Assistant Chaine d'Approvisionnement (H/F)

Job Description

Fondé en 1933 à l’initiative d'Albert Einstein, l'International Rescue Committee (IRC) répond aux graves crises humanitaires dans le monde et aide les victimes à survivre et reconstruire leur vie. La mission de l’IRC est d’aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance sont brisés par les conflits et les catastrophes à survivre, à se reconstruire et à prendre en main leur avenir. L’IRC est présent dans plus de 40 pays et 22 viles des Etats –Unis et est l’un des leaders mondiaux en matière de secours, de réhabilitation, de protection, de développement post-conflit, de réinsertion et de plaidoyer pour les personnes affectées par les crises.

En 2015, l’IRC a élaboré une nouvelle stratégie au niveau global qui a démarré en 2020. Cette stratégie a redéfini la mission de l’IRC et défini des objectifs opérationnels et organisationnels précis afin de renforcer son mandat dans les urgences humanitaires et les solutions de post-conflit. A cet effet, IRC au niveau global veut mettre en place des infrastructures en matière de communication, financement, capital humain, systèmes et technologies. IRC est actif au Burkina Faso depuis mi-2019.

Il dispose d’un bureau principal à Ouagadougou et des bases à Ouahigouya (région du Nord), Djibo, Dori (région du Sahel), Fada (région de l’Est).

Pour renforcer son équipe support, IRC-BF recrute un/e Assistant Chaine d’Approvisionnement pour Djibo.

DESCRIPTION DU POSTE/OBJECTIF DU POSTE

Sous la supervision de l’Officier chaine d’approvisionnement, l’Assistant.e de la chaine d’approvisionnement est responsable de la bonne gestion de toutes les fonctions liées à l`approvisionnement au sein du bureau de l’IRC à Djibo.

La chaîne d’approvisionnement doit être capable dapprovisionner rapidement les programmes en fournitures, services et équipements, tout en conservant des pratiques dexcellence et en maintenant des registres conformes aux audits.

RESPONSABILITES

- Veiller à ce que l’approvisionnement se fasse en conformité avec les politiques de l`IRC et celles des bailleurs de fonds. - Suivre la gestion administrative de la base de Djibo.

Achats

- S’assurer que les achats sont conformes aux procédures en vigueur en veillant à ce que tous les documents nécessaires soient réunis avant de procéder à leur saisie dans Integra. - Rechercher les cotations conformément aux procédures en vigueur. - Assurer l’émission des bons de commandes (PO) et la préparation des prestations de service à soumettre à la signature. - Préparer les demandes de règlement fournisseurs à transmettre à la Finance pour traitement. - Effectuer les demandes d’avance en vue des activités du bureau (programme et support). - Assurer le bon archivage des copies de tous les dossiers achat du bureau. - Maintenir à jour une liste de prix et organiser un catalogue de référence des articles et matériels couramment achetés.

Gestion des Stocks

- Assurer la propreté, la maintenance des locaux, des installations et des équipements de l’entrepôt et les autres stocks - Réceptionner les dons reçus d’autres partenaires et autres produits achetés par IRC, - Gérer et documenter la réception, la manipulation, le stockage, la sortie des produits passant par l’entrepôt - Assurer la mise à jour des Fiches et Registres des stocks pour toute activité relative aux sorties et réceptions de marchandises ou produits stockés - Sortir les articles pour les programmes - Remplir les dossiers de gestion des stocks (le rapport de livraison, le bordereau de sortie, ...)

Gestion des Équipements

- Assurer la codification (asset tags) de tous les équipements de la base. - Tenir à jour la base des données des équipements. - Faciliter la mise en place de plan de gestion des équipements à travers la tenue correcte et l’archivage des fiches des actifs - S’assurer de la gestion rationnelle des équipements (ordinateur, imprimantes, …) et du renforcement du système de sécurité y afférents lorsqu’ils sont en état d’immobilisation

Gestion du parc de véhicules

- Supervision des chauffeurs - Log book - Rédiger un rapport mensuel sur les coûts des véhicules - Établir et exécuter le planning hebdomadaire de transports

Gestion administrative

- Superviser les travailleurs temporaires/journaliers - Assurer toutes les démarches pour l’organisation des rencontres, gestion des baux et transmissions des courriers, - Participe aux activités de réservation de vols et toutes autres taches administratives nécessaires.

Qualifications

- BAC + 2 en Logistique & Transport, en Gestion, en Comptabilité, Science de l’Informatique ou tout autre diplôme équivalent - Au moins deux (02) ans d'expérience professionnelle à un poste similaire dans une ONG internationale. - Expérience de travail dans la région du Centre et particulièrement à Ouagadougou - Avoir une connaissance de l’outil informatique et des logiciels courant Word, Excel, PowerPoint... - Bonnes capacités organisationnelles et de planification ; - Grandes capacités d’organisation, de négociation et de travail en équipe - Avoir une maîtrise du français et de la langue locale (parlé et écrit); la connaissance de l’anglais sera aussi un atout ;

RESPECT DU CODE DE DEONTOLOGIE DE L’IRC

IRC et les employés de l’IRC doivent adhérer aux valeurs et principes contenus dans l’IRC WAY (normes de conduite professionnelle). Ce sont l’Intégrité, le Service, et la Responsabilité. En conformité avec ces valeurs, IRC opère et fait respecter les politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection de l’enfant, le harcèlement sur les lieux de travail, l’intégrité financière, et les représailles.