Asistente de Operaciones
Provide operational and administrative support efficiently and effectively.
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Overview
Provide operational and administrative support efficiently and effectively.
You have:
- Complete secondary education.
- At least five years of work experience in general administration and office support tasks.
- Excellent command of Spanish and practical knowledge of English.
- General knowledge of office and operational support areas.
- Good knowledge of computer programs (especially word processing, spreadsheets, and presentation creation), for example, Microsoft Office.
- The following competencies are required: efficiency in providing administrative support for organizing meetings and events; ability to source and compile information from multiple sources; ability to adapt quickly to new programs and IT systems; writing skills; analytical skills and attention to detail; high discretion and responsibility for handling confidential matters; interpersonal skills, tact, and diplomacy; ability to work in a multicultural environment with a gender-sensitive and non-discriminatory attitude.
Grado: G5
Número de la vacante****: 047-25 Fecha de publicación: 19-05-2025 **Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra)******: 30-05-2025****
Job ID: 12951
Departamento: OR–América Latina y el Caribe
Unidad: ETD/OP-San José
Lugar de destino: San José
Tipo de contrato: Duración determinada
La OIT está lanzando una convocatoria de manifestación de interés para el puesto mencionado.
Pueden participar:
- Los candidatos internos de la OIT
- Los candidatos externos.
La OIT valora positivamente la diversidad de su personal. Se alientan las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con o sin discapacidad. Si no puede completar el formulario de solicitud en línea debido a una incapacidad, por favor envíe un correo electrónico a [email protected].
Marco orgánico
El puesto está adscrito al Equipo de Trabajo Decente y Oficina Países de la OIT (ETD/SJO) para América Central, Haití, Panamá y República Dominicana, cuyas principales funciones son el seguimiento administrativo y el apoyo de oficina del equipo de especialistas.
Objetivo principal
Como miembro del equipo, el/la titular del puesto proporcionará diversos servicios de apoyo en los ámbitos operacional y administrativo de manera eficiente, eficaz y orientada al cliente. Estos servicios están relacionados con la prestación de apoyo administrativo y de oficina, así como de apoyo en materia de recursos humanos, finanzas, viajes y logística, y precisan de la utilización del sistema de planificación de los recursos institucionales. El/la titular del puesto trabajará de forma plenamente operacional, lo que requiere la correcta aplicación de las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices establecidos a fin de recomendar el modo de proceder más adecuado en las áreas asignadas.
El/la titular del puesto trabajará bajo la supervisión del especialista técnico P4. Esta supervisión se centrará en la ejecución puntual de los procesos y en la calidad de los resultados. El/la titular trabajará con un relativo nivel de autonomía. El trabajo se examinará para comprobar que la normativa vigente se aplica correctamente.
Relaciones de trabajo
A nivel interno, el/la titular estará en contacto con el personal y los responsables concernidos de las oficinas exteriores, de los lugares donde se realizan proyectos y de la sede para proporcionar apoyo en los ámbitos operacional y administrativo y compartir información sobre los procesos y procedimientos especializados para la prestación de servicios. El/la titular del puesto mantendrá contactos con diversas unidades orgánicas para iniciar solicitudes de acciones administrativas, obtener las correspondientes autorizaciones, procesar esas acciones administrativas y darles seguimiento.
A nivel externo, el/la titular estará en contacto principalmente con sus homólogos en organismos de las Naciones Unidas, otras organizaciones internacionales, embajadas, misiones permanentes y autoridades competentes, a fin de solicitar o proporcionar la información necesaria para ultimar las cuestiones pendientes. El/la titular del puesto también mantendrá contactos con los proveedores de servicios para el seguimiento de las cuestiones pendientes.
Funciones y responsabilidades fundamentales
En función de las necesidades y prioridades de la Oficina a la que esté adscrito el puesto, el/la titular prestará servicios en el marco de las siguientes tareas:
- Proporcionar una serie de servicios de apoyo en los ámbitos administrativo y/u operacional. Contribuir al funcionamiento fluido y eficiente de la unidad de trabajo evaluando las necesidades, organizando y ejecutando las tareas que se le asignen en función de estas necesidades y proponiendo mejoras en los procesos de trabajo.
- Preparar, redactar y ultimar la correspondencia general y administrativa y efectuar un control de calidad de los documentos salientes, comprobando la exactitud de la información que contienen, la gramática, el estilo y su conformidad con la normativa aplicable. Hacer traducciones informales.
- Llevar el plan de viajes oficiales de la unidad de trabajo. Ocuparse de los trámites de viaje y alojamiento, coordinar los requisitos en materia de visados y seguridad y procesar las transacciones administrativas.
- Iniciar y procesar acciones administrativas relacionadas con los recursos humanos y las finanzas y darles seguimiento, comprobando que la información se ajusta a la normativa aplicable. Introducir datos completos en el sistema de planificación de los recursos institucionales. Desempeñar otras funciones de apoyo en materia de recursos humanos y finanzas cuando corresponda. Hacer las gestiones necesarias para la llegada y/o partida de personal, incluidos viajes, autorizaciones de seguridad, visados, transporte de efectos personales y otras prestaciones y derechos, y ocuparse del seguimiento de dichos trámites con las autoridades correspondientes cuando proceda.
- Realizar las operaciones necesarias para que pueda procederse a autorizar gastos y efectuar desembolsos. Preparar aportaciones, generar informes y extraer y compilar datos para sustentar la utilización óptima del presupuesto y la preparación de la documentación relacionada con el programa y presupuesto y el plan de trabajo.
- Coordinar y proporcionar una serie de servicios de apoyo administrativo y financiero para reuniones, talleres y otros eventos. Asegurar la preparación, traducción, publicación y divulgación puntuales de los documentos, presentaciones, archivos de información y materiales conexos. Redactar actas y hacer un seguimiento de la aplicación de las decisiones adoptadas.
- Asegurar el mantenimiento, la accesibilidad y la eficiencia de los sistemas de archivo de la unidad de trabajo. Actualizar los sitios web y las bases de datos. Recopilar, consolidar y presentar información / datos sobre temas específicos.
- Mantenerse al día sobre la evolución de las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices administrativos y compartir la información con el personal, aportando aclaraciones adicionales, siempre que se requiera. Proporcionar orientaciones a los miembros del personal con menos experiencia, según lo requieran las normas y procedimientos de trabajo aplicables.
- Desempeñar y/o coordinar otras tareas administrativas generales, como las relacionadas con los registros de asistencia y de licencias, los espacios de oficina, el registro, el inventario y las adquisiciones.
- Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.
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Requisitos mínimos
Formación
Estudios secundarios completos.
Experiencia
Un mínimo de cinco años de experiencia laboral en tareas de administración general y apoyo de oficina. Experiencia de trabajo con un sistema de planificación de recursos institucionales.
Idiomas
Excelente dominio del español y conocimiento práctico del inglés.
Conocimientos y competencias (técnicas/personales)
Conocimiento general de las áreas de apoyo de oficina y operacional. Conciencia de la naturaleza de los programas y actividades de la OIT. Buen conocimiento de programas informáticos (en particular, de procesamiento de textos, hojas de cálculo y creación de presentaciones), por ejemplo, los de Microsoft Office.
Además de las competencias fundamentales requeridas por la OIT [integridad y transparencia, sensibilidad a la diversidad, orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, orientación al cliente, comunicación, orientación al cambio, asumir la responsabilidad respecto del desempeño, orientación a la calidad, colaboración], para este puesto se exigen las competencias siguientes:
Eficiencia en la prestación de apoyo administrativo para la organización de reuniones y otros eventos. Capacidad para buscar, extraer y compilar información de fuentes múltiples. Capacidad para adaptarse con rapidez a los nuevos programas y sistemas informáticos. Aptitudes de redacción. Aptitudes analíticas y capacidad para prestar atención a los detalles. Alto grado de discreción y sentido de la responsabilidad para tratar asuntos confidenciales. Aptitudes interpersonales, tacto y diplomacia en el trato con otras personas. Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.
Proceso de reclutamiento
Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite ILO JOBS. El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.
Evaluaciones (las cuales pueden incluir una o varias pruebas escritas y una pre-entrevista basada en las competencias)
Dependiendo de la ubicación y disponibilidad de los candidatos, asesores y miembros del jurado en las entrevistas, la OIT se reserva el derecho a utilizar tecnologías de comunicación como ZOOM, TEAMS videoconferencia, e-mail, etc para llevar a cabo la evaluación de los candidatos en las distintas etapas del proceso de contratación, incluyendo el centro de evaluación, las pruebas técnicas y las entrevistas.
Peligro fraude
La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org. Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.
Potential interview questions
| Describe a time when you had to manage multiple tasks under tight deadlines. How did you prioritize your work? | The interviewer is assessing your organizational and time management skills under pressure. | Provide clear examples of how you prioritized tasks and the outcome. |
| Can you give an example of how you ensured confidentiality in your previous roles? | This question evaluates your understanding of discretion in handling sensitive information. | Pro members can see the explanation. |
| How do you handle it when there’s a conflict between team members? | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
| What strategies do you use to ensure effective communication with different stakeholders? | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
| How would you approach learning a new software system required for the job? | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
| Describe your experience in organizing meetings or events. What steps do you take to ensure their success? | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
| What is your process for ensuring accuracy in documents that you prepare? | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
| How do you ensure you stay updated on the policies and procedures relevant to your role? | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
Added 1 year ago
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Updated 1 year ago
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Source:
jobs.ilo.org
