Asociada Administrativa de Compras

Contract

This is a SB-3 contract. This kind of contract is known as Service Board / Service Contract. It is normally only for nationals. More about SB-3 contracts.

Background

La Entidad de las Naciones Unidas para la Igualdad de Género y el Empoderamiento de las Mujeres, ONU Mujeres, basándose en la visión de igualdad consagrada en la Carta de las Naciones Unidas, trabaja para eliminar la discriminación en contra de las mujeres y las niñas; por el empoderamiento de las mujeres, y para lograr la igualdad entre mujeres y hombres como socios y beneficiarios del desarrollo, los derechos humanos, las acciones humanitarias, la paz y la seguridad. Al colocar los derechos de las mujeres como el eje central de su labor, ONU Mujeres lidera y coordina los esfuerzos del Sistema de las Naciones Unidas para asegurar que los compromisos de igualdad y transversalidad de género se traduzcan en acciones en todo el mundo. Al mismo tiempo, ejerce un liderazgo sustantivo y coherente para apoyar las prioridades y los esfuerzos de los Estados Miembros, construyendo una asociación eficaz con el gobierno, la sociedad civil, así como con otros actores relevantes.

Las seis áreas de prioridad son:

1. Expandir las voces, el liderazgo y la participación de las mujeres.
2. Eliminar la violencia contra las mujeres y las niñas.
3. Fortalecer la implementación de la agenda de paz y de seguridad de las mujeres.
4. Aumentar la autonomía económica de las mujeres.
5. Hacer que las prioridades en materia de igualdad de género sean esenciales en los planes, presupuestos y estadísticas nacionales, locales y sectoriales.
6. Implementar normas, políticas y parámetros mundiales sobre la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres, sentando bases para la adopción de medidas por parte de los gobiernos y de otros interesados a todos los niveles.

Bajo la supervisión de la Especialista de Programa, el/la Asociada Administrativa de Compras llevará a cabo la gestión de adquisiciones y brindará apoyo logístico para la implementación del programa en El Salvador.

La/el Asociada/o Administrativa de Compras es responsable de la gestión de compras, negociación con proveedores y logística de eventos organizacionales. Planifica, organiza y coordina las actividades relacionadas con el área de compras, adquisición de bienes y servicios de consultoría, contratación de servicios de catering, alojamiento y otros requeridos por los proyectos de la oficina de ONUMUJERES. Contacta y entrevista a proveedores locales para obtención de mejor relación calidad-precio (best value for money) en la adquisición de bienes y servicios.

Duties and Responsibilities

Apoyar la implementación de la estrategia de adquisiciones siguiendo las políticas y reglamentos de ONU Mujeres

• Apoyo elaboración Plan Anual de Adquisiciones de ONU Mujeres El Salvador;
• Brindar apoyo administrativo y de coordinación de las estrategias de adquisiciones de conformidad con las normas, reglamentos, políticas y estrategias de ONU Mujeres;
• Proporcionar insumos para la implementación de políticas de gestión de adquisiciones y estrategias de ahorro y reducción de costos.

Coordinar la gestión de adquisiciones

• Gestionar la compra de bienes y servicios, realizar adquisiciones únicamente sobre la base de un pedido aprobado.
• Llevar a cabo el proceso de adquisición y contratación de conformidad con las políticas y procedimientos de adquisición de ONU Mujeres.
• Garantizar que las condiciones de envío y las condiciones de pago estipuladas en el contrato se ajusten a la Política de Gestión de Adquisiciones y Contratos de ONU Mujeres y a los procedimientos conexos.
• Revisar, preparar e ingresar documentos de Solicitud de Cotizaciones (RFQ), Invitación a Licitar (ITBs) o Solicitud de Propuestas (RFPs), recepción de cotizaciones, ofertas o propuestas, según sea necesario;
• Llevar a cabo las actividades de licitación únicamente dentro de su(s) Unidad(es) de Negocio asignada(s).
• Coordinar las especificaciones técnicas para las solicitudes de cotización y términos de referencia;
• Desempeñar el papel de comprador en Quantum (buyer role y Procurement Case Manager), preparar / cerrar órdenes de compra y contratos dentro y fuera de Quantum;
• Realizar los trámites y coordinación con los proveedores. Mantener control y seguimiento del cumplimiento de las condiciones establecidas;
• Realizar compras a través de LTAs (Long Term Agreements)
• Desarrollar y actualizar el banco de datos de proveedores de bienes y servicios.
• Cuando el proceso de adquisición no sea conforme, el Gestor de Adquisiciones deberá obtener una justificación por escrito del Gestor del Proyecto y señalar la excepción por escrito a la atención de la Autoridad Delegada antes de la aprobación de la Orden de Compra (OC)/solicitud de Contrato.
• Revisar los documentos justificativos recibidos del proveedor, y del expedidor, para verificar que el proveedor ha pasado la mercancía al expedidor. Realizar un seguimiento tanto con el proveedor como con el transportista, si es necesario, y notificar el envío al solicitante/Gerente de proyecto, para que el solicitante sepa cuándo debe esperar la recepción física de la mercancía.

Gestionar contratación de servicios de consultorías y contratación de Servicios Profesionales (SSA, SC)

• Apoyar la revisión de los términos de referencias y el anuncio de vacantes de consultorías en plataforma UNDP_Jobs;
• Apoyar el proceso de selección de consultores y elaborar plantillas para evaluación, las actas de evaluación de candidatos/as;
• Elaborar Órdenes de Compra y contratos de Consultores Individuales (SSA).
• Coordinar contrataciones de Service Contract con PNUD EL Salvador, dando seguimiento desde el inicio del proceso de selección hasta firma de contrato.

Coordinar la administración de contratos

• Brindar apoyo en el proceso de administración de contratos;
• Crear e ingresar información de proveedores (Supplier), asegurando el adecuado registro según los documentos recibidos;

• Mantener un sistema de archivos.

  Brindar apoyo logístico

• Apoyar la organización logística y los procesos de adquisiciones de bienes y servicios necesarios para la ejecución de reuniones, talleres y eventos del proyecto siguiendo las normas y procedimientos de la organización;

• Coordinar las reservaciones de boletos de avión, pago de viáticos y dar seguimiento al reembolso de gastos de participantes nacionales e internacionales de acuerdo con las reglas y procedimientos de ONU Mujeres;
• Realizar otras tareas administrativas/logísticas como asignado por su supervisor.

Facilitar el desarrollo del conocimiento

• Participar en sesiones de capacitación para el personal administrativo y de programas;
• Brindar apoyo para recopilar y documentar las lecciones aprendidas y mejores prácticas.

Competencies

Valores

• Respeto por la diversidad
• Integridad
• Profesionalismo

Competencias

• Conocimiento y sensibilidad sobre asuntos de género
• Responsabilidad
• Solución creativa de problemas
• Comunicación efectiva
• Colaboración inclusiva - trabajo en equipo
• Trabajo con contrapartes
• Liderar por el ejemplo

Competencias Funcionales:

• Conocimiento de procesos de adquisiciones;
• Excelente capacidad de organización, planificación de actividades y gestionar volumen de trabajo con enfoque en resultados;
• Conocimiento y manejo de procedimientos institucionales;
• Capacidad para recopilar información y documentos y generar informes y flujos de trabajo;
• Capacidad de mantener discreción y confidencialidad;
• Buena disposición para el apoyo a otras áreas e integrantes del equipo de trabajo;
• Capacidad de construir relaciones con el equipo de trabajo y mantenerles informados de los avances en todo momento;
• Demostrar habilidades de comunicación oral y escrita incluyendo capacidad de redacción;
• Capacidad de recibir retroalimentación constructiva en forma positiva;
• Habilidades en el uso de herramientas informáticas.

Required Skills and Experience

Educacion:

• Licenciatura en Administración Empresas, Contabilidad, Ing. Industrial y/o afines;
• Certificación en adquisiciones de un proveedor internacional reconocido como CIPS, deseable;
• Interés en obtener la certificación interna de adquisiciones de ONU Mujeres es requerido.

Experiencia:

• Cinco (5) años de Experiencia en procesos administrativos
• Manejo de ambiente Windows y Microsoft Office a nivel avanzado.
• Experiencia laboral en el Sistema de Naciones Unidas en El Salvador

Requerimiento de idiomas:

• Español fluido
• ****Conocimientos del idioma Inglés (deseable a nivel intermedio****

El cumplimiento de estos requisitos deberá ser demostrado a través de la presentación de una carta donde se presente la experiencia de la persona que postula.

Para postularse, se deberán entregar:

1. UN Women Personal History Form (P11), que se puede encontrar en el link:

https://www.unwomen.org/sites/default/files/Headquarters/Attachments/Sections/About%20Us/Employment/UN-Women-P11-Personal-History-Form.doc, copia de certificados de estudio y/o título obtenido.

2. Documento de Identificación personal

Aquellos/as que no envíen la documentación completa o que lo hagan fuera de la fecha máxima establecida no serán considerados. Solo aquellas/os que clasifiquen en la lista corta serán contactados para entrevista, si se considera necesario.

NOTAS IMPORTANTES

• Al momento de aplicar se deberá cargar un (1) solo archivo en formato PDF. Se adjunta una guía para que usted pueda realizar este paso. https://www.wikihow.com/Merge-PDF-Files.
• ONU Mujeres no asume responsabilidad y solo describe una de las tantas formas de realizar este paso. Usted podrá utilizar la que considere prudente.
• Las aplicaciones recibidas incompletas o fuera de la fecha de cierre no serán consideradas.
• Solo aquellas candidaturas que clasifiquen en la lista corta serán contactadas para entrevista (si aplica).

Diversidad e inclusion:

En ONU Mujeres asumimos el compromiso de crear un entorno diverso e inclusivo de respeto mutuo. ONU Mujeres contrata, emplea, capacita, compensa y promueve sin discriminar por motivos de raza, religión, color, sexo, identidad de género, orientación sexual, edad, capacidad, origen nacional o cualquier otra condición contemplada en la ley. Todos los empleos se deciden en función de las aptitudes, la competencia, la integridad y las necesidades de la organización.

Si necesita algún tipo de adaptación razonable para participar en el proceso de reclutamiento y selección, incluya esta información en su candidatura.

ONU Mujeres tiene una política de tolerancia cero frente a las conductas incompatibles con los fines y objetivos de las Naciones Unidas y de ONU Mujeres, que incluyen la explotación y abusos sexuales, el acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación. Las candidatas y los candidatos seleccionadas/os deberán respetar las políticas y los procedimientos de ONU Mujeres y las normas de conducta exigidas al personal de la organización, por lo que se someterán a rigurosas verificaciones de referencias y antecedentes. (La verificación de antecedentes incluirá la comprobación de las credenciales académicas y el historial de empleo. Es posible que las candidatas y los candidatos seleccionadas/os deban proporcionar información adicional para realizar una verificación de antecedentes).