Assistant·e principal·e aux services de soutien (Logistique)

Contract

This is a LICA-5 contract. This kind of contract is known as Local Individual Contractor Agreements. It is normally only for nationals. It's an external contract. It usually requires 5 years of experience, depending on education. More about LICA-5 contracts.

Background Information - Job-specific

Le Niger est un grand pays enclavé situé dans la région du Sahel. Classé aux revenus extrêmement bas, le Niger est confronté à une triple crise, liée à la situation sécuritaire et humanitaire du pays et, plus récemment, aux défis sanitaires et socio-économiques liés à la pandémie de coronavirus (COVID-19). Malgré les progrès importants réalisés par le Niger au cours de la dernière décennie, le taux d'extrême pauvreté du pays est resté élevé à 42,9% en 2020, touchant plus de 10 millions de personnes. Le Niger est également aux prises depuis quelques années avec un afflux de réfugiés fuyant les conflits dans la région, notamment au Nigeria et au Mali. En février 2021, le Haut-Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés (HCR) recensait 241 321 réfugiés et 300 320 personnes déplacées sur son territoire. L'OIM estime qu'en 2019, 396 395 migrants transitaient par le Niger. Ils traversent souvent le désert dans des conditions extrêmement précaires.

Le Ministère Italien des Affaires étrangères et le Ministère de l'Intérieur du Niger collaborent pour renforcer la capacité du gouvernement du Niger à entreprendre des missions de sauvetage des migrants dans la région. Dans ce contexte, le MAE a sollicité l'appui de l'UNOPS pour l'achat de biens, notamment des ambulances et des citernes à eau, qui permettront aux agents du Ministère de l'Intérieur de mener à bien les opérations de sauvetage en toute sécurité. A ce titre, le rôle de l'UNOPS sera l’acquisition et la livraison d'ambulances, de réservoirs d'eau et d'autres articles non mortels pour le ministère de l'Intérieur du Niger.

C’est dans ce cadre, que l’UNOPS désire recruter un.e Adjointe aux services de soutien pour les tâches et responsabilités décrites ci-dessous.

Functional Responsibilities

Objectif et portée de la mission :

1. L’Assistant·e principal·e aux services de soutien - Logistique assurera les activités administratives du projet en veillant au respect des procédures de l'UNOPS.
2. Il assistera la. le. Gestionnaire principal.e de projet dans la collecte des données et la rédaction des rapports du projet
3. Il/elle assurera le classement minutieux de la documentation du projet dans le système de gestion UNOPS
4. Il/elle organisera les réunions, ateliers, et autres événements du projet et assurera la rédaction des comptes-rendus de ces différents évènements.

Responsabilités liées au poste :

Il/elle doit:

• Aider à la préparation de rapports externes et internes en assistant la/le gestionnaire principal.e de projet dans la collecte des données nécessaires à leur rédaction.
• Fournir un appui administratif au projet
• Tenir à jour et assurer le suivi du calendrier des activités du projet
• Aider à l’organisation des réunions, ateliers, et autres événements du projet et à la rédaction des comptes-rendus de ces différentes évènements
• Assister la/le Gestionnaire principal.e de projet et l’analyste aux achats dans l’organisation des opérations logistiques et administratives du projet (comptabilité, logistique des déplacements, etc.)
• Aider à la préparation des réquisitions et la création des receipts en fonction des besoins et de la réception des achats du projet
• Assurer le classement physique et électronique des documents de projet selon les normes de l’UNOPS
• Soutenir la gestion logistique, le contrôle et la gestion des actifs du projet (fonctionnement, entretien, conservation …)
• Appuyer la/le gestionnaire principal.e de projet dans le suivi des paiements des contributions du projet aux frais de fonctionnement du bureau (électricité, internet, eau, maintien, etc.) et aux charges communes du système des nations unies
• Supporter l’organisation des missions pour le personnel du projet ainsi que les partenaires (agents gouvernementaux et autres), le cas échéant
• Assurer toute autre tâche administrative ou logistique requise par la/.le gestionnaire de projet.

Suivi du progrès

• Assurer un appui administratif au projet
• Organiser la tenue des réunions, ateliers et autres événements du projet
• Assurer la gestion des actifs du projet

Produits

• Réunions, ateliers et autres évènements du projet organisés avec succès et comptes rendus dûment élaborés et tenus
• Documentation du projet classée et enregistrée selon les règles et procédures de l’UNOPS

• Logistique du projet fournie et actifs du projet suivis et gérés selon les règles et procédures de l’UNOPS.

  Autres compétences

Compte tenu du contexte du projet, une attitude positive et constructive envers les défis est essentielle. L’Assistant.e Principal.e aux Services de Soutien - Logistique doit être dynamique et à la recherche de solutions innovatrices tout au long de l’implémentation du projet.

Il/elle doit démontrer un haut niveau éthique et professionnel en ayant une ouverture et transparence dans son travail et envers tous ces collègues.

Competencies FR

Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle). Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes. Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires. Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion. Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration. Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente. Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.

Education/Experience/Language requirements

Formation :

• Le diplôme d'études secondaires ou équivalent requis.

• Un diplôme universitaire équivalent à un Bachelors en Business Administration, et/ou Finance, et/ou Marketing, et/ou Logistique, et/ou Comptabilité est un avantage.

  Expérience professionnelle :

• Au moins 5 ans d’expérience de travail en administration, logistique, services, gestion de contrat sont requis avec un diplôme d'études secondaires (BAC).

• Expérience dans les régions du Sahel est fortement recommandée.
• La connaissance des systèmes de gestion de projet ainsi que des réglementations UNOPS est un atout.
• Une parfaite maîtrise de l’outil informatique est exigée, une connaissance de Google Suite serait un plus..

• Dans les 5 ans d'expérience requise (avec le BAC) une expérience de deux (2) ans dans l’utilisation de logiciels bureautiques (MS Office) est requise.

  Connaissances linguistiques :

• La maîtrise du français est requise.
• La maîtrise de l’anglais est un avantage.
• La maîtrise des langues locales est un avantage.

Contract type, level and duration

Contract type: LICA (Contrat de prestataire individuel local) Contract level: LICA-5 Contract duration: Contrat ouvert

For more details about the ICA contractual modality, please follow this link:

https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Considérations supplémentaires

• Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
• Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
• Équilibre entre le travail et la vie personnelle: L'UNOPS accorde de la valeur à son personnel et reconnaît l'importance de maintenir un équilibre entre les responsabilités professionnelles et personnelles. Nous avons une politique progressiste en la matière et offrons plusieurs possibilités d'horaires flexibles. Cette politique s'applique au personnel de l'UNOPS et pour tout type de contrats.
• Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
• Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
• Pour les contrats au prix forfaitaires, vous devrez suivre quelques cours obligatoires, il faudra prévoir environs 4 heures pour les compléter , avant de fournir les services pour lesquels vous avez été engagé.
• Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Informations générales sur l’UNOPS

La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.

Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.

L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires. Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.