Assistant (e ) de bureau -Receptionniste

Le PAM recherche des candidats intègres et professionnelles partageant nos principes humanitaires. La sélection du personnel se fait sur une base concurrentielle et nous nous engageons à promouvoir la diversité et l'équilibre entre les sexes.

Conformément aux politiques en vigueur au sein des Nations Unies, les candidatures féminines sont vivement encouragées

Titre du Poste : Receptionniste - Business Support

Type de Contrat : SC

Lieu d’affection :Port-au-Prince

Niveau du Poste : SC3

Durée : 12 mois

Nombre de position : 1

Unité :Administration

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A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

Contexte strucurel:

Cet emploi se trouve dans le bureaux et le titulaire de ce poste est censé assumer la responsabilité de la réalisation de toute une gamme de processus et d’activités nécessitant une certaine interprétation et comprehension des directives / pratiques standard. Le titulaire doit etre en mesure de superviser, de travailler en urgence et d’appuyer le plan d’action de de l’unité.

Rôle et Responsabilités :

Sous la supervision générale du Chef de l’Administration et sous la supervision directe de Chargé de l’Administration, le Receptioniste et Business Support effectuera, entre autres, les tâches suivantes: (à savoir que ces taches ne sont que génériques et ne seront pas exhaustives) :

• Accueilir et orienter les visiteurs au bureau ;

• Récevoir et transférer les appels téléphoniques aux unités et personnes correspondantes ;

• Enregistrer les documents (Factures et Courriers ) dans DTS et les acheminer aux unités correspondantes dans le delai ;

• Tenir à jour le regitre des visiterus et de prevenir à temps les personnes concernées de leurs visiteurs;

• Appuyer dans le supervision du personnel manager et de veuiller à la proprete de l’espace du bureau plus précisément la reception;

Achats Biens et services

• Procéder à la création de POs et de MPO dans WINGS pour les services administratifs du bureau ;

• Créer les réquisitions (PR) dans le système de Gestion WINGS pour les besoins d’achat et de service du bureau ;

• Effectuer les GRN/SES pour les factures des biens et services correspondant après confirmations de réception de biens/services ;

• Assister toutes les autres unités du bureau dans leurs demandes administraitives auprès l’Administration ;

Support Staff

• Superviser le personnel de soutien (Aide cafeteria) et la distribution de fournitures au bureau ;

• Enregistrer et monitorer les demandes de réservation de la salle de réunion et de placer les demandes de réservations des salles extérieur quand il est demandé.

• Appuyet dans le classement et l'archivage des documents et dossiers traités ;

En sus de l'ensemble des tâches suscitées, le Receptioniste et Business Support exécutera toute autre tâche administrative que son superviseur jugera nécessaire de lui confier dans l'intérêt de la mise en œuvre des activités du bureau ;

Résultats Attendus

• Bon accueil des visiteurs dans le strict respect des règles et normes de la convivialité ;

• Un bon sens de l’organisation

• Bonne documentation, archivage des documents relatifs aux dossiers traités ;

• Bonne collaboration avec l’ensemble du membre du personnel ;

• Capable de travailler sous pression et de gérer un large volume de travail dans un délai raisonnable ;

• Bonne assimilation des procédures du PAM pour éviter dans la mesure du possible le traitement des dossiets en post factum ;

Facteurs de reussite :

• Etre dynamique, proactif et independant dans son approche de travail, sans manquer du respect au superviser. La proactivité est requise ainsi que des efforts/soutien supplémentaires pour obtenir des informations auprès d'autres unités" (qui seront liés aux compétences de communication de la titulaire en dehors de son unité)

• Avoir un niveau de pedagorie pour appuyer l’Administration et les autres unité dans leur requete de service ;

• Avoir une aptitude à maintenir et à instaurer des relations de travail harmonieux avec les collegues et les superviseurs ;

• Avoir le sens de la priorité et etre toujours prêt a travailler dans l’urgence

• Explorer les moyens d’être systématiquement plus efficace et précis dans ses propres domaines de travail et de partager les nouvelles méthodes et partiques avec ses collègues ;

• Faire preuve de professionnelisme et de respect ;

• Achats Biens et services

• Procéder à la création de POs et de MPO dans WINGS pour les services administratifs du bureau ;
• Créer les réquisitions (PR) dans le système de Gestion WINGS pour les besoins d’achat et de service du bureau ;
• Effectuer les GRN/SES pour les factures des biens et services correspondant après confirmations de réception de biens/services ;
• Assister toutes les autres unités du bureau dans leurs demandes administraitives auprès l’Administration ;
• Support Staff
• Superviser le personnel de soutien (Aide cafeteria) et la distribution de fournitures au bureau ;
• Enregistrer et monitorer les demandes de réservation de la salle de réunion et de placer les demandes de réservations des salles extérieur quand il est demandé.
• Appuyet dans le classement et l'archivage des documents et dossiers traités ;

• En sus de l'ensemble des tâches suscitées, le Receptioniste et Business Support exécutera toute autre tâche administrative que son superviseur jugera nécessaire de lui confier dans l'intérêt de la mise en œuvre des activités du bureau ;

  Résultats Attendus

• Bon accueil des visiteurs dans le strict respect des règles et normes de la convivialité ;
• Un bon sens de l’organisation
• Bonne documentation, archivage des documents relatifs aux dossiers traités ;
• Bonne collaboration avec l’ensemble du membre du personnel ;
• Capable de travailler sous pression et de gérer un large volume de travail dans un délai raisonnable ;
• Bonne assimilation des procédures du PAM pour éviter dans la mesure du possible le traitement des dossiets en post factum ;
• Facteurs de reussite :
• Etre dynamique, proactif et independant dans son approche de travail, sans manquer du respect au superviser. La proactivité est requise ainsi que des efforts/soutien supplémentaires pour obtenir des informations auprès d'autres unités" (qui seront liés aux compétences de communication de la titulaire en dehors de son unité)
• Avoir un niveau de pedagorie pour appuyer l’Administration et les autres unité dans leur requete de service ;
• Avoir une aptitude à maintenir et à instaurer des relations de travail harmonieux avec les collegues et les superviseurs ;
• Avoir le sens de la priorité et etre toujours prêt a travailler dans l’urgence
• Explorer les moyens d’être systématiquement plus efficace et précis dans ses propres domaines de travail et de partager les nouvelles méthodes et partiques avec ses collègues ;
• Faire preuve de professionnelisme et de respect ;

NB : Les coordonnées des personnes / institution citées en référence dans le CV devront contenir une adresse électronique, et numéro de téléphone valide.

Les candidats doivent être de Nationalité Haïtienne

Date limite de soumission de candidature : 2 mai 2022