Assistant(e) Administratif(ve) et Logistique

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

Sous la direction et la supervision du Chef des opérations et de l’Associé aux Achats, le VNU Assistant Administratif et Logistique fournit un soutien aux opérations de bureau en effectuant une variété de processus administratifs standards assurant une qualité et une exactitude élevées du travail. L’adjoint administratif favorise une approche axée sur le client, la qualité et les résultats. Le VNU Assistant administratif et Logistique travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations, du programme et des projets du Bureau-Pays et d’autres organismes des Nations Unies pour échanger des informations et assurer une prestation de services cohérente.

Le VNU Assistant Administratif aura pour principale mission :

 Mise en œuvre des stratégies opérationnelles  Appui au fonctionnement efficace et efficient de l’unité (bureau, unité opérationnelle, unité administrative)  Soutien aux services administratifs et logistiques  Support à la maintenance du bureau, à la gestion des actifs et à la gestion de l’économat  Soutien à l’acquisition et au partage des connaissances

Afin d’accomplir avec succès ces responsabilités, le VNU Assistant Administratif et Logistique aura pour tâches :

1. Assure la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants : • Conformité totale des activités administratives avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l’ONU/PNUD. • Contribution à la cartographie des processus opérationnels administratifs du Bureau-Pays et à la mise en œuvre des procédures opérationnelles normalisées internes (SOPs). • Fourniture de contributions à la préparation de plans de travail axés sur les résultats de l’équipe administrative. • Toute autre tâche opérationnelle demandée par le Superviseur entrant dans ses domaines de compétences.
2. Assurer le fonctionnement efficace et efficient de l’unité (bureau/unité opérationnelle/unité administrative), en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants : • Contacts avec les visiteurs et le personnel, organisation des rendez-vous et des réunions, rôle d’interprète au besoin et/ou rédaction de procès-verbaux. • Compilation et préparation de documents d’information et de présentation, de discours, d’informations générales et de documentation pour les réunions et les missions. • Traduction de correspondances simples, si nécessaire.
3. Assurer un soutien administratif et logistique efficace, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants : • Organisation des expéditions, arrangements de dédouanement, préparation des documents pour les expéditions du PNUD (reçus/envoyés). Préparation de tous les documents nécessaires, mise en œuvre des actions de suivi. • Exécution d’un rôle d’acheteur dans Atlas et préparation des bons de commande pour les activités de voyage. • Soutien à l’organisation des processus d’approvisionnement, y compris la préparation des appels d’offres (RFQs, ITBs ou RFPs), la réception des devis, des soumissions ou des propositions, leur évaluation préliminaire. Préparation des Purchase Orders (POs). • Organisation des réservations de voyage et d’hôtel, préparation des autorisations de voyage, traitement des demandes de visas, cartes d’identité et autres documents. • Soutien administratif aux conférences, ateliers, retraites. • Collecte d’informations pour DSA, agences de voyages et autres enquêtes administratives, soutien à l’organisation de services communs. • Organisation du transport par véhicule, entretien régulier du véhicule et assurance. • Vérification et enregistrement du journal quotidien du véhicule et de la consommation de carburant, mise à jour et tenue du rapport historique du véhicule. • Gestion des fournitures de bureau, y compris la tenue de la liste des stocks de fourniture, la distribution des fournitures selon les besoins du personnel et la tenue d’un registre de distribution.
   • Maintenance du système de classement assurant la conservation des documents confidentiels. • Extraction de données provenant de diverses sources. • Recherche et récupération de données statistiques provenant de sources internes et externes ; préparation de graphiques, de tableaux et de rapports statistiques. • Suivi des délais, engagements pris, mesures prises et coordination de la collecte et de la soumission des rapports au Chef d’unité. • Assistance à la préparation du budget, fourniture d’informations pour l’audit. • Recouvrement des coûts dans Atlas pour les services fournis par l’unité à des projets et/ou à d’autres organismes. • Classement des dossiers de l’unité (administratifs et achats).
4. Fournit un soutien à l’entretien des bureaux, à la gestion des actifs et à la gestion de l’économat, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants : • Gestion des dossiers sur les actifs et l’économat, préparation des rapports. • Appuie l’exercice régulier de vérification de l’inventaire physique annuel en vérifiant l’exactitude des dossiers et l’emplacement des biens et de l’économat. • Tenue à jour des dossiers pertinents pour l’entretien des bureaux. • Soutien à l’entretien des locaux du PNUD, des locaux communs et des services communs.
5. Soutenir l’acquisition et le partage des connaissances au sein du Bureau-Pays, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants : • Participation aux formations du personnel des opérations/projets sur l’administration. • Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique. • Toute autre tâche connexe qui peut être requise ou assignée par le superviseur.

En outre, les Volontaires des Nations Unies sont encouragés à intégrer le mandat du programme des Volontaires des Nations Unies dans leur mission et à promouvoir l’action volontaire en s’engageant auprès des communautés dans le cadre de leur travail. À ce titre, les Volontaires des Nations Unies devraient consacrer une partie de leur temps de travail à certaines des activités suggérées suivantes :

• Renforcer leurs connaissances et leur compréhension du concept de volontariat en lisant des publications pertinentes et externes et en participant activement aux activités (par exemple lors d’événements qui marquent la Journée internationale des volontaires) ; • Connaître et développer les formes traditionnelles et/ou locales de volontariat dans le pays d’accueil ; • Fournir des auto-rapports annuels et de fin d’affectation sur les actions, les résultats et les opportunités des Volontaires des Nations Unies.
• Contribuer à des articles / écrits sur les expériences de terrain et les soumettre pour des publications / sites Web, des bulletins d’information, des communiqués de presse, etc. • Aider au Programme de parrainage pour les Volontaires des Nations Unies nouvellement arrivés; • Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation du volontariat en ligne ou encourager les individus et les organisations locales concernés à utiliser le service de volontariat en ligne chaque fois que cela est techniquement possible.UNV

• Professionnalisme : compréhension démontrée des opérations pertinentes pour PNUD capacités techniques ou connaissances pertinentes ou transférables aux procédures et règles PNUD ; discrétion, sensibilité politique, diplomatie et tact pour traiter avec les clients; capacité d’appliquer un bon jugement; capacité d’assurer la liaison et de coordonner avec un éventail d’acteurs différents, en particulier dans les postes de direction; • Intégrité : démontrer les valeurs et les normes éthiques de l’ONU et PNUD dans les activités et les comportements quotidiens tout en agissant sans tenir compte des gains personnels ; résister aux pressions politiques indues dans la prise de décision ; • Travail d’équipe et respect de la diversité : capacité d’opérer efficacement au-delà des frontières organisationnelles; excellentes compétences interpersonnelles; capacité d’établir et de maintenir des partenariats efficaces et des relations de travail harmonieuses dans un environnement multiculturel, multiethnique et mixte, • Engagement envers l’apprentissage continu : initiative et volonté d’acquérir de nouvelles compétences et de se tenir au courant des nouveaux développements dans le domaine d’expertise ; capacité de s’adapter aux changements dans l’environnement de travail. • Planification et organisation : compétences organisationnelles et de résolution de problèmes efficaces et capacité de gérer un grand volume de travail de manière efficace et en temps opportun ; la capacité d’établir des priorités et de planifier, coordonner et surveiller (propre) le travail ; capacité de travailler sous pression, avec des délais contradictoires, et de gérer plusieurs projets / activités simultanés ; • Communication : compétences interpersonnelles avérées; de bonnes compétences en communication orale et écrite, y compris la capacité de préparer des rapports clairs et concis; capacité de faire des présentations, d’articuler les options et les positions de manière concise; capacité de faire et de défendre des recommandations; • Flexibilité : adaptabilité et capacité de vivre et de travailler dans des conditions potentiellement dangereuses et éloignées, impliquant des difficultés physiques et peu de confort ; d’opérer de manière autonome dans des environnements austères pendant de longues périodes ; volonté de voyager dans la zone d’opérations et de se rendre dans d’autres lieux d’affectation dans la zone d’opérations si nécessaire ; • Un engagement sincère envers les principes de l’engagement volontaire, qui comprend la solidarité, la compassion, la réciprocité et l’autonomie ; et la recommandation à l’égard de la mission et de la vision du PNUD, ainsi que des valeurs fondamentales de l’ONU.

a) Education :

• L’achèvement de l’enseignement secondaire est requis ou • Un diplôme universitaire en finance, en affaires ou en administration publique sera dûment pris en considération • La certification en administration est un atout.

b) Expériences • Minimum 5 ans (Secondaire) or 2 ans (diplôme universitaire) d’expérience pertinente dans l’administration ou le service d’appui aux programmes. • Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et office de progiciels (MS Word, Excel, etc.). • Expérience dans la manipulation de systèmes de gestion basés sur le Web. • Maîtrise d’une langue officielle de l’ONU et de la langue nationale du lieu d’affectation. • Maîtrise du français et bonne connaissance de l’anglais sont des atouts. • Expérience similaire dans de grandes structures ou dans des organismes internationaux. • Expérience dans l’utilisation d’un logiciel ERP. • Expérience du service diplomatique, protocolaire et de dédouanement du lieu d’affectation.

Comme il s’agit d’une mission nationale de Volontaire des Nations Unies, le Volontaire des Nations Unies sera responsable de l’organisation de son propre logement et d’autres éléments essentiels de la vie. Les volontaires nationaux de l'ONU sont couverts par le plan d'assurance malveillant. https://www.unv.org/