Logistics & Procurement

Overview

Asegurar la coordinación y prestar servicios administrativos para la eficiente adquisición de bienes.

You have:

• Finalización del ciclo de educación secundaria.
• Certificado de educación postsecundaria en la esfera funcional correspondiente.
• Dominio hablado y escrito de español.
• Cinco años de experiencia en el área de Adquisiciones.
• Deseable experiencia en el área de Adquisiciones en organizaciones nacionales o internacionales de asistencia humanitaria.

WFP busca candidatos/as de la más alta integridad y profesionalismo que compartan nuestros principios humanitarios. La selección de personal se realiza sobre una base competitiva y estamos comprometidos a promover la diversidad y el balance de género.

Título del Puesto:

País y ciudad:

Fecha de inicio:

Asociado/a de Adquisiciones

GS6

Guatemala, Ciudad de Guatemala

01 de marzo de 2022

Puesto Número:

Tipo de Contrato:

Duración:

22142737

Plazo Fijo

Un año

Contexto Organizacional:

Este puesto se encuentra en la Oficina de País y, bajo la supervisión general del/la Director/a Adjunto/a, rinde cuentas al/la Oficial de la Cadena de Suministro. Supervisa la Unidad de Adquisiciones.

El/la titular del puesto dará muestras de responsabilidad y espíritu de iniciativa para responder autónomamente a consultas y problemas disponiendo solo de orientaciones de orden general. Se requiere que haga uso de buen criterio frente a los problemas imprevistos que puedan surgir a diario. El/la titular del puesto debe tener un grado de especialización y conocimientos que le permitan adaptar y contribuir a desarrollar sistemas y procesos con el fin de mejorar continuamente el nivel de apoyo prestado. El/la titular del puesto supervisa, brinda asesoramiento técnico, instruye y coordina a un equipo de personal de apoyo.

Propósito del Puesto:

Asegurar la coordinación, prestar servicios administrativos y realizar investigaciones para sostener la prestación eficiente y eficaz de los servicios de compras.

Responsabilidades Principales:

1. Proporcionar coordinación operacional y servicios administrativos, para apoyar proyectos y actividades de compra, aplicando procesos estándar y contribuyendo a la adquisición efectiva de bienes y servicios.
2. Encontrar y recomendar posibles proveedores, y compilar datos y documentos para fundamentar la selección, velando por la aplicación de procesos estándar.
3. Revisar, registrar y ordenar por prioridad las solicitudes de compra, y prestar apoyo a las dependencias interesadas, con el fin de apoyar la adquisición de bienes y servicios apropiados, al menor costo para el PMA.
4. Contribuir a las negociaciones con nuevos proveedores acerca de los términos y condiciones de los pedidos, junto a un oficial de categoría superior, para obtener las mejores condiciones y los costos más bajos para el PMA.
5. Preparar las órdenes de compra, los contratos y toda la documentación justificativa para que la parte interesada los apruebe, y aprobar las compras en virtud de las facultades que se le deleguen, para hacer posible la compra rápida de bienes y servicios.
6. Resolver los problemas relacionados con los bienes entregados, recurriendo al propio espíritu de iniciativa, manteniendo el contacto con todas las partes y aplicando procesos estándar, para garantizar que los problemas se resuelvan con oportunidad y precisión.
7. Buscar, recopilar y analizar datos para producir informes que permitan a los Oficiales de Adquisiciones tomar decisiones informadas y garanticen la coherencia de la información que se presenta a las partes interesadas.
8. Gestionar las actualizaciones y desarrollar las bases de datos y los registros, para velar por que la información sea exacta, esté organizada, resulte accesible y responda a las obligaciones de presentación de informes.

9. Mantener las relaciones con sus homólogos internos, para sostener la armonización de las actividades de compra con programas más amplios y garantizar un enfoque coherente en la atención de las necesidades de asistencia alimentaria.

10. Supervisar el trabajo del personal de apoyo, proporcionándole asesoramiento práctico y orientación, para garantizar que los objetivos individuales y colectivos se alcancen de conformidad con las normas y los plazos convenidos.

11. Aplicar las prácticas estándar de preparación en emergencias para ayudar al PMA a intervenir con rapidez y enviar los alimentos y los recursos necesarios a las zonas damnificadas al comienzo de una crisis.

Otras Funciones y Requisitos del Puesto:

1. Experiencia en el desarrollo e implementación de estrategias y planes de trabajo de adquisiciones.
2. Experiencia en el análisis de mercados, de ofertas y de las capacidades de los proveedores
3. Conocimientos sobre las estructuras de costos de los bienes y servicios. Experiencia para negociar estructuras de costos con los proveedores.
4. Visión integral de compras como parte de la cadena de suministro. Experiencia y conocimientos de la dinámica y complejidad de la cadena de suministro, cómo se comporta la demanda, el ciclo de vida de los productos, el impacto de la variedad del producto, la estacionalidad de la demanda/oferta, la concentración de los mercados de los proveedores.
5. Excelentes habilidades interpersonales, incluyendo comunicación verbal y escrita y resolución de conflictos.
6. Excelentes habilidades para planificar y organizar su trabajo.
7. Demuestra habilidad para trabajar con equipos multi disciplinarios.

Capacidades Funcionales:

Capacidad específica

Descripción del comportamiento esperado para el nivel de competencia

Licitaciones y contrataciones

Despliega un conocimiento básico de los procesos para respaldar la implementación de contratos y licitaciones en el PMA mediante la recopilación de la información necesaria.

Gestión de proveedores

Aprovecha la comprensión básica de las necesidades operativas para definir los requisitos y los criterios de selección de los proveedores.

Información sobre los bienes y los productos/servicios

Maneja acertadamente los productos/servicios basándose en la comprensión de las fuentes, las tecnologías, las propiedades y los principios y prácticas de contratación pública.

Sistemas y presentación de informes

Demuestra un conocimiento sólido de los sistemas de adquisición y del sistema operativo y los instrumentos institucionales para llevar a cabo diversos análisis y generar informes que impulsen la toma de decisiones.

Ética y cumplimiento

Mantiene registros minuciosos de las actividades de conformidad con las normas de cumplimiento para aumentar la facilidad de respuesta a las consultas de auditoría básicas.

Las cuatro capacidades organizativas fundamentales:

Tema

Capacidad específica

Descripción del comportamiento esperado para el nivel de competencia

Comprender y comunicar los objetivos estratégicos

Enseña al equipo la manera más eficaz para dar a conocer los Objetivos Estratégicos a los equipos y los asociados del PMA sobre el terreno.

Ser un motor de cambio positivo

Pone en práctica nuevos métodos o herramientas para mejorar los procesos de trabajo y la productividad del equipo.

Hacer que el cometido del PMA sea

fuente de inspiración para su equipo

Enlaza las actividades y tareas del equipo con buenos resultados concretos obtenidos en las comunidades beneficiarias para mostrar el impacto positivo de la labor realizada.

Hacer que el cometido del PMA sea visible en la labor cotidiana

Explica a sus compañeros de equipo cómo contribuye cada dependencia al cometido general del PMA.

Buscar maneras de reforzar las competencias individuales

Busca oportunidades de perfeccionamiento de las competencias, como

módulos de capacitación o experiencias en el trabajo, para sí mismo/misma, sus colegas y sus subordinados directos.

Crear una cultura de inclusión

Promueve actividades de consolidación del espíritu de equipo para favorecer la interrelación dentro de la propia dependencia.

Prestar orientación personalizada y facilitar retroinformación constructiva

Poner en contacto a sus colegas menos experimentados con instructores dentro del propio equipo.

Crear y fomentar un espíritu voluntarioso

Prevé de forma proactiva los posibles retos y elabora planes de mitigación para asegurarse de que el equipo alcance los objetivos y metas establecidos

Alentar la innovación y las soluciones creativas

Busca oportunidades de ser creativo/creativa en su propio trabajo y de

ayudar a los otros miembros del equipo a ser más innovadores y esmerados en sus respectivas tareas y esferas de trabajo.

Centrarse en la obtención de resultados

Hace un seguimiento de los resultados del equipo y facilita retroinformación para asegurarse de que los resultados previstos se alcancen de manera sistemática y precisa

Adoptar compromisos y respetarlos

Imparte orientaciones precisas al equipo sobre las responsabilidades y tareas esperadas a la vez que mantiene el propio compromiso con el equipo.

Ser resolutivo

Da ejemplo e imparte orientación a las y los miembros del equipo menos experimentados sobre cuándo remitir cuestiones a las instancias superiores

al enfrentarse a problemas difíciles en el lugar de trabajo o sobre el terreno.

Asociaciones

Conectar y hacer trabajar juntas a las dependencias del PMA

Facilita la asociación con otras dependencias del PMA para realizar misiones sobre el terreno

Establecer asociaciones sólidas con actores externos

Da ejemplo y orienta al equipo sobre cómo fomentar las relaciones con asociados externos

Demostrar flexibilidad y capacidad de adaptación a nivel político.

Explica con claridad a sus compañeros o subordinados directos la importancia de contribuir a otros equipos del PMA y a las asociaciones con otros organismos para alcanzar las metas y los objetivos del Programa.

Explicar con claridad el valor que aporta el PMA a las asociaciones

Organiza, supervisa y prioriza su propia labor y la de su equipo para asegurarse de que se atiendan las necesidades de los asociados internos y externos.

Cualificaciones Académicas Estándar Mínimas:

Educación:

Finalización del ciclo de educación secundaria. Certificado de educación postsecundaria en la esfera funcional correspondiente.

Idiomas:

Dominio hablado y escrito de español.

Experiencia:

Cinco años de experiencia en el área de Adquisiciones. Deseable experiencia en el área de Adquisiciones en organizaciones nacionales o internacionales de asistencia humanitaria.

Experiencia deseable para desempeñar esta función:

• Familiaridad demostrada con la compra a nivel local de productos, bienes y servicios (por ejemplo, donaciones de efectivo o en especie).
• Experiencia en la búsqueda de proveedores y en coordinarse con minoristas, mayoristas y comerciantes. Conocimiento demostrado de los procesos de adquisición y sus vínculos con otras operaciones (p. ej., de logística).

Información Adicional:

Las aplicaciones recibidas fuera de la plataforma no serán consideradas. Solo los candidatos calificados serán invitados a continuar en el proceso.

Plazo para postular: 1 de febrero de 2022

Se estimula una amplia participación en las candidaturas a esta posición.

El Programa Mundial de Alimentos está comprometido con el cumplimiento y la promoción de la igualdad de oportunidades para todas las personas desde las perspectivas de género y discapacidad, así como mantener una política de respeto a la diversidad y multiculturalidad

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Potential interview questions

Added 4 years ago - Updated 1 year ago - Source: wfp.org