Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère)

Volunteering Admin Human Resources

Overview

Provide administrative and financial support to the UN Resident Coordinator's Office.

You have:

• Minimum 03 years of experience in Administration, Finance, Human Resources, accounting.

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

Organization mission and objectives Le Bureau de coordination résident (RCO) est une entité autonome depuis le 1er janvier 2019, dans le cadre de la réforme en cours des Nations unies. Le RCO appuie le Coordonnateur résident et l'équipe de pays des Nations unies pour apporter une réponse coordonnée et harmonisée à l'atteinte des objectifs de développement durable au Mali. Le RCO travaille en étroite collaboration avec toutes les agences, fonds et programmes, résidents et non-résidents, qui constituent les membres de l'équipe pays des Nations Unies au Mali. Au Mali, l'une des principales préoccupations des Nations unies est de renforcer le capital humain, notamment par l'accès aux services sociaux et de base, tels que l'information et les services intégrés de santé sexuelle pour les adolescents/es.

Fonctionnement du Bureau du Coordonnateur Résident - Soutient les arrangements protocolaires, les réunions avec des personnalités et des responsables de haut niveau, assure le secrétariat et prépare la documentation pertinente. - Prépare et organise, en étroite collaboration avec le Chef d'équipe du RCO, les réunions de coordination ainsi que les réunions du Forum des Partenaires de Développement. - Maintient une liaison étroite avec les collègues assistant les membres de l'Équipe de Pays des Nations Unies/chefs d'agences pour faciliter l'échange d'informations ; facilite le partage d'informations entre le CR et les autres membres de l'Équipe de Pays des Nations Unies. - Prépare, organise et assure le secrétariat des réunions internes et externes avec la participation de hauts responsables. - Prend des notes courtes sur divers sujets et les rédige conformément aux normes techniques de l'ONU. - Rédige des correspondances, des documents et des rapports, dont certains sont de nature confidentielle. - Maintient une liste à jour des noms, adresses et numéros de téléphone des membres du gouvernement, des hauts responsables des institutions nationales, des membres du corps diplomatique, des représentants de la société civile et du secteur privé. - Maintient une liaison permanente avec toutes les unités du RCO, recherche, sélectionne et diffuse les informations pouvant être utilisées dans le travail ; fournit des directives/instructions selon les besoins. - Suit les délais des actions à entreprendre, les engagements à prendre et coordonne la collecte et la soumission des rapports au Coordonnateur Résident. - Reçoit, trie et distribue le courrier et vérifie que la correspondance préparée par les membres du personnel est correctement formatée avant d'être soumise pour signature par le Coordonnateur Résident. - S'assure que toute la correspondance et les dossiers soumis pour signature au CR sont conformes aux normes de l'ONU, avec toute la documentation de soutien et approuvés par les personnes autorisées. Administration générale - Rédige des correspondances de routine pour répondre aux demandes de renseignements concernant les questions administratives, financières, d'audit, de personnel. - Coordonne largement avec les unités de service et collabore fréquemment avec les membres de l'équipe interne tant au siège que sur le terrain. Administration des contrats - Vérifie les factures des entreprises par rapport aux biens et services fournis par l'entrepreneur et approuvés par l'ONU. - Aider le chef de bureau à garantir l'intégration des perspectives de genre et de handicap et l'attention portée aux droits spécifiques des femmes, au handicap et aux questions relatives aux peuples autochtones dans toutes les activités de l'équipe de pays des Nations unies ; - Contribuer à l'organisation de séminaires, de formations et d'enseignements tirés au niveau national avec les parties prenantes sur les droits de l'homme, l'égalité et l'inclusion ; • Gestion des ressources humaines - Répond aux demandes de renseignements et fournit des informations et des conseils au personnel concernant leurs droits, les procédures administratives, les processus et pratiques, les conditions de service, les devoirs et responsabilités, et les droits en vertu des Règles et Règlements du personnel. - Supervise et archive les dossiers d'annonces de vacances et suit l'état des annonces de vacances. Examine et traite les actions du personnel. - Surveille le tableau des effectifs et prépare les données/statistiques pertinentes. • Budget et finances - Surveille les dépenses et les compare avec le budget approuvé ; prépare les ajustements nécessaires. - Aide les gestionnaires à l'élaboration des besoins en ressources pour les soumissions budgétaires. - - Coordonne avec d'autres membres du personnel des finances et du budget sur les questions connexes lors de la préparation des rapports budgétaires. - Effectuer d'autres tâches requises et assignées par le chef du RCO et le responsable principal des droits de l'homme.

Minimum 03 ans d'expérience en Administration, Finance, Ressources Humaines, comptabilité.

La durée de votre affectation est de Neuf (09) mois. Une indemnité de subsistance de volontaire (en anglais VLA), équivalant à 565,854.24 FCFA vous sera versée mensuellement. La VLA est censée couvrir les frais de logement, les besoins de base ainsi que les charges locatives (eau, électricité, etc.).

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Potential interview questions

Added 1 year ago - Updated 1 year ago - Source: unv.org