Assistant(e) Administratif(ve) et Logistique

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) fonctionne dans plus de 170 pays et territoires, contribuant à éliminer la pauvreté, à réduire les inégalités et à accroître la durabilité. Dans ce scénario difficile, le développement de partenariats est un aspect crucial pour la réalisation des objectifs du PNUD et l'engagement de différentes institutions parmi les secteurs privé et public.

Sous la direction et la supervision du Chef des opérations et de l’Associé aux Achats, le VNU Assistant Administratif et Logistique fournit un soutien aux opérations de bureau en effectuant une variété de processus administratifs standards assurant une qualité et une exactitude élevées du travail. L’adjoint administratif favorise une approche axée sur le client, la qualité et les résultats.

Le VNU Assistant administratif et Logistique travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations, du programme et des projets du Bureau-Pays et d’autres organismes des Nations Unies pour échanger des informations et assurer une prestation de services cohérente. Le VNU Assistant Administratif aura pour principale mission :

 Mise en œuvre des stratégies opérationnelles  Appui au fonctionnement efficace et efficient de l’unité (bureau, unité opérationnelle, unité administrative)  Soutien aux services administratifs et logistiques  Support à la maintenance du bureau, à la gestion des actifs et à la gestion de l’économat  Soutien à l’acquisition et au partage des connaissances

Afin d’accomplir avec succès ces responsabilités, le VNU Assistant Administratif et Logistique aura pour tâches :

1. Assure la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants : • Conformité totale des activités administratives avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l’ONU/PNUD. • Contribution à la cartographie des processus opérationnels administratifs du Bureau-Pays et à la mise en œuvre des procédures opérationnelles normalisées internes (SOPs). • Fourniture de contributions à la préparation de plans de travail axés sur les résultats de l’équipe administrative. • Toute autre tâche opérationnelle demandée par le Superviseur entrant dans ses domaines de compétences.
2. Assurer le fonctionnement efficace et efficient de l’unité (bureau/unité opérationnelle/unité administrative), en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants : • Contacts avec les visiteurs et le personnel, organisation des rendez-vous et des réunions, rôle d’interprète au besoin et/ou rédaction de procès-verbaux. • Compilation et préparation de documents d’information et de présentation, de discours, d’informations générales et de documentation pour les réunions et les missions. • Traduction de correspondances simples, si nécessaire.
3. Assurer un soutien administratif et logistique efficace, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants : • Organisation des expéditions, arrangements de dédouanement, préparation des documents pour les expéditions du PNUD (reçus/envoyés). Préparation de tous les documents nécessaires, mise en œuvre des actions de suivi. • Exécution d’un rôle d’acheteur dans Atlas et préparation des bons de commande pour les activités de voyage. • Soutien à l’organisation des processus d’approvisionnement, y compris la préparation des appels d’offres (RFQs, ITBs ou RFPs), la réception des devis, des soumissions ou des propositions, leur évaluation préliminaire. Préparation des Purchase Orders (POs). • Organisation des réservations de voyage et d’hôtel, préparation des autorisations de voyage, traitement des demandes de visas, cartes d’identité et autres documents. • Soutien administratif aux conférences, ateliers, retraites. • Collecte d’informations pour DSA, agences de voyages et autres enquêtes administratives, soutien à l’organisation de services communs. • Organisation du transport par véhicule, entretien régulier du véhicule et assurance. • Vérification et enregistrement du journal quotidien du véhicule et de la consommation de carburant, mise à jour et tenue du rapport historique du véhicule. • Gestion des fournitures de bureau, y compris la tenue de la liste des stocks de fourniture, la distribution des fournitures selon les besoins du personnel et la tenue d’un registre de distribution.
   • Maintenance du système de classement assurant la conservation des documents confidentiels. • Extraction de données provenant de diverses sources. • Recherche et récupération de données statistiques provenant de sources internes et externes ; préparation de graphiques, de tableaux et de rapports statistiques. • Suivi des délais, engagements pris, mesures prises et coordination de la collecte et de la soumission des rapports au Chef d’unité. • Assistance à la préparation du budget, fourniture d’informations pour l’audit. • Recouvrement des coûts dans Atlas pour les services fournis par l’unité à des projets et/ou à d’autres organismes. • Classement des dossiers de l’unité (administratifs et achats).
4. Fournit un soutien à l’entretien des bureaux, à la gestion des actifs et à la gestion de l’économat, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants : • Gestion des dossiers sur les actifs et l’économat, préparation des rapports. • Appuie l’exercice régulier de vérification de l’inventaire physique annuel en vérifiant l’exactitude des dossiers et l’emplacement des biens et de l’économat. • Tenue à jour des dossiers pertinents pour l’entretien des bureaux. • Soutien à l’entretien des locaux du PNUD, des locaux communs et des services communs.
5. Soutenir l’acquisition et le partage des connaissances au sein du Bureau-Pays, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants : • Participation aux formations du personnel des opérations/projets sur l’administration. • Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique. • Toute autre tâche connexe qui peut être requise ou assignée par le superviseur.

• Professionnalisme; • Intégrité; • Travail d’équipe et respect de la diversité; • Engagement envers l’apprentissage continu; • Planification et organisation ; • Communication ; • Flexibilité ; • Un engagement sincère envers les principes de l’engagement volontaire, qui comprend la solidarité, la compassion, la réciprocité et l’autonomie ; et la recommandation à l’égard de la mission et de la vision du PNUD, ainsi que des valeurs fondamentales de l’ONU.

• Minimum 3 ans d’expérience pertinente dans l’administration ou le service d’appui aux programmes. • Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et office de progiciels (MS Word, Excel, etc.). • Expérience dans la manipulation de systèmes de gestion basés sur le Web. • Maîtrise d’une langue officielle de l’ONU et de la langue nationale du lieu d’affectation. • Maîtrise du français et bonne connaissance de l’anglais sont des atouts. • Expérience similaire dans de grandes structures ou dans des organismes internationaux. • Expérience dans l’utilisation d’un logiciel ERP. • Expérience du service diplomatique, protocolaire et de dédouanement du lieu d’affectation.

Comme il s’agit d’une mission nationale de Volontaire des Nations Unies, le Volontaire des Nations Unies sera responsable de l’organisation de son propre logement et d’autres éléments essentiels de la vie. Les volontaires nationaux de l'ONU sont couverts par le plan d'assurance malveillant. https://www.unv.org/