Assistant(e) Log

Contract

This is a DRC - National contract. More about DRC - National contracts.

Titre de la position 01 Assistant(e) Logistique Supervisé par Chef de base Répondant à chef service support Lieu d'affectation N'guigmi Zone d'opération Niger Période considérée 12 mois avec possibilité de renouvellement Date de prise de poste souhaitée Mai 2023 Type de contrat Contrat de travail national Classification du poste,salaire et avantages Non Manageriale NM-I conditions salariales du Niger Introduction

Le Conseil danois pour les réfugiés (DRC) porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux.

Le Conseil danois pour les réfugiés a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7.000 employés et de 8.000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.

Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.

Contexte

DRC est présent en Afrique de l'Ouest depuis 1998, et au Niger depuis 2014. Tout d'abord, DRC au Niger a mis en œuvre un programme transfrontalier visant à améliorer la gestion globale de la sécurité aux frontières dans la région du Liptako-Gourma (région transfrontalière comprenant le Mali, le Burkina-Faso et le Niger). L'un des principaux objectifs de ce programme est de réduire les occurrences de violence armée en renforçant les capacités des communautés et des autorités nationales à gérer conjointement la sécurité aux frontières.

Fin 2015, tenant compte de la crise humanitaire croissante dans la région de Diffa, DRC/DDG a mené une mission d'évaluation sur les besoins sécuritaires et humanitaires. Les résultats de cette mission ont permis à DRC/DDG de s’implanter dans la région et mettre en œuvre dès 2016, un programme de mécanisme de réponse rapide aux urgences (Rapid Response Mechanism - RRM) via des activités d’assistance en abris/kits BNA (biens non alimentaires), monitoring de protection, assistances de protection individuelles (API), formation et sensibilisation sur les droits humains, protection transversale, et sécurité alimentaire à travers des distributions générales de vivre.

En 2018, DRC consolide son positionnement d’acteur d’urgence sur Diffa et renforce son positionnement sur la région de Tillabéry, avec notamment un projet de monitoring de protection et l’extension géographique du projet RRM sur la zone. Trois bureaux, à Tillabéry, Ayorou et Bankilaré, sont actuellement fonctionnels. En 2019, DRC a commencé à travailler aussi dans la région de Maradi, avec des assistances de protection pour les réfugiés et déplacés.

Objectif du Poste :

Suivant la politique d’achats fixée par le département de la logistique et les règles Financières/comptables fixées par le département de la finance le Log Assistant sera Responsable de :

- Gérer les achats locaux issus des demandes de N’Guigmi et des bases,

- Exécuter la réglementation référant à la chaîne d’Approvisionnement. Une Chaîne d’Approvisionnement efficace se traduit en : standards de qualité, éthique des achats, bon Rapport qualité/prix, comptes clairs, tout cela étant des conditions indispensables pour le

Bon déroulement des projets.

- En collaboration avec autres membre de la logistique, être un support efficace pour l’approvisionnement des différentes bases.

- Rechercher des fournisseurs qui assurent les normes de qualité et la meilleure relation

Qualité/prix.

- Tenir une liste des prix et un catalogue des fournisseurs

- Assurer le suivi des Réquisitions (OR) de la base de N’Guigmi ;

- Assurer la gestion des archives logistiques en collaboration avec le superviseur Hiérarchique.

Responsabilités/missions

Conformément aux règles et stratégies fixées par le Département de la Logistique de DRC-DDG, sn collaboration avec le responsable logistique, l´Assistant logisticien doit :

- Assurer les approvisionnements locaux et nationaux par l´achat des biens et matériel pour Les programmes en tout respect des procédures standards d´DRC-DDG en matière d´approvisionnement, la qualité et le délai souhaité.

- Rechercher des fournisseurs qui répondent aux normes de qualité, disponibilité, sur la Base de la relation qualité/prix

- Etablir une liste des prix et un catalogue des fournisseurs

- Assurer le remplacement du magasinier en cas d´indisponibilité

- Connaître et respecter les législations en matière d´achat en vigueur dans le pays.

- Rapporter à l’officier de la logistique de manière journalière, hebdomadaire et mensuelle, et toutes les questions liées aux achats, demandes et réquisitions

- Connaitre et respecter/appliquer les dispositions légales (douanes/achats…) en vigueur dans le pays.

- Donner un appui à l’officier de la logistique en termes d’approvisionnement

- Réaliser des études de marche, de façon à obtenir une base de données fournisseurs/prix

- Rendre compte à l’officier de la logistique/Chef de base de l’avancement des activités, en suivant la fréquence donnée.

TACHES ET RESPONSABILITÉS

Approvisionnement :

Achats :

• • Enregistrer les réquisitions (OR), suivre les signatures, réaliser les cotations, l`analyse comparative.
  • S’assurer de la disponibilité des marchandises chez les fournisseurs et du meilleur rapport qualité- prix.
  • Apporter aux fournisseurs identifiés, les bons de commandes.
  • Transférer une copie à la finance le bon de commande, la DA, contrat de service ou de travaux.
  • S’assurer que les biens achetés remplissent les normes standards de qualité et respectent les normes éthiques d'achats de DRC.
  • S´assurer de la livraison correcte des marchandises dans les magasins de DRC
  • Contrôle et soumet pour validation les documents remis par les fournisseurs (facture, documents de livraison)
  • Il contrôle les marchandises livrées pas le fournisseur (quantité correcte, qualité article correcte avant réception)
  • Elaborer la demande de payement, pour finaliser le dossier d’achat.
  • Effectuer tous les achats des biens et marchandises pour les projets en fonction des standards de qualité, de prix et des procédures d´achat DRC-DDG. Demander des échantillons dès que nécessaires.
  • S´assurer que les factures portent les mentions : date, nom et cachet du fournisseur, nom de l´organisation, 1 ligne par article, quantité pour chaque article, prix unitaire de l’article, prix total pour la quantité de l’article, et prix total de la facture (en chiffres et en lettres), signature du fournisseur.
  • S´assurer que tous les documents relatifs à l’approvisionnement soient rédigés conformément aux procédures d´approvisionnement DRC-DDG (Réquisition, Bon de commande) et les soumettre à la signature de son Responsable hiérarchique avant d´effectuer les achats, lla supervision des commandes des “appels d’offre”, ou des demandes des cotations
  • Effectuer des études de marché constantes, pour avoir une base de données de fournisseurs et prix mis à jour au minimum 1 fois tous les trois mois / achat de matériel équipements / études de marché / S’assurer que les biens achetés remplissent les standards de qualité et respectent les normes éthiques d'achats d’DRC-DDG / assurer le meilleur rapport qualité- prix.
  • Organiser et assurer le bon archivage des documents relatifs à l´approvisionnement, en suivant les règles fixées par la Coordination.
• N’accepte pas d’argent, ni de crédit, pot de vin, de cadeaux, de commissions des fournisseurs.
• Toutes les factures doivent être validées (signées) par son supérieur hiérarchique.

Suivi des achats

• Enregistrer les fichiers
• Suivi des réquisitions avec la base de N’Guigmi
• Enregistrement des réquisitions (OR) des achats.
• Suivi des contrats cadre et de leur évolution.
• Sous la supervision du chef de base d’Ayorou, rédiger un court rapport mensuel sur la situation de l’approvisionnement et des problèmes majeures
• Gestion des Appels d’Offre
• Participe à l`organisation des Appel d’Offres
• Participation à la sélection des fournisseurs,
• Participation à la rédaction des contrats en collaboration avec son responsable hiérarchique

Gestion des Contrats Cadre

• S´assurer des établissements des Bon de Commande et de contrat cadre, tout en suivant les besoins
• Collaborer avec son responsable hiérarchique pour la définition des lancements de bon de commande en fonction des besoins.

Administration/comptabilité :

• Soumettre un dossier complet à la finance
• Organiser les archives d'approvisionnement selon des normes fixées par la région (Documents achat, commandes, listes de prix et fournisseurs, etc....)

Relations Fournisseurs :

• Maintenir et garantir un bon rapport et suivi des fournisseurs pour toutes demandes d´information, sur la bonne réception des documents d´achat, la mise à jour des listes des prix.
• Rechercher de potentiels nouveaux fournisseurs, récolter des données pour de futur achat (Nom du fournisseur, personne de contact, adresse, produit disponible, prix, conditions de vente, etc.)
• En collaboration avec son responsable hiérarchique, effectuer des études de marché régulièrement
• Etablir et tenir un catalogue des prix et fournisseurs et mettre à jour la base de données au minimum une fois par mois

Autres tâches logistiques :

• Selon sa charge de travail et de ses aptitudes, il pourra réaliser toute autre tâche du département logistique, sur demande de son supérieur hiérarchique, notamment le remplacement du magasinier en cas d´indisponibilité.

• En cas de problème dans le déroulement de ses missions, il doit en informer son supérieur hiérarchique pour voir si d’éventuelles solutions existent.

  Tâches non spécifiques

• Engagement avec DRC-DDG : capacité et volonté pour défendre les intérêts de L’organisation. Connaître, partager, s’engager et défendre les principes humanitaires et opérationnels de DRC-DDG et faire connaître l’organisation aux différents partenaires et interlocuteurs

• Être disposé à aider le reste de l’équipe pour des activités non prévues par son profil de poste, quand cela n’interfère pas avec son travail et les responsabilités de sa position.
• Selon sa charge de travail, et de ses aptitudes, il pourra effectuer toute autre tâche du département de logistique, sur demande de son supérieur hiérarchique.

EXIGENCES CLÉS

Conditions indispensables

• Expérience avérée en logistique/ approvisionnement d’au moins 2 ans
• Bonne connaissance du marché local et de la législation en matière d´achat dans le pays
• Être titulaire d´un diplôme universitaire supérieur en Logistique ou en Business Administration
• Bonne connaissance des logiciels Excel et Word.
• Capable de communiquer en français (Obligatoire) et langue locale (un atout)

Compétences souhaitées :

• Bon négociateur
• Expérience dans la ville de N’Guigmi et de préférence avec les ONG

• Capable de travailler sous pression,

• Faire preuve de bon sens,

• Esprit d’initiative et d’analyse
• Travail en équipe
• Capacité à résoudre les problèmes
• Flexibilité (polyvalent)

Procédure de candidature

Si vous êtes intéressé(e), alors postulez en ligne en allant sur ce site : www.drc.dk/about-drc/vacancies/current-vacancies

Les candidatures ne peuvent se faire qu’en ligne, sur le site indiqué ci-dessus. Vous devez télécharger en ligne votre CV (3 pages maximum) ainsi qu’une lettre de motivation. Le CV et la lettre de motivation peuvent être en français.

Les candidatures réalisées par voie postale, par envoi de courrier électronique ou par dépôt d’un dossier physique ne seront pas considérées.

Le DRC fournit des opportunités égales en termes d’emploi et interdit toute pratique de discrimination basée sur la race, le sexe, la couleur de peau, l’appartenance religieuse, l’orientation sexuelle, l’âge, l’état civil ou bien une quelconque situation d’handicap. Le DRC ne pratique aucune discrimination dans le cadre de ses processus de recrutement.

Pour toute question concernant ce poste à pourvoir, vous pouvez contacter M. Serge Yomba, Responsable de Zone Diffa-Maradi, [email protected]

Pour plus d’informations à propos du Conseil Danois pour les Réfugiés, veuillez consulter le site web de l’organisation à drc.ngo

Les candidatures seront clôturées le 10 Mai 2023 à 23H59 GMT Néanmoins, il est possible pour le DRC de commencer, dès avant la fin de la publication de l’offre, le processus de recrutement si une candidature répond aux attentes et exigences du poste.