Assistant(e) -Service Achats

Mid

Overview

Provide additional purchasing service support.

You have:

• Complete secondary education or equivalent followed by specialized training in Purchasing confirmed by a diploma (BTS or equivalent).
• At least 3 years of experience in a procurement role or administrative position in a high-volume and fast-paced environment.
• Excellent written and spoken French and good practical knowledge of English.
• Ability to quickly acquire good knowledge of purchasing channels and procedures.
• Good practice of Excel, SharePoint, Outlook and experience working with an ERP (preferably SAP).

Contract

This is a G-3 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 3 years of experience, depending on education. More about G-3 contracts.

PURPOSE OF POSITION

Le Centre international de Recherche sur le Cancer (CIRC) est l'agence spécialisée dans le cancer de l'Organisation mondiale de la Santé (OMS).

L'objectif du Centre International de Recherche sur le Cancer (CIRC) est de promouvoir la collaboration internationale dans la recherche sur le cancer

L’objet de ce nouveau poste temporaire d’Assistant/e (Service Achats) est d’apporter un appui supplémentaire en matière de service achats au sein de ces services, en particulier le traitement des demandes d’achats courantes des utilisateurs pour des réactifs et consommables de laboratoire et des demandes IT (ordinateurs-accessoires-logiciels divers) en étroite collaboration avec les Assistantes Achats

Ce nouveau poste est créé pour une durée initiale de six (6) mois, et la durée totale pourra le cas échéant être prolongée. Cet emploi entre dans le cadre de la fonction publique internationale :

DESCRIPTION OF DUTIES

Traitement des demandes d’achats courantes des utilisateurs pour des réactifs et consommables de laboratoire et des demandes IT (ordinateurs-accessoires-logiciels divers) en étroite collaboration avec les Assistantes Achats :

1/A réception des « e-requisitions » sur Outlook, enregistrer les commandes sur SAP, après vérification :

• des conditions négociées (frais de port et ou de carboglace),
• des références articles à partir de marchés déjà négociés (réactifs et consommables de laboratoire)

2/Suivi des livraisons et relances des fournisseurs sur les délais à la demande des utilisateurs

3/Contrôle des factures, vérification des prix, des quantités et de la bonne réception des marchandises sur site et dans le système informatique (SAP/migo) et pour les prestations de service, vérification de la réalisation de la prestation auprès des utilisateurs.

COVID-19 MEASURES

En raison de la situation évolutive résultant de la pandémie de Covid-19, et en fonction des exigences du travail, ce poste peut être occupé en partie à distance, depuis le domicile du/de la candidat(e) retenu(e) en région lyonnaise, selon la clause de télétravail pour cas de force majeure actuellement en vigueur dans le cadre de la politique de télétravail du CIRC en cette période de pandémie.

WHO COMPETENCIES

• Fostering integration and teamwork
• Producing results
• Moving forward in a changing environment
• Communicating in a credible and effective way

REQUIRED QUALIFICATIONS

EDUCATION

Essential: Etudes secondaires complètes ou équivalent, suivies par une formation spécialisée dans le domaine des Achats sanctionnée par un diplôme (BTS ou équivalent).

PROFESSIONAL EXPERIENCE

Essential: Au moins 3 ans d'expérience dans un rôle d'approvisionnement ou un poste administratif à volume élevé et à rythme rapide

Desirable: Expérience de travail au sein d'organisations intergouvernementales, du système commun des Nations Unies ou d'organisations similaires, et/ou expérience de travail dans un environnement de recherche scientifique.

USE OF LANGUAGE SKILLS

Excellente maitrise du français écrit et parlé et bonne connaissance pratique de l’anglais.

SKILLS

Grande capacité à acquérir rapidement une bonne connaissance des circuits achats, des procédures achats.

Bonne pratique des logiciels Excel, SharePoint, Outlook et expérience de travail avec un ERP (de préférence SAP) et connaissance d’Office 365 (Teams)

Capacité à travailler en équipe et en autonomie et à s’adapter à différents profils d’éducation et diverses origines culturelles.

Une bonne connaissance du milieu du laboratoire serait un atout.

REMUNERATION

• Salaire annuel : 33628 Euros, net d'impôt sur le revenu français (avant prélèvement des cotisations pour prestations sociales (assurance-maladie et accident, retraite) applicables au CIRC
• L'OMS/CIRC possède son propre régime d’assurance-maladie et de retraite et n’a de ce fait aucun lien avec les régimes français de sécurité sociale ou de retraite et n’a, en outre, aucune convention avec Pôle-Emploi concernant les cessations d'emploi

ADDITIONAL INFORMATION

• REMARQUE IMPORTANTE A L’ATTENTION DE TOUS LES CANDIDATS :
• Les candidatures en ligne peuvent être remplies en anglais ou en français.
• Les profils des candidats devront contenir toutes les informations concernant l'ensemble des expériences de travail à ce jour (y compris les stages rémunérés)
• Ce recrutement est limité aux candidats résidant, au moment de la soumission de leur candidature, dans un rayon de Lyon
• Seules les personnes dont la candidature est sérieusement prise en considération seront contactées pour entretien et tests
• Cette réquisition pourra être utilisée pour pourvoir un poste similaire, au même grade.
• Tout engagement/toute prolongation d'engagement doit être conforme au Statut du Personnel, au Règlement du Personnel et au Manuel de l'OMS
• L'OMS s'engage en faveur de la diversité au sein de son personnel
• Le poste est ouvert aux candidatures tant masculines que féminines
• Le CIRC est un espace non-fumeur. L'Organisation ne recrute pas de consommateurs de tabac sous quelque forme que ce soit.

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Potential interview questions

Added 5 years ago - Updated 1 year ago - Source: who.int