Assistant aux achats

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

Sous la supervision générale de l’associé au spécialiste des achats au Siège et la supervision quotidienne L’Associée aux Achats du bureau pays Mali, l'Assistant aux achats s’occupe de l'exécution des services et de processus d'approvisionnement transparents et efficaces conformément aux règles et règlements de l'ONU-Femmes. Il / elle travaille également en collaboration avec le personnel chargé des programmes et des opérations pour fournir avec succès les services d'approvisionnement.

Sous la supervision générale du spécialiste des achats au Siège et la supervision quotidienne L’Associée aux Achats du bureau pays Mali, l'Assistant aux achats s’occupe de l'exécution des taches suivantes :

1. Mettre en œuvre des stratégies d'approvisionnement conformément aux règles, rè-glements, politiques et stratégies de l'ONU Femmes
   • Chercher et ébaucher de réponses aux demandes de renseignements émises par le Di-recteur des opérations; • Apporter des contributions à la mise en œuvre de politiques et stratégies de gestion des achats sur les économies et la réduction des coûts; • Mettre en œuvre des politiques et des stratégies de gestion des achats; • Contribuer au développement de stratégies d'approvisionnement.

2. Coordonner les processus d'approvisionnement pour le bureau de pays • Apporter des contributions à la préparation des plans d'approvisionnement pour les pro-grammes / projets; • Examiner les demandes d'approvisionnement et initier des procédures de passation des marchés pour l'équipement, les fournitures et les services du bureau et des projets, au be-soin; • Préparer des demandes de devis (RFQ), invitation à soumissionner (ITB) ou des de-mandes de propositions (RFP), réception des cotations, des offres ou des propositions, au besoin; • Effectuer le rôle de l'acheteur dans Atlas, préparer / procéder à la clôture des bons de commande et les contrats à l'intérieur et à l'extérieur de Atlas; • Organiser les voyages, notamment l'achat de billets, le calcul de l'indemnité journalière de subsistance (DSA); • Préparer des soumissions au Comité d'examen des acquisitions (PRC), au besoin.

3. Coordonner les processus de gestion des contrats du Bureau de pays • Fournir un soutien administratif aux processus de gestion des contrats ; maintenir les bases de données ; • Élaborer et mettre à jour la liste des fournisseurs.

4. Faciliter l’acquisition et le partage des connaissances • Participer à des formations du personnel des opérations / projets ; • Fournir un appui à la synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques.

5. Assurer un contrôle approprié des biens
   • Conserver les registres de la gestion des actifs et préparer les rapports ; • Fournir une contribution aux rapports d’inventaire ; • Mettre en œuvre l'inventaire et le contrôle de la vérification physique au niveau du bureau et les projets; • Mettre à jour les bases de données ou d'autres systèmes de gestion électronique perti-nents avec les données sur les actifs, les ressources humaines et les approvisionnements à utiliser par le CO / MCO, le Bureau régional et le QG; • Organiser les transferts et les installations de conférence

En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont censés : • Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la do-cumentation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre activement part aux activités du programme VNU, par exemple s’impliquer dans les activités commémoratives de la Journée internationale des Volontaires (JIV), le 5 décembre. • Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil. • Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur parti-cipation dans les réflexions substantielles. • Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la pu-blication du programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc. • Contribuer au Programme d’accueil des Volontaires des Nations Unies nouvellement arrivés dans le pays d’affectation ; • Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou encourager les individus et les organisations à utiliser les services de volontaires en ligne quand cela est techniquement possible.

• Intégrité et professionnalisme • Responsabilité • Engagement à l'apprentissage continu • Planification et organisation • Travail d'équipe et respect de la diversité • Communication

• Flexibilité, adaptabilité, capacité et volonté de travailler dans les environnements difficiles, • Adhésion manifeste aux principes d’engagement volontaire, incluant la solidarité, la compassion, la réciprocité et l'autonomie; ainsi qu’aux valeurs fondamentales de l'ONU.

3 ans d'expérience progressive à plus grande responsabilité en matière d'approvisionnement, d'administration ou d'expérience connexe; Expérience dans l’utilisation des applications informatiques et de logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.); Expérience dans l’utilisation des ERP tels que Atlas, et E-tendering est un atout

Le candidat retenu sera basé à Bamako, capitale du Mali. Le climat est tropical et assez humide avec un total des précipitations annuelles de 878 millimètres, une saison des pluies (mai – septembre) et une saison sèche, comprenant l’hivernage. La température peut varier entre les valeurs max. de 40C et min. de 17C (les valeurs descendent pendant d’hivernage entre les mois de décembre et mars). La capitale a une population de 2M+ d’habitants et partagée en 6 communes. En ce qui concerne le logement, il sera au choix et charge et devra respecter les standards MORSS établis par UNDSS. L’Officier de la sensibilisation communautaire (Outreach) pourra également être sollicité pour conduire des missions de sensibilisation communautaire en appui des bureaux régionaux de la Division, dans le Nord et le Centre du pays. Actuellement le cycle de R&R est de 8 semaines à Bamako.