Asistente de Adquisiciones (SC6)
TERMINOS DE REFERENCIA
INFORMACION GENERAL DE LA VACANTE.
Título de la vacante: Asistente de Adquisiciones
Tipo de Contrato: Contrato de Servicios
Nivel: SC6
Duración: Periodo probatorio 1 año.
Unidad: Operaciones /Adquisiciones.
País/Departamento: El Salvador/San Salvador.
ACERCA DEL PMA:
El Programa Mundial de Alimentos (PMA) de las Naciones Unidas salva vidas en emergencias y cambia la vida de millones de personas alrededor del mundo. La misión del PMA es ayudar a alcanzar la meta del Hambre Cero para el año 2030. En El Salvador, se enfoca en hogares vulnerables a través de la protección social con amplio enfoque en nutrición, apoyo a pequeños productores en acceso a mercados, aumentar la resiliencia ante el cambio climático en poblaciones vulnerables y dar respuesta en situación de emergencias de lento y rápido desarrollo.
CONTEXTO ORGANIZATIVO:
La posición tiene sede en la oficina de país de El Salvador, reportando directamente a la Oficial de Cadena de Suministros.
Los titulares de puestos de este nivel dan muestras de responsabilidad y espíritu de iniciativa para responder autónomamente a consultas y problemas disponiendo solo de orientaciones de orden general. Se requiere que hagan uso de buen criterio frente a los problemas imprevistos que puedan surgir a diario. Los titulares deben tener un grado de especialización y conocimientos que les permitan adaptar y contribuir a desarrollar sistemas y procesos con el fin de mejorar continuamente el nivel de apoyo prestado. Los titulares del puesto supervisan, brindan asesoramiento técnico, instruyen y coordinan a un equipo de personal de apoyo.
FINALIDAD DEL PUESTO:
Asegurar la coordinación, prestar servicios administrativos y realizar investigaciones para sostener la prestación eficiente y eficaz de los servicios de compras.
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES:
- Proporcionar coordinación operacional y servicios administrativos, para apoyar proyectos y actividades de compra, aplicando procesos estándar y contribuyendo a la adquisición efectiva de bienes y servicios.
- Encontrar y recomendar posibles proveedores, y compilar datos y documentos para fundamentar la selección, velando por la aplicación de procesos estándar.
- Revisar, registrar y ordenar por prioridad las solicitudes de compra, y prestar apoyo a las unidades interesadas, con el fin de apoyar la adquisición de bienes y servicios apropiados, al menor costo para el PMA.
- Contribuir a las negociaciones con nuevos proveedores acerca de los términos y condiciones de los pedidos, junto a un oficial de categoría superior, para obtener las mejores condiciones y los costos más bajos para el PMA.
- Preparar las órdenes de compra, los contratos y toda la documentación justificativa para que la parte interesada los apruebe, y aprobar las compras en virtud de las facultades que se le deleguen, para hacer posible la compra rápida de bienes y servicios.
- Guiar oportuna y organizadamente en la elaboración del plan de compras anual a las unidades, así como realizar revisión de medio año y llevar el seguimiento mensual de su implementación para presentar a su jefe inmediato.
- Resolver los problemas relacionados con los bienes entregados, recurriendo al propio espíritu de iniciativa, manteniendo el contacto con todas las partes y aplicando procesos estándar, para garantizar que los problemas se resuelvan con oportunidad y precisión.
- Buscar, recopilar y analizar datos para producir informes que permitan a los Oficiales de Adquisiciones tomar decisiones informadas y garanticen la coherencia de la información que se presenta a las partes interesadas.
- Gestionar las actualizaciones y desarrollar las bases de datos y los registros, para velar por que la información sea exacta, esté organizada, resulte accesible y responda a las obligaciones de presentación de informes.
- Mantener las relaciones con sus homólogos internos, para sostener la armonización de las actividades de compra con programas más amplios y garantizar un enfoque coherente en la atención de las necesidades de asistencia alimentaria.
- Supervisar el trabajo del personal de apoyo, proporcionándole asesoramiento práctico y orientación, para garantizar que los objetivos individuales y colectivos se alcancen de conformidad con las normas y los plazos convenidos, así como manteniendo la armonía, motivación y trabajo en equipo.
- Aplicar las prácticas estándar de preparación en emergencias para ayudar al PMA a intervenir con rapidez y enviar los alimentos y los recursos necesarios a las zonas damnificadas al comienzo de una crisis.
CAPACIDADES FUNCIONALES:
Capacidad específica
Descripción del comportamiento esperado para el nivel de competencia
Licitaciones y contrataciones
Despliega un conocimiento especializado de los procesos para respaldar la implementación de contratos y licitaciones en el PMA mediante la recopilación de la información necesaria.
Gestión de proveedores
Aprovecha la comprensión básica de las necesidades operativas para definir los requisitos y los criterios de selección de los proveedores.
Información sobre los bienes y los productos/servicios
Maneja acertadamente los productos/servicios basándose en la comprensión de las fuentes, las tecnologías, las propiedades y los principios y prácticas de contratación pública.
Sistemas y presentación de informes
Demuestra un conocimiento sólido de los sistemas de adquisición y del sistema operativo y los instrumentos institucionales para llevar a cabo diversos análisis y generar informes que impulsen la toma de decisiones.
Ética y cumplimiento
Mantiene registros minuciosos de las actividades de conformidad con las normas de cumplimiento para aumentar la facilidad de respuesta a las consultas de auditoría básicas.
EXPERIENCIA PARA DESEMPEÑAR ESTA FUNCIÓN:
- Familiaridad demostrada con la compra a nivel local de productos, bienes y servicios (por ejemplo, donaciones de efectivo o en especie).
- Experiencia en la búsqueda de proveedores y en coordinarse con minoristas, mayoristas y comerciantes. Conocimiento demostrado de los procesos de adquisición y sus vínculos con otras operaciones (p. ej., de logística).
- Experiencia liderando personal.
CUALIFICACIONES ACADÉMICAS ESTÁNDAR MÍNIMAS:
Formación: Como mínimo haber cursado tercer año en una de las siguientes carreras: Economía, Comercio, Administración de Empresas, Ingeniería, Derecho o Contabilidad u otro campo relevante.
Idiomas: Conocimiento del idioma inglés.
El Programa Mundial de Alimentos estimula la candidatura de mujeres para esta vacante.