Assistant (e) Administratif (ve) RH et Voyage

Contract

This is a GS-6 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 6 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 1,805 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

Background

Le Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) est un département du Secrétariat des Nations Unies. Il a pour mission de mobiliser et de coordonner l’action humanitaire de façon efficace en partenariat avec les acteurs nationaux et internationaux, de façon à atténuer la souffrance humaine, faire un plaidoyer pour les droits des populations dans le besoin, promouvoir la préparation et la prévention des catastrophes et faciliter la mise en place de solutions durables.

OCHA a egalement pour mandat, la coordination de l’assistance humanitaire dans des contextes d’urgence complexe ou de désastre naturel, en soutien au Coordonnateur Humanitaire des Nations Unies, la dissémination de l’information destinée à la communauté humanitaire, au Gouvernement et aux bailleurs de fonds, ainsi que dans le soutien aux efforts de mobilisation des ressources. Dans sa structure opérationnelle, le bureau de OCHA comprend des Sous bureaux de terrain ainsi que le bureau national à Bamako où le présent poste est attaché pour des bésoins opérationels. Le/La titulaire sera sous la supervision directe du Chargé de l’Administration et des Finances et sera responsable de l’exécution des tâches diverses au sein de l’unité. Il/Elle sera particulièrement responsable de la gestion de l’aspect voyage et ressources humaines au sein de l’unité en veillant à une bonne organisation des recrutements, gestion et voyages officiels selon les regles du système des Nations Unies en la matière.

Duties and Responsibilities

Le (la) titulaire devra exercer les fonctions principales suivantes :

• Fournir des conseils et une assistance à d’autres fonctionnaires pour des questions relatives à l’administration générale et aux voyages. Aider à la résolution des problèmes administratifs qui se posent au jour le jour et éventuellement, prendre part aux discussions concernant les procédures et pratiques nouvelles et révisées relatives aux voyages ; interpréter et évaluer les incidences des changements et présenter des recommandations sur les mesures de suivi ;
• De sa propre initiative ou sur demande de la hiérarchie, rédiger les correspondances, dresser les planning et matrice de suivi des évaluations et préparer les pièces justificatives demandées se rapportant aux tâches d’administration générale et aux tâches spécialisées qui peuvent revêtir un caractère confidentiel dans le cadre des responsabilités qui lui sont confiées ;
• Assister le Chargé de l’Administration Assistant dans le processus de renouvellements des contrats du personnel local et autre personnel temporaire, stagiaires, consultants locaux, etc;
• Préparer les demandes d’autorisation de voyage et réservations d'hôtel, traiter les demandes des visas, des cartes diplomatiques et d'autres documents administratifs. Effectuer le suivi administratif des dossiers de paiement via le système de gestion Umoja (voyages, mission, etc.);
• Superviser le service voyage en s’assurant que tout voyage officiel est effectué selon les règles des Nations Unies en matière de voyage (avec des compagnies autorisées, visa de sécurité obtenu à l’avance etc.…) que tous les documents de voyage du staff sont valides avant d’initier toutes démarche en matière de voyage (passeport, visa, carte jaune etc.…);
• Assister le Chargé de l’administration Assistant dans sa mission comme point focal pour le suivi des différentes demandes des bureaux de terrain et faire le suivi des congés et ARC du personnel local en collaboration avec le bureau PNUD;
• Tenir un classement ordonné de tous les dossiers administratifs du personnel et tout autre dossier relevant de ses tâches ;
• Assister le personnel dans les requêtes émises (visa de séjour, facilitation des démarches pour les réservations du logement, déplacement, divers besoins de matériel de travail, requêtes de routine);
• Exécuter toutes autres tâches à la demande du superviseur hiérarchique.

Competencies

Compétences Fondamentales :

• Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies ;
• Promouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques de OCHA à travers la section de l’Administration et Finances ;

Compétences Fonctionnelles :

• La capacité à fournir le service requis à temps ponctuel ;
• Une connaissance pratique des techniques administratives et protocolaires ;
• Bonnes aptitudes analytiques;
• Esprit d’initiative, tact, capacités de négociations, d’analyse et de communication.

Développement et Efficacité Opérationnelle :

• La capacité de mener une planification, une gestion basée sur les résultats ainsi que la rédaction des rapports;
• La capacité de planifier et prioriser les tâches urgentes et maintenir une bonne organisation de son travail.

Gestion :

• Se concentrer sur l'impact et le résultat pour le client et réagir positivement aux feedbacks critiques;
• Promouvoir une approche de collaboration axée sur le client;
• Etablir de solides relations avec les clients et les acteurs externes;
• Encourager la prise de risque dans la recherche de la créativité et de l'innovation;
• Démontrer de solides compétences orales et écrites en communication;
• Excellente maîtrise de l'outil informatique Word, Excel et PowerPoint .

Maîtrise personnelle et Travail d’équipe :

• Aptitude à travailler sous pression dans un environnement complexe et évolutif;
• Capacités de s’adapter dans un environnement multiculturel et multiracial et développer un bon esprit d’équipe.

Required Skills and Experience

Éducation :

Diplôme universitaire en Droit, Gestion, Economie, Administration ou toute autre discipline similaire est une exigence.

Expérience :

• Avoir une expérience professionnelle d’au moins trois ans dans le domaine de l’Administration et/ ou voyage;
• Une expérience dans le Système des Nations Unies ainsi que la maîtrise du système de gestion « Umoja, Atlas, etc. » ou tout autres logiciels de gestion seraient des atouts considérables.

Langues :

• Maîtrise parfaite du français écrit et parlé;
• Bonne connaissance de l’anglais ou tout autre langue officielle des Nations Unies.

Autres:

• Les candidatures féminines, conformes au profil recherché, sont fortement encouragées.
• Les personnes intéressées enverront leurs dossiers de candidature (lettre de motivation + CV + formulaire P.11 (entièrement rempli et signé).
• Toute candidature ne respectant pas les consignes ci-dessous ne sera pas considérée.

• Les dossiers de candidature doivent être soumis uniquement à travers le lien du PNUD.

• OCHA ne perçoit aucun frais ou tout autre paiement, de quelle nature que ce soit, à aucun stade de recrutement