Assistant aux achats (G4-5), Sao Tome e Principe, Sao Tome, 6 months

Contract

This is a G-5 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 5 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 1,183 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

Depuis 70 ans, l'UNICEF travaille sur le terrain dans 190 pays et territoires pour promouvoir la survie, la protection et le développement des enfants. Premier fournisseur mondial de vaccins aux pays en développement, l'UNICEF soutient la santé et la nutrition infantiles, l'eau potable et l'assainissement, l'éducation de base de qualité pour tous les garçons et les filles, et la protection des enfants contre la violence, l'exploitation et le sida. L'UNICEF est entièrement financé par des contributions volontaires de particuliers, d'entreprises, de fondations et de gouvernements.

Et nous n'abandonnons jamais.

For every child, hope

L'UNICEF soutient les efforts de secours et de développement du Gouvernement de Sao Tome. Les intrants de l'UNICEF comprennent divers types de biens et de services.

A travers son nouveau programme 2023-2027, l’UNICEF œuvre pour la pleine réalisation des droits de l’enfant et la réduction des disparités dans le but de parvenir à l’équité.

Le programme du pays est structuré autour de six composantes : survie de l’enfant, nutrition, éducation, protection de l’enfant, communication pour le développement et politique sociale planification suivie et évaluation.

Objectifs

Le titulaire sera basé au bureau de l'UNICEF à Sao Tome.

Sous la supervision du Représentant Adjoint, l'assistant fournit un large éventail de taches transactionnelles, procédurales et administratives à l'appui de l'approvisionnement efficace du bureau de pays, assurant une production rapide et efficace conforme aux règles et règlements de l'UNICEF, tout en démontrant la capacité de rechercher, d'adapter et d'évaluer les cas irréguliers et aussi de recommander des améliorations à la livraison et à la livraison et à la conception des processus.

How can you make a difference?

Rôles et responsabilités de l'assistant d'approvisionnement

• Initiation des processus d'appel d'offres (identification des fournisseurs, appels d’offres, distribution des demandes de prix aux fournisseurs, réception et traitement des offres.)

Assurer la liaison avec les collègues des sections de programme respectives pour planifier les initiatives d’approvisionnement et de passation de marchés, appuyer l’élaboration des spécifications pertinentes, du mandat et des dispositions et échéanciers logistiques. À partir des leçons apprises, contribuer avec de bonnes pratiques pour renforcer la durabilité des chaînes d’approvisionnement.

• Examen des commandes et des achats, demandes et pièces justificatives en fonction du bureau d'intervention, des TAD, des numéros d'article, de l'expédition, du fret, des LPA et des LTA, des demandes des partenaires, des plans de distribution, des spécifications…

Contribuer à la formulation du plan d’approvisionnement annuel. Effectuer l’examen et l’analyse des données pour la gestion des catégories et aider à l’élaboration de stratégies d’approvisionnement.

Soutenir les études de marché dans les domaines pertinents pour l’UNICEF et aider à recueillir des données probantes sur les meilleures approches d’approvisionnement durable et rentable.

• Soutenir l’innovation en matière de produits et les initiatives de mise en marché pour des catégories spécifiques de fournitures et de services fournissant des données pertinentes.

• Préparer la documentation pour l’établissement des accords à long terme (LTA) et donner suite à certaines demandes d’approvisionnement, au besoin. Préparer et traiter les demandes de prix (RFQs), les invitations à soumissionner (ITB) et les demandes de propositions (RFPs), à la demande du superviseur. Aider à l’ouverture des soumissions et à l’analyse technique et financière des offres, au besoin. Apporter des précisions auprès des fournisseurs.

• Préparer les demandes d’attribution, y compris les soumissions au Comité d’examen des contrats. Préparer les bons de commande et les contrats dans SAP (ERP – Enterprise Resource Planning system) et les soumettre aux fins d’approbation, en veillant à l’exhaustivité de la documentation dans les systèmes de l’UNICEF.

•Tenir les intervenants et les partenaires au courant des progrès des processus d’approvisionnement. Assurer la liaison avec les fournisseurs en assurant un suivi en temps opportun des calendriers de livraison. Mettre en œuvre des pratiques de gestion des fournisseurs appropriées, p. ex., évaluations du rendement de l’approvisionnement.

• Surveiller régulièrement les rapports du tableau de bord et assurer la coordination pour s’assurer que les mesures d’approvisionnement nécessaires sont prises en temps opportun à l’appui des programmes de l’UNICEF.

• Extraire régulièrement des rapports sur l’état des contrats et des bons de commande existants

• Rédiger des contrats (PO, DPO) ; LTA et de PO services

Transmission des OP et OPH aux vendeurs et information aux programmes logistiques et de réception sur l'arrivée des fournitures ;

• Vérification de la conformité des factures à l'égard des bons de commande et des bons de livraison des fournisseurs ;

Remplissage des documents d'approvisionnement : tableaux synoptiques, demande du partenaire, bons de commande et accusé de réception ;

D'autres tâches selon les besoins du bureau.

To qualify as an advocate for every child you will have…

• Avoir un diplôme de Bachelier (BAC). Être familier avec un logiciel pour maintenir les comptes. Une formation additionnelle en comptabilité, en gestion des entreprises est souhaitée.
• Avoir au moins 5 ans d'expérience professionnelle dans le domaine du supply/gestion des contrats ou logistique. Avoir une familiarité avec les procédures de l’UNICEF, une connaissance des procédures et les systèmes d’entreposage des Nations Unies est un atout.
• Avoir une bonne connaissance de l'outil informatique : logiciels bureautiques (word, Excel, PowerPoint...) y compris l'Internet.
• Avoir une parfaite maîtrise du français et de bonnes connaissances d'anglais de travail.

For every Child, you demonstrate...

Valeurs fondamentales

Bienveillance

Respect

Intégrité

Confiance

Responsabilité

Compétences de base

Etablir et entretenir des partenariats

Cultiver la conscience de soi et démontrer un sens de l’éthique

Innover et épouser le changement

S’atteler à obtenir des résultats tangibles

Gérer l’ambiguïté et la complexité

Penser et agir de manière stratégique

Accompagner, diriger et encadrer le personnel

Compétences fonctionnelles

Analyser

Application de l'expertise technique

Planification et organisation

Suivre les instructions et les procédures

Travailler de façon collaborative

During the recruitment process, we test candidates following the competency framework. Familiarize yourself with our competency framework and its different levels: competency framework here.

UNICEF is here to serve the world’s most disadvantaged children and our global workforce must reflect the diversity of those children. The UNICEF family is committed to include everyone, irrespective of their race/ethnicity, age, disability, gender identity, sexual orientation, religion, nationality, socio-economic background, or any other personal characteristic. We offer a wide range of benefits to our staff, including paid parental leave, breastfeeding breaks and reasonable accommodation for persons with disabilities. UNICEF strongly encourages the use of flexible working arrangements. UNICEF has a zero-tolerance policy on conduct that is incompatible with the aims and objectives of the United Nations and UNICEF, including sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination. UNICEF is committed to promote the protection and safeguarding of all children. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles. Background checks will include the verification of academic credential(s) and employment history. Selected candidates may be required to provide additional information to conduct a background check.

Remarks:

UNICEF’s active commitment towards diversity and inclusion is critical to deliver the best results for children. For this position, eligible and suitable females candidates are encouraged to apply.

Only shortlisted candidates will be contacted and advance to the next stage of the selection process.

UNICEF appointments are subject to medical clearance. Issuance of a visa by the host country of the duty station, which will be facilitated by UNICEF, is required for IP positions. Appointments are also subject to inoculation (vaccination) requirements, including against SARS-CoV-2 (Covid). Government employees that are considered for employment with UNICEF are normally required to resign from their government before taking up an assignment with UNICEF. UNICEF reserves the right to withdraw an offer of appointment, without compensation, if a visa or medical clearance is not obtained, or necessary inoculation requirements are not met, within a reasonable period for any reason.