Assistant (e) exécutif (ve)

Contract

This is a SB-3 contract. This kind of contract is known as Service Board / Service Contract. It is normally only for nationals. More about SB-3 contracts.

Background

Fondée sur la vision de l'égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, ONU Femmes œuvre pour l'élimination de la discrimination à l'égard des femmes et des filles, l'autonomisation des femmes et la réalisation de l'égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l'homme, de l'action humanitaire, de la paix et de la sécurité.

ONU Femmes intervient au Niger depuis 2010 en tenant compte du contexte socio-économique et politique du pays et sur la base du Plan cadre des Nations Unies pour l’Aide au Développement (UNDAF). En tant qu’Agence des Nations Unies pour la promotion et l’égalité de genre et l’autonomisation des femmes, ONU Femmes développe au Niger des partenariats avec les ministères sectoriels, les collectivités décentralisées ainsi que les organisations de la société civile en vue d’atteindre des changements sociaux durables suivant sa mission, sa politique et ses axes prioritaires.

Sous la responsabilité de la Représentante pays de ONU Femmes au Niger, l'assistant(e) exécutif (ve) est chargé(e) de lui fournir une variété de soutien administratif et exécutif, avec une confidentialité totale dans tous les aspects de la mission, le maintien des procédures protocolaires, la gestion du flux d'informations et le suivi des délais et des engagements pris.

L'Assistant(e) exécutif(ve) du Représentant pays travaille en étroite collaboration avec le personnel d'ONU Femmes, les agences des Nations Unies et les autorités nationales afin d'assurer un flux d'informations efficace, des actions sur les instructions, les agendas.

Duties and Responsibilities

1. Fournir un soutien exécutif à la Représentante de l'ONU Femmes dans le pays

• Gérer l'agenda de la Représentante pays et le calendrier de ses rendez-vous et réunions ;
• Organiser les déplacements et les réservations d'hôtel de la Représentante ;
• Répondre aux appels et les filtrer pour la Représentante avec tact et discrétion ;
• Tenir à jour la liste des contacts du Bureau de pays.

2. Fournir un soutien administratif à la Représentante de ONU Femmes dans le pays

• Fournir un soutien administratif pour les réunions, les événements et les ateliers ;
• Organiser et assister aux réunions, préparer les comptes rendus et les résumés ;
• Rassembler des documents d'informations et préparer des présentations PowerPoint pour la Représentante dans le pays en vue de réunions, de missions et d'autres événements clés.

3. Fournir un soutien efficace en matière de communication et de gestion de l'information au bureau du représentant de pays.

• Faciliter le flux d'informations et la communication entre le Bureau du Représentant et d'autres unités au sein ou en dehors de l'ONU Femmes ;
• Examiner, classer par ordre de priorité et acheminer la correspondance à destination et en provenance du Bureau de la Représentante de ONU Femmes dans le pays ; prendre des mesures de suivi proactives et tenir la Représentante du pays informée ;
• Répondre et/ou diriger les demandes de renseignements vers les unités appropriées pour une action/réponse opportune ;
• Rédiger la correspondance de routine et les circulaires inter bureaux ;
• Maintenir et organiser des dossiers à jour pour en faciliter l'accès et la recherche. Assurer la garde des documents confidentiels.

4. Apporter un soutien aux activités de relations extérieures du Bureau de la Représentante dans le pays.

• Faciliter l'interaction de la Représentante du pays avec divers partenaires externes par le biais de communications écrites, verbales et électroniques, et par des relations de collaboration et de proactivité avec les homologues et les collègues des bureaux partenaires ;
• Rencontrer et accueillir les officiels/visiteurs ;
• Assurer les questions de protocole, recevoir les visiteurs/officiels de haut rang, coordonner les dispositions logistiques liées aux visites.

5. Contribuer au développement et au partage de connaissances

• Fournir un soutien administratif pour une gestion et un partage efficaces des connaissances au sein du bureau et des autres bureaux/sièges ;
• Développer et partager les connaissances et l'expérience liées au soutien administratif et opérationnel.

Competencies

Core Values:

• Respect de la diversité
• l'intégrité
• Du professionnalisme

Core Competencies:

• Connaissance et sensibilité sur les questions de genre
• Responsabilité
• Résolution créative des problèmes
• Communication efficace
• Collaboration inclusive
• Engagement des parties prenantes
• Montrer l'exemple

FUNCTIONAL COMPETENCIES:

• Capacité à gérer les données/le calendrier, les documents, les correspondances, les rapports, et à maintenir le protocole et le flux d'informations ;
• Connaissance des règles et règlements administratifs ;
• Capacité à effectuer un travail de nature confidentielle ;
• Capacité à créer, éditer et présenter des informations dans un format clair, en utilisant les fonctionnalités informatiques appropriées ;
• Capacité à administrer des processus administratifs.

Required Skills and Experience

Education and certification:

• Une Licence en administration des affaires ou en administration publique est un atout, diplomatie.

Experience:

• Au moins 5 ans d'expériences de responsabilité progressive dans les domaines de l'administration, du secrétariat ou des programmes (ou un Master dans les domaines susmentionnés avec 2-3 ans d’expérience)
• Une expérience de l'utilisation d'applications informatiques, de logiciels tels que Microsoft Office et de systèmes de gestion basés sur le Web est un atout ;
• Une expérience du système ATLAS est un atout.

Language Requirements:

• La maîtrise de l'anglais et du français est requise ;
• La connaissance de l'autre langue de travail officielle de l'ONU est un atout.