Assistant Fleet Manager

Work Arrangement:

Job Description

Contexte :

L’International Rescue Committee (IRC) est une organisation non-gouvernementale dont la mission est d’aider les personnes dont les vies et les moyens de subsistance sont ébranlés par les conflits et les catastrophes, y compris la crise climatique, à survivre, se relever, et prendre en main leur avenir. IRC a commencé ses opérations au Tchad en 2004 pour répondre à la crise humanitaire causée par l’afflux de réfugiés du Darfour à l’est du Tchad. L'assistance aux réfugiés soudanais s’est étendue à la gestion de onze camps dans l'Est et d'un camp dans l'Ouest avec l'assistance aux réfugiés et aux communautés locales en matière de santé, nutrition et eau, hygiène et assainissement. En 2012, IRC a étendu sa couverture géographique dans la province du Guéra où l’organisation travaille actuellement dans cinq districts sanitaires et fournit des services de prévention et de traitement de la malnutrition à la population locale ainsi que des activités de planification familiale, de réponse et de prévention aux violences basées sur le genre (VBG). En mai 2016, IRC a établi sa présence dans la province du Lac pour répondre à la crise liée à Boko Haram. Elle y met en œuvre des projets d'assistance en matière de santé, nutrition, relèvement économique ainsi que protection et réponse aux VBG.

Aperçu du poste :

L’assistant(e) Fleet Manager est responsable de la gestion des mouvements du personnel et du parc automobile. Il gère les déplacements par véhicule, la gestion des chauffeurs, la gestion du carburant, les réparations des véhicules.

Principales responsabilités :

Gestion du parc automobile

· Gérer et superviser les chauffeurs dans le maintien correct et régulier des logs book et autres documents de bord exigés, dans les règles de conduite et de sécurité, dans le contrôle quotidien et hebdomadaire des véhicules, dans le suivi de la validité des documents des véhicules et de leurs permis de conduire. Tenir mensuellement des réunions ;

· Gérer et faire le suivi quotidien des mouvements des véhicules, et s’assurer qu’ils sont utilisés pour des fins de service ;

· Préparer les demandes de maintenance et réparation introduites par les chauffeurs et s'assurer auprès du garage et des chauffeurs que les véhicules/motos ont été bien maintenus et réparés ;

· Appuyer les procurements dans la recherche de garage et devis pour établir les contrats de réparation des véhicules autoriser par le Coordinateur de la Chaine d’approvisionnement et le Directeur Adjoint Chargé des Opérations ;

· Contrôler hebdomadairement le bon fonctionnement des véhicules/motos, l’état de leurs outils et équipements et intervenir physiquement en cas de dépannage des véhicules ayant connus des pannes sur terrain ;

· Intervenir en cas d’accident et s’assurer que les rapports d’accident/incident sont produits et transmis le même jour au responsable de la sécurité et la compagnie d’assurance ;

· Suivre et travailler en collaboration avec les responsables du transport de tous les sites d’IRC Tchad sur les réparations importantes à faire et s’assurer que l’entretien des véhicules achetés à Gibraltar s’effectue au garage CFAO de Ndjamena durant toute la période de garantie, ainsi que le renouvèlement des documents des véhicules ou autres problèmes techniques ou administratifs y afférant ;

· Collaborer étroitement avec les responsables du transport des sites dans l’organisation et la coordination des mouvements des véhicules lors des jonctions intersites y compris le transport du matériel en étroite collaboration avec les gestionnaires de stocks ;

Suivi et contrôle

· S'assurer qu'il y’a en permanence un stock suffisant de carburant à la station et un stock de sécurité dans les entrepôts d’IRC, préparer les demandes d’achat de carburant à temps et justifier la consommation chaque fin de mois ;

· Préparer les bons de carburant, accompagner les véhicules à la pompe et s’assurer du plein des réservoirs des véhicules et de la quantité consommée ;

· Gérer et mettre à jour un dossier physique et électronique pour chaque véhicule comprenant les documents exigés pour le classement (Carte d’assurance, Carte d’identification du véhicule, Vignette fiscale, carte de contrôle technique, Agrément de l’immatriculation temporaire, copie du permis de conduire du chauffeur, rapports de maintenance, rapport de consommation du carburant, rapports d’accidents, rapports de remise et reprise du véhicule, copies de décharge de responsabilités, ainsi que l’autorisation de conduire du chauffeur) ;

· Produire et soumettre les rapports mensuels relatifs à la consommation du carburant, ainsi que la fiche des maintenances de véhicules/motos à son superviseur au plus tard le 03 de chaque mois pour vérification et compilation en utilisant les formulaires adéquats.

Qualifications

Education :

- Avoir un diplôme BTS en logistique, Administration ou mécanique.

Expériences :

- Au moins deux ans d’expérience professionnelle dans un poste similaire, de préférence dans une ONG

Compétences :

- Avoir une bonne capacité de gestion et de supervision du personnel et de communication - Être doté d’un sens de l’organisation, d’un esprit d’équipe et d’une capacité à former les autres ; - Avoir une connaissance de l’outil informatique.

Connaissance des langues :

- Avoir une bonne connaissance du français parlé et écrit, de l’arabe parlé ; une connaissance de l’anglais serait un atout.

Certificats ou Licences :

- permis de conduire

Normes de conduite professionnelle : L'IRC et les travailleurs de l'IRC doivent adhérer aux valeurs et principes énoncés dans IRC Way - Standards for Professional Conduct. Il s'agit de l'intégrité, du service, de la responsabilité et de l’Egalité. Conformément à ces valeurs, l'IRC applique et fait respecter les politiques relatives à la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus, à la protection des enfants, à la lutte contre le harcèlement sur le lieu de travail, à l'intégrité fiscale et à la lutte contre les représailles.

Égalité des sexes : L'IRC s'est engagé à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui permettent aux femmes de participer à la vie active, notamment un congé parental, des protocoles de sécurité tenant compte des spécificités des hommes et des femmes et d'autres avantages et allocations de soutien.

L'IRC est un employeur soucieux de l'égalité des chances L'IRC examine tous les candidats sur la base du mérite, sans considération de race, de sexe, de couleur, d'origine nationale, de religion, d'orientation sexuelle, d'âge, d'état civil, de statut d'ancien combattant ou de handicap.