Asistente Senior de Administración

Contract

This is a LICA-5 contract. This kind of contract is known as Local Individual Contractor Agreements. It is normally only for nationals. It's an external contract. It usually requires 5 years of experience, depending on education. More about LICA-5 contracts.

Background Information - Job-specific

La Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS) es un órgano de las Naciones Unidas responsable de las infraestructuras, las adquisiciones y la gestión de proyectos (Resolución 65/176 de 2010 de la Asamblea General). Nuestra misión es ayudar a las personas a mejorar sus condiciones de vida y a los países a lograr la paz y un desarrollo sostenible. Las tres áreas prioritarias de UNOPS corresponden a:

i) Infraestructura Sostenible: UNOPS diseña, construye, repara y mantiene infraestructuras en algunos de los entornos más desafiantes del mundo. Sus actividades se centran en el desarrollo de infraestructura de transporte, educación y salud, entre otras áreas.

ii) Adquisiciones públicas: UNOPS es un recurso central de adquisiciones del sistema de las Naciones Unidas y los Gobiernos. Enfatiza en una entrega de bienes y servicios eficiente,transparente y sostenible.

iii) Gestión de proyectos: UNOPS gestiona al año más de mil proyectos humanitarios, de desarrollo y de consolidación de la paz para distintos asociados, garantizando calidad, eficacia y resultados que cumplan con los más altos estándares.

El trabajo de UNOPS busca la sostenibilidad medioambiental, social y económica, la cual contribuye a los progresos de equidad y bien común de los países en los que opera, promoviendo así el mejoramiento de las condiciones de vida de las personas más necesitadas. UNOPS tiene presencia en 23 países de América Latina y el Caribe. Los servicios, productos y asistencia técnica cumplen con los principios de la administración pública de transparencia, equidad, integridad, libre competencia, imparcialidad, moralidad, eficacia, eficiencia y respeto de las instituciones nacionales.

En Nicaragua, UNOPS viene brindando apoyo en la implementación de proyectos de infraestructura de salud con el Gobierno y diversos Bancos Internacionales de Desarrollo, la asistencia comprende entre otros el fortalecimiento de capacidades e implementación de programas y proyectos de inversión, desarrollo y/o revisión de estudios de inversión, diseños y estudios definitivos, y estrategias de adquisiciones, procesos de licitación y contrataciones, gerencia de obras de infraestructuras y supervisión de obras.

Para efectos de cumplir de manera eficiente y pertinente los compromisos adquiridos en el marco de esta asistencia técnica, UNOPS ha estructurado una Unidad Técnica para gestionar la uniformidad, la calidad, el mapeo de riesgos y lecciones aprendidas y la diseminación de buenas prácticas de gestión y el seguimiento de los avances de los proyectos del Programa.

Bajo la supervisión directa de el Asistente Superior de Administración proporciona Soporte a las operaciones de la oficina realizando una variedad de procesos administrativos estándar, asegurando alta calidad y precisión del trabajo.

Functional Responsibilities

Funciones clave esperadas: 1. Soporte administrativo

• Investiga y recupera datos estadísticos de fuentes internas y externas; Prepara cuadros, tablas e informes estadísticos, extrayendo datos de diversas fuentes.
• Da seguimiento a los plazos, compromisos asumidos, acciones tomadas y coordinación de la recolección y presentación de los informes al jefe de unidad.
• Brinda apoyo administrativo a conferencias, talleres, retiros.
• Recopila información para auditorías periódicas.

• Manejo de caja chica.

  2. Viajes y Logistica

• Procesa transacciones de viajes (autorizaciones y reclamaciones), incluso en el sistema OneUNOPS.solicitudes de visas, cédulas de identidad y otros documentos para todo el personal, los funcionarios de las Naciones Unidas y los visitantes, garantizando el cumplimiento de las normas y reglamentos de las Naciones Unidas.

• Proporciona información sobre servicios aéreos, tarifas y horarios de viaje para itinerarios específicos. Procesa reclamaciones de viaje en OneUNOPS y órdenes de compra para actividades de viaje, pagos y contratos.

• Organiza envíos, trámites de despacho de aduanas, preparación de documentos para envíos de UNOPS (recibidos/enviados), toda la documentación necesaria e implementación de acciones de seguimiento.

• Prepara documentación para autorizaciones de seguridad, procesa reservas de hotel, organiza recogidas en el aeropuerto, hospitalidad, protocolo, aduanas y apoyo de inmigración para funcionarios visitantes de la ONU/PNUD, según sea necesario.

  3. Inventario, gestión de activos, custodia, locales comunes y soporte general

• Realiza verificaciones de inventario físico, redactando informes periódicos de inventario y activos.

• Actúa como custodio para la gestión de los suministros de material de oficina, incluido el mantenimiento de la lista de existencias de material de oficina, la distribución de material de oficina según lo requiera el personal y el mantenimiento de un registro de distribución.
• Realiza e informa sobre encuestas sobre las necesidades de mantenimiento de oficinas y la satisfacción del cliente.

• Recopila información para encuestas administrativas en apoyo a la organización de servicios comunes.

  4. Creación de conocimientos e intercambio de conocimientos.

• Apoya la organización y entrega de iniciativas de capacitación y aprendizaje para el personal en temas relacionados con la Administración.
• Proporciona contribuciones sólidas a redes de conocimiento y comunidades de práctica mediante la síntesis de lecciones aprendidas y la difusión de mejores prácticas en Administración.
• Aporta comentarios, ideas y conocimiento interno sobre procesos y mejores prácticas y los utiliza de manera productiva.
• Mantiene la documentación de la unidad, incluidos registros y archivos, garantizando la custodia de materiales confidenciales.

El TDR adjunto despliega la mayor parte de las funciones, experiencia y conocimientos requeridos, por favor descárguelo para ampliar la lectura completa de esta sección.

Education/Experience/Language requirements

a. Educación - Se requiere ser graduado/a de estudios de secundaria.

• Título técnico y/o universitario (equivalente a Bachelor´s degree) es deseable y puede reemplazar algunos de los años de experiencia exigidos. Son deseables las carreras de Administración de empresas, administración pública, o similares.

b. Experiencia laboral

• Mínimo de cinco años de experiencia relevante en servicios administrativos generales o de apoyo a operaciones en organizaciones públicas o corporativas nacionales o internacionales.
• Se requiere dominio de computadoras y paquetes de software ofimático (MS Office) y experiencia en el manejo de sistemas de gestión basados ​​en web.
• Es deseable tener experiencia en el uso de sistemas empresariales, incluido OneUNOPS.
• Es deseable cierta experiencia en organizaciones del sistema de las Naciones Unidas.

c. Idiomas

• Dominio del español
• Es deseable nivel intermedio del dioma inglés.

*Solo serán consideradas las aplicaciones de candidatos/as nicaragüenses o extranjeros con permiso de trabajo vigente en Nicaragua.

**Por favor subir sus diplomas académicos o constancias académicas a su postulación***

Competencies ES

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones). Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas. Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios. Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión. Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas. Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común. Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Contract type, level and duration

Tipo de contrato: Acuerdo como Contratista Individual (LICA) (contrato regular mensual)

Contrato Regular Mensual: Este contrato se establece en la modalidad de contrato mensual regular, es decir se requiere una presentación de servicios continuada durante el periodo del contrato efectuándose los pagos asociados al contrato al final de cada mes natural.

Nivel de contrato: LICA 5 - (Candidatos/as locales, con nacionalidad nicaragüense o tener residencia permanente en el país)

Duración del Contrato: Contrato indefinido, vinculado a duración de proyectos, fondos y desempeño satisfactorio.

Duty station: Managua, Nicaragua. La posición se encuentra en un lugar de trabajo familiar.

UNOPS es un empleador incluyente, invitamos a mujeres, hombres y grupos diversos a postular.

Balance vida laboral y personal: UNOPS valora a su personal y reconoce la importancia de mantener un balance entre las responsabilidades familiares y personales.

Contamos con una política de equilibrio laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles.

Esta política se aplica al personal de UNOPS, bajo cualquier modalidad contractual.

A solicitud, UNOPS busca la posibilidad de acomodar candidatos/as con necesidades especiales.

Para mayor información sobre la modalidad contractual ICA, por favor siga el enlace: https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Información adicional

• No se aceptarán candidaturas no solicitadas.
• No se considerarán las candidaturas recibidas después de la fecha límite.
• Únicamente se contactará a los/as candidatos/as seleccionados/as, quienes serán invitados/as a la siguiente fase del proceso de selección, la cual consta de varias evaluaciones.
• UNOPS celebra la diversidad y se compromete a la igualdad de oportunidades de empleo. La plantilla de trabajo de UNOPS está compuesta por personas de nacionalidades, culturas, idiomas, razas, identidades de género, orientaciones sexuales y habilidades diversas. UNOPS tiene como objetivo mantener y fortalecer esta diversidad para garantizar la igualdad de oportunidades, así como un entorno de trabajo inclusivo para toda su plantilla de trabajo.
• UNOPS anima a candidatas cualificadas, así como a candidatos/as cualificados/as de grupos infrarrepresentados en la plantilla de UNOPS, a postularse. Estos grupos incluyen personas de grupos racializados o indígenas, miembros de identidades de género y orientaciones sexuales minoritarias, así como personas con discapacidad.
• A UNOPS le gustaría garantizar que todos/as los/as candidatos/as puedan desempeñarse lo mejor posible durante el proceso de evaluación. Si es seleccionado/a y necesita asistencia adicional para completar una prueba de evaluación, como ajustes razonables, informe a la persona responsable de recursos humanos cuando reciba la invitación.

Términos y condiciones

• Para los puestos de funcionariado, UNOPS se reserva el derecho de designar a un/a candidato/a para un nivel inferior al publicado en el anuncio de vacante.
• Las personas titulares de contratos de modalidad retainer deben completar una serie de cursos obligatorios antes de empezar a prestar servicios a UNOPS. Estos cursos deben completarse fuera de las horas trabajadas para UNOPS y la duración aproximada total es de unas cuatro horas. Para más información sobre los contratos de modalidad retainer, consulte esta página.
• Todo el personal de UNOPS tiene la responsabilidad de desempeñar sus tareas de conformidad con la Carta de las Naciones Unidas y las políticas y las instrucciones de UNOPS, así como con los marcos de rendición de cuentas correspondientes. Además, todo el personal debe demostrar que comprende los Objetivos de Desarrollo Sostenible en consonancia con los valores básicos de las Naciones Unidas y Nuestra Agenda Común.
• En el marco de sus políticas, UNOPS lleva a cabo verificaciones de antecedentes de todos/as los/as posibles candidatos/as. La contratación en UNOPS está supeditada a los resultados de dichas verificaciones.

Additional information