Assistant(e) à l’Administration et Finances

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

Le Fonds des Nations Unies pour la Population (UNFPA) est l’agence directrice des Nations Unies en charge des questions de santé sexuelle et reproductive. Sa mission est de créer un monde dans lequel chaque grossesse est désirée, chaque accouchement sans danger. Un monde dans lequel chaque jeune réalise pleinement son potentiel. Le nouveau plan stratégique de l’UNFPA (2022-2025) s'articule autour de trois résultats transformateurs : i) mettre fin aux décès maternels évitables ; ii) mettre fin aux besoins non satisfaits en matière de planification familiale et ; iii) mettre fin aux violences basées sur le genre et pratiques néfastes à l’égard des femmes & filles. L’UNFPA intervient en Guinée depuis plusieurs décennies. Le bureau central est basé à Conakry et les trois (3) sous-bureaux de zone se trouvent à Labé, Kankan et Nzérékoré avec la présence de points focaux à Kindia et Mamou. L’UNFPA Guinée a démarré en 2018 un nouveau cycle de programmation (CPD) pour la période 2018-2022. Ce huitième programme de Coopération entre la Guinée et l’UNFPA découle du Plan Cadre des Nations Unies pour l’Aide au Développement 2018-2022 et il est aligné au Plan National du Développement Economique Social (2016-2020) ainsi qu’aux Objectifs du Développement Durable. Il est également aligné au Plan Stratégique de l’UNFPA 2018-2022. Il a été élaboré dans un processus participatif, sous la conduite du Ministère de l’Economie, des Finances et du Plan. S’inscrivant dans l’approche du « Delivering As One », il contribue aux effets 1, 3 et 4 de l’UNDAF en renforçant deux des quatre piliers du Plan National du développement Economique et Social 2016-2020 : (i) la promotion de la bonne gouvernance au service du développement durable et (ii) le développement inclusif du capital humain. Supervision, initiation, orientation et devoir de protection des Volontaires des Nations Unies Les Volontaires des Nations Unies devraient bénéficier du devoir de protection et de diligence de l’entité hôte égal à celui de tout son personnel. L’appui de l'entité hôte au Volontaire des Nations Unies inclut, mais n'est pas limité à : ● Des séances d'information préliminaires sur l'organisation et sur le contexte professionnel y compris la sécurité, les procédures d'urgence, les bonnes pratiques culturelles et l'orientation vers l'environnement local ; ● Un appui administratif à l’arrivée, y compris l’ouverture de comptes bancaires, les demandes de permis de séjour et autres démarches officielles requises par le gouvernement hôte ou l'entité hôte ; ● Une orientation, un mentorat et un encadrement adéquats par un superviseur, y compris la provision d’un plan de travail clair et d’une évaluation de performance ; ● L'accès à l'espace de bureau, aux équipements de bureau, l’appui informatique et à tous les autres systèmes et outils requis pour atteindre les objectifs de l’affectation, y compris une adresse électronique de l'entité hôte ; ● L’accès aux connaissances institutionnelles, ainsi qu’aux programmes de formation et d'apprentissage de l'entité hôte ; ● L’inclusion du volontaire dans le plan de sécurité ; ● La gestion de ses congés ; ● Des indemnités journalières de subsistance pour les voyages officiels, le cas échéant ; ● Tous les changements apportés à la description de l'affectation entre le recrutement effectif du Volontaire des Nations Unies et son arrivée sur son lieu d’affectation ou pendant l’affectation doivent être officialisés avec le PVNU.

Sous la conduite générale du Représentant de l’UNFPA, la supervision du Chef de Sous Bureau et la supervision générale du (de la) Chargé(e) des Opérations, le VNU assure l’appui à l’exécution efficace des transactions financières et administratives des opérations, en soutien à la gestion du programme du bureau de l’UNFPA. L’Assistant(e) Administratif (ve) et Financier(e) :  Analyse les politiques et les procédures administratives et financières, particulièrement celles concernant l’Exécution Nationale, afin de fournir des conseils et des formations au personnel et gestionnaires des projets.  Appui la préparation des missions d’audits NEX et de Management et contribue à la mise en œuvre de mécanismes visant à exécuter et à assurer le suivi de la mise en application des mesures correctrices recommandées.  Apporte un appui technique à l’exécution d’activités visant à assurer le recrutement du personnel et la préparation de contrats de services et de consultants.  Apporte les appuis techniques et logistiques nécessaires à l’organisation de missions, d’ateliers et de réunions de travail.  Apporte un appui technique à l’exécution des tâches relatives aux transactions ‘Atlas’ (réquisitions, commandes, paiements et autres transactions financières et administratives) selon le profil d’utilisateur.  Apporte un appui technique spécifique à la mise en œuvre des processus de commande et d’achat de biens et services initiés par le bureau.  Travaille en collaboration étroite avec le personnel du programme pour l’analyse et le suivi financier de la mise en œuvre des activités. Assure le suivi de l'exécution financière des ressources régulières et multi bilatérales du programme en fournissant les informations et les analyses financières nécessaires, y compris les tendances des dépenses et le niveau d'exécution.  Détecte les problèmes potentiels liés à la consommation budgétaire et suggère au Management du bureau les mesures correctives idoines.  Développe les outils et les mécanismes pour le suivi efficace des budgets des projets et du programme, coordonne la compilation des données financières et fournit au Management du bureau, de façon continue, des informations financières précises et mises à jour.  Contribue au bon fonctionnement d’un système efficace de contrôle interne et de suivi des recommandations des audits et effectue les transactions financières de façon fiable et dans les délais.  Assure un suivi constant de la transmission des rapports financiers et des supports de justification des dépenses engagées par les partenaires d’exécution.  Contribue à la mise en place d’un système efficace d’archivage des dossiers administratifs et financiers du bureau.  Remplace l’Assistant(e) Financier(e) et l’Assistant(e) administratif (ve) du bureau en cas d’absence ou d’empêchement.  Exécute toutes autres tâches nécessaires au bon fonctionnement du Bureau Pays telles que mandatées par le Représentant et/ou le superviseur.

Responsabilité, Adaptabilité et Flexibilité, Bâtir la confiance, Engagement et motivation, Engagement envers l'apprentissage continu, Communication, Créativité, Responsabilisation des autres, Éthique et valeurs, Intégrité, Partage des connaissances, Leadership, Planification et organisation, Professionnalisme, Respect de la diversité, Autogestion, Sensibilisation technologique, travail en équipe.

Avoir une expérience dans le domaine des finances et de l’administration. Bonne connaissance des concepts de base des domaines suivants : Utiliser la technologie de l’information et communication comme outil et comme ressource ; Connaissances informatiques : pack office et autres utilitaires. Bonne connaissance des ERP System

Le volontaire sera basé à Labé avec des déplacements dans les zones d’intervention de l’UNFPA dans la même région. Conditions de Service : (National UNV COS_FRE) Si leur candidature est retenue, les candidats devront examiner attentivement les conditions de l’offre du programme VNU avant de l'accepter.