Asistente de Adquisiciones (SC6)

Logistics & Procurement

Overview

Asegurar la coordinación y realizar investigaciones para compras eficientes.

You have:

• Familiaridad demostrada con la compra a nivel local de productos, bienes y servicios.
• Experiencia en la búsqueda de proveedores y en coordinarse con minoristas, mayoristas y comerciantes.
• Conocimiento del idioma inglés.
• Como mínimo haber cursado tercer año en una carrera relevante como Economía, Comercio, Administración de Empresas, Ingeniería, Derecho o Contabilidad.
• Experiencia liderando personal.

TERMINOS DE REFERENCIA

INFORMACION GENERAL DE LA VACANTE.

Título de la vacante: Asistente de Adquisiciones

Tipo de Contrato: Contrato de Servicios

Nivel: SC6

Duración: Periodo probatorio 1 año.

Unidad: Operaciones /Adquisiciones.

País/Departamento: El Salvador/San Salvador.

ACERCA DEL PMA:

El Programa Mundial de Alimentos (PMA) de las Naciones Unidas salva vidas en emergencias y cambia la vida de millones de personas alrededor del mundo. La misión del PMA es ayudar a alcanzar la meta del Hambre Cero para el año 2030. En El Salvador, se enfoca en hogares vulnerables a través de la protección social con amplio enfoque en nutrición, apoyo a pequeños productores en acceso a mercados, aumentar la resiliencia ante el cambio climático en poblaciones vulnerables y dar respuesta en situación de emergencias de lento y rápido desarrollo.

CONTEXTO ORGANIZATIVO:

La posición tiene sede en la oficina de país de El Salvador, reportando directamente a la Oficial de Cadena de Suministros.

Los titulares de puestos de este nivel dan muestras de responsabilidad y espíritu de iniciativa para responder autónomamente a consultas y problemas disponiendo solo de orientaciones de orden general. Se requiere que hagan uso de buen criterio frente a los problemas imprevistos que puedan surgir a diario. Los titulares deben tener un grado de especialización y conocimientos que les permitan adaptar y contribuir a desarrollar sistemas y procesos con el fin de mejorar continuamente el nivel de apoyo prestado. Los titulares del puesto supervisan, brindan asesoramiento técnico, instruyen y coordinan a un equipo de personal de apoyo.

FINALIDAD DEL PUESTO:

Asegurar la coordinación, prestar servicios administrativos y realizar investigaciones para sostener la prestación eficiente y eficaz de los servicios de compras.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES:

1. Proporcionar coordinación operacional y servicios administrativos, para apoyar proyectos y actividades de compra, aplicando procesos estándar y contribuyendo a la adquisición efectiva de bienes y servicios.
2. Encontrar y recomendar posibles proveedores, y compilar datos y documentos para fundamentar la selección, velando por la aplicación de procesos estándar.
3. Revisar, registrar y ordenar por prioridad las solicitudes de compra, y prestar apoyo a las unidades interesadas, con el fin de apoyar la adquisición de bienes y servicios apropiados, al menor costo para el PMA.
4. Contribuir a las negociaciones con nuevos proveedores acerca de los términos y condiciones de los pedidos, junto a un oficial de categoría superior, para obtener las mejores condiciones y los costos más bajos para el PMA.
5. Preparar las órdenes de compra, los contratos y toda la documentación justificativa para que la parte interesada los apruebe, y aprobar las compras en virtud de las facultades que se le deleguen, para hacer posible la compra rápida de bienes y servicios.
6. Guiar oportuna y organizadamente en la elaboración del plan de compras anual a las unidades, así como realizar revisión de medio año y llevar el seguimiento mensual de su implementación para presentar a su jefe inmediato.
7. Resolver los problemas relacionados con los bienes entregados, recurriendo al propio espíritu de iniciativa, manteniendo el contacto con todas las partes y aplicando procesos estándar, para garantizar que los problemas se resuelvan con oportunidad y precisión.
8. Buscar, recopilar y analizar datos para producir informes que permitan a los Oficiales de Adquisiciones tomar decisiones informadas y garanticen la coherencia de la información que se presenta a las partes interesadas.
9. Gestionar las actualizaciones y desarrollar las bases de datos y los registros, para velar por que la información sea exacta, esté organizada, resulte accesible y responda a las obligaciones de presentación de informes.
10. Mantener las relaciones con sus homólogos internos, para sostener la armonización de las actividades de compra con programas más amplios y garantizar un enfoque coherente en la atención de las necesidades de asistencia alimentaria.
11. Supervisar el trabajo del personal de apoyo, proporcionándole asesoramiento práctico y orientación, para garantizar que los objetivos individuales y colectivos se alcancen de conformidad con las normas y los plazos convenidos, así como manteniendo la armonía, motivación y trabajo en equipo.
12. Aplicar las prácticas estándar de preparación en emergencias para ayudar al PMA a intervenir con rapidez y enviar los alimentos y los recursos necesarios a las zonas damnificadas al comienzo de una crisis.

CAPACIDADES FUNCIONALES:

Capacidad específica

Descripción del comportamiento esperado para el nivel de competencia

Licitaciones y contrataciones

Despliega un conocimiento especializado de los procesos para respaldar la implementación de contratos y licitaciones en el PMA mediante la recopilación de la información necesaria.

Gestión de proveedores

Aprovecha la comprensión básica de las necesidades operativas para definir los requisitos y los criterios de selección de los proveedores.

Información sobre los bienes y los productos/servicios

Maneja acertadamente los productos/servicios basándose en la comprensión de las fuentes, las tecnologías, las propiedades y los principios y prácticas de contratación pública.

Sistemas y presentación de informes

Demuestra un conocimiento sólido de los sistemas de adquisición y del sistema operativo y los instrumentos institucionales para llevar a cabo diversos análisis y generar informes que impulsen la toma de decisiones.

Ética y cumplimiento

Mantiene registros minuciosos de las actividades de conformidad con las normas de cumplimiento para aumentar la facilidad de respuesta a las consultas de auditoría básicas.

EXPERIENCIA PARA DESEMPEÑAR ESTA FUNCIÓN:

• • Familiaridad demostrada con la compra a nivel local de productos, bienes y servicios (por ejemplo, donaciones de efectivo o en especie).
  • Experiencia en la búsqueda de proveedores y en coordinarse con minoristas, mayoristas y comerciantes. Conocimiento demostrado de los procesos de adquisición y sus vínculos con otras operaciones (p. ej., de logística).
  • Experiencia liderando personal.

CUALIFICACIONES ACADÉMICAS ESTÁNDAR MÍNIMAS:

Formación: Como mínimo haber cursado tercer año en una de las siguientes carreras: Economía, Comercio, Administración de Empresas, Ingeniería, Derecho o Contabilidad u otro campo relevante.

Idiomas: Conocimiento del idioma inglés.

El Programa Mundial de Alimentos estimula la candidatura de mujeres para esta vacante.

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Added 4 years ago - Updated 1 year ago - Source: wfp.org