Asistente Finanzas

Job Description

DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Bajo la supervisión de la Dirección Financiera, el titular del cargo maneja todos los pagos y cobros en efectivo fuera de la oficina de país y registra y monitorea los movimientos de efectivo de la oficina de campo diariamente.

RESPONSABILIDADES

En el manejo de efectivo y procesamiento de pagos

- El asistente de Finanzas Cash and Bank realiza un seguimiento de los Saldos de Efectivo en la Oficina Central y trabaja con el Director Adjunto - Finanzas para difundir Cash a las Oficinas de Campo en base a los pronósticos de Field Cash. - Mantener los libros de caja en pesos y USD en los límites establecidos; asumir la responsabilidad de cualquier diferencia en efectivo que surja. - Asegurarse de que todos los pagos en efectivo estén debidamente respaldados y debidamente autorizados según el cronograma de delineación del IRC antes del desembolso. - Asegurarse de que las autorizaciones de las solicitudes de pago estén en línea con los límites aprobados matriz de delegación de aprobaciones. - Preparar las hojas de cálculo de efectivo y enviarlas semanalmente a la dirección financiera para la revisión y cargue en SUN. - Realizar el conteo de efectivo de todos los fondos disponibles en la oficina de campo cada viernes y enviar el reporte a la Dirección financiera. - Mantener registro de todos los recibos de caja que dan cuenta del ingreso de efectivo a la oficina por cualquier concepto y asegurar su registro en tiempos reales. - Cada mes sellar los documentos originales “PAGADOS o RECIBIDOS POR IRC” antes de enviarlos a Bogotá. - Mantener el archivo de información bancaria, de efectivo y cualquier otra relacionada con pagos y movimientos de efectivo. - Actuar como agente bancario para la oficina de país ubicada en Bogotá. - Apoyar las operaciones de tesorería de la oficina de país siempre que se requiera. - Asegúrese de que se sigan los procedimientos de control interno para todos los desembolsos de efectivo, intercambios, recibos y transferencias.

Envió de información soporte

- Se asegura de que toda la documentación contabilizada se envíe a Bogotá para que sea archivada en la forma que corresponde.

En la liberación de los pagos

- Asegurar que las verificaciones en el registro del libro de bancos de forma secuencial y por categoría de documentos - Asegurar que los coordinadores temáticos con fondos a cargo comprenden el proceso de legalización, recopilan la información de pagos realizados oportunamente y legalizan en los tiempos que se establezcan por parte de la dirección financiera. - Proporcionar una actualización oportuna al supervisor sobre el motivo faltante de efectivo, cuentas no pagadas o documentación no recibida. - Asegurar que recibe la facturación para pagos en la oficina de acuerdo a los plazos requeridos para cierres contables, liquidación de impuestos y requisitos de los donantes. - En el envío de la información financiera a la Dirección Financiera en Bogotá

- Asegurarse de que todos los documentos hayan sido sellados como 'PAGADOS', incluidos los detalles del número de cheque o soporte de pago en efectivo. - Mantener un sistema organizado y bien documentado (todos los archivos deben estar etiquetados de manera adecuada y visible) y un sistema de archivo secuencial para todos los comprobantes de desembolso de efectivo

- Todos los archivos deben organizarse secuencialmente y en sitios de archivo designados por separado para cheques y por tipos de moneda.

Registros contables

- Asegura que los libros de caja se completen sin ningún error de publicación mensual. - Valida los libros de caja en SUN y Q y A.

Otras responsabilidades del cargo

- Estar dispuesto y listo para participar en los programas de intercambio de personal de campo organizados por la Dirección Financiera. - Asistir y participar en entrenamientos identificados / organizados por su supervisor - Seguir los nuevos procedimientos y lineamientos designados en circulares del Director de País - Análisis de costos de Nueva York para escanear facturas y enviar a Bogotá para cumplir con el envío a NY mensualmente. - Otras tareas asignadas por el supervisor que estén relacionadas con el objeto contractual y que permitan el desarrollo de los programas del IRC.

RESPONSABILIDADES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO:

Ejercer las labores derivadas de su contrato de trabajo con sujeción a las normas de seguridad y salud en el trabajo no solo en defensa de su propia seguridad y salud sino también con respecto a los demás trabajadores y beneficiarios y en resguardo de las instalaciones donde labora, informando sobre condiciones o situaciones peligrosas al supervisor inmediato o a los órganos internos (área de seguridad y salud, comité de seguridad y salud laboral COPASST, convivencia laboral, brigadas de emergencias, comité de seguridad vial) para la prevención de accidentes y/o enfermedades laborales de manera que se puedan tomar acciones oportunamente. Usarán en forma correcta y mantendrán en buenas condiciones los equipos de protección personal dando cuenta inmediata al responsable de su suministro o mantenimiento, de la pérdida, deterioro, vencimiento, o mal funcionamiento de los mismos. Reportaran su estado de salud y participaran en las capacitaciones y en los comités de seguridad y salud, como COPASST, Convivencia Laboral, Comité de seguridad vial, brigadas de emergencias y otros que la organización determine. El incumplimiento de las responsabilidades y funciones de seguridad y salud, serán tenidas en cuenta como falta grave, y serán causal de procesos y medidas disciplinarias y/o terminación del contrato de trabajo.

Qualifications

REQUISITOS

- Contador Público, o Tecnólogo en Contabilidad y Finanzas. - Contar con 1 año de experiencia en áreas de tesorería y relacionadas con la descripción del cargo. - Experiencia mínima de un año en el área financiera de una organización sin fines de lucro. - Amplia experiencia en el trabajo con sistemas de contabilidad computarizados, hojas de cálculo estándar y programas de bases de datos, preferiblemente sistemas SUN y visiones. - Buena comprensión de inglés. - Capacidad para llevar a cabo responsabilidades de forma independiente con un soporte técnico mínimo. - Buenas habilidades de comunicación que funcionan en una diversidad de culturas. - Bueno en el papel de facilitador y jugador de equipo en la resolución de problemas.