct " etc.) (Maximum 3 pages);

· Copie des diplômes, attestations de services rendus et recommandations provenant uniquement d’anciens employeurs

· Copie d’une pièce d’identité

· Copie de la carte de demandeur d’emploi livrée par l’ONEM

A compétences égales, la préférence sera donnée à une candidature féminine.

DEPOT DES CANDIDATURES :

Du 27 Octobre 2023 au 07 Novembre Octobre 2023 à 16h30

NOTA BENE :

Nous vous encourageons par conséquent à soumettre votre candidature le plus rapidement possible, sans attendre la date de fin de la publication.

· Seules les personnes dont la candidature aura retenu l’intérêt d’IRC seront contactées pour la suite du processus.

· Tout dossier de candidature non retenue sera détruit. Par conséquent, veuillez ne pas remettre d’originaux à IRC.

· IRC se réserve le droit de demander à voir les originaux des documents fournis par les candidats qui seront retenus.

« Il est porté à la connaissance des candidats qu’IRC ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée car contraire aux valeurs et aux pratiques de notre organisation. »