Asistente de Administración

Admin

Overview

Coordinate and provide high-quality administrative services

You have:

• Minimum 5 years in relevant academic fields such as Business Administration, Public Administration, Engineering or related fields.
• Intermediate level proficiency in English.
• Experience in supervising a team of more than 10 people.
• Strong knowledge of MS Office, especially Excel.
• Experience in inventory management of fixed assets.
• Proficiency in SAP platform.
• Knowledge of Tableau and Power BI is desirable.
• Ability to provide training and orientation to staff on administrative procedures.

TERMINOS DE REFERENCIA

INFORMACION GENERAL DE LA VACANTE.

Título de la vacante: Asistente de Administración.

Tipo de Contrato: Contrato Fijo – Servicios Generales

Nivel: GS6

Duración: Periodo probatorio 1 año.

Unidad: Servicios de Soporte

País/Departamento: El Salvador/San Salvador.

ACERCA DEL PMA:

El Programa Mundial de Alimentos (PMA) de las Naciones Unidas salva vidas en emergencias y cambia la vida de millones de personas alrededor del mundo. La misión del PMA es ayudar a alcanzar la meta del Hambre Cero para el año 2030. En El Salvador, se enfoca en hogares vulnerables a través de la protección social con amplio enfoque en nutrición, apoyo a pequeños productores en acceso a mercados, aumentar la resiliencia ante el cambio climático en poblaciones vulnerables y dar respuesta en situación de emergencias de lento y rápido desarrollo.

CONTEXTO ORGANIZATIVO:

La posición tiene sede en la oficina de país de El Salvador, reportando directamente a la oficial de Finanzas - coordinadora del área de Servicios de Soporte.

En este nivel, los titulares deben dar muestras de responsabilidad y espíritu de iniciativa para responder autónomamente a consultas complejas disponiendo solo de orientaciones de orden general. Se requiere que hagan uso de buen criterio frente a los problemas imprevistos que puedan surgir a diario. Los titulares deben tener un grado de especialización y conocimientos que les permitan adaptar y contribuir a desarrollar sistemas y procesos con el fin de mejorar continuamente el nivel de apoyo prestado. Los titulares deben administrar recursos e instruir y coordinar a un equipo de funcionarios de apoyo.

FINALIDAD DEL PUESTO:

Coordinar y proporcionar servicios administrativos de alta calidad, con excelente capacidad de relacionarse interpersonalmente con tacto, respeto y cordialidad, enfocándose en la atención al cliente interno y con proveedores para conseguir la mejor relación calidad-precio.

El o la titular de esta posición será el referente de los procesos administrativos de la oficina del PMA en El Salvador, y supervisará las acciones de los equipos de transporte, mantenimiento y limpieza, recepción, y seguridad estacionaria. Capacidad para ejecutar los gastos planificados en el presupuesto administrativos autorizados, preparación y presentación de reportes estadísticos de consumos de suministros y responsable del manejo y registro de inventarios

Deberá estar preparado de manera integral con una sólida formación humanística, científica y tecnológica, con una visión multidisciplinaria del proceso administrativo, es decir, habilidad en el campo de la planificación, la organización, la dirección y el control, especialista en coordinar los esfuerzos humanos y materiales para el logro de los objetivos organizacionales

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES:

1. Verificar las necesidades de recursos en la propia esfera de responsabilidad (instalaciones del PMA, activos, parque de vehículos ligeros, etc.) y ayudar a determinar las nuevas necesidades para facilitar la eficiencia y la eficacia en función de los costos de las operaciones y los servicios.

2. Encargarse de la prestación de varios servicios, como los relacionados con la gestión de instalaciones, los viajes, el protocolo o la gestión de vehículos ligeros, entre otros, informando de cualquier discrepancia al supervisor para velar por que los servicios se presten de forma coherente y oportuna, a fin de garantizar un entorno de trabajo seguro y cómodo para el personal del PMA.

3. Ayudar a producir datos de diverso tipo y compilar y preparar informes para contribuir al suministro de información precisa destinada a la adopción de decisiones informadas y apoyar la gestión eficaz y oportuna de los recursos del PMA.

4. Contribuir a la planificación, seguimiento y tramitación de las medidas administrativas relacionadas con las adquisiciones, las finanzas, los recursos humanos, etc., incluidos los contratos con proveedores externos, a fin de garantizar que todos los datos se registren de manera precisa y oportuna y se procesen en los sistemas institucionales del PMA, y que se resuelvan todos los problemas operacionales.

5.Adaptar y poner al día los procesos administrativos, apoyando la implementación de los procedimientos operativos, con el fin de contribuir a la mejora continua de los servicios administrativos en la propia esfera de responsabilidad.

6.Responder a toda una serie de consultas relacionadas con la prestación de servicios administrativos con el fin de contribuir a solucionar los problemas cotidianos.

7.Coordinar las actividades de un equipo de miembros del personal que trabajan en su misma esfera, para garantizar que los objetivos individuales y colectivos se cumplan de conformidad con todas las disposiciones, políticas y procedimientos pertinentes, y con el plan de actuación profesional.

8.Proporcionar capacitación y orientación al personal en la interpretación de los procedimientos, políticas y procesos administrativos, y en el uso de los sistemas institucionales para garantizar la coherencia y la eficiencia de los servicios prestados a todos los clientes.

9. Responsable del mantenimiento adecuado, registro y resguardo de los activos de la organización bajo la normativa establecida por PMA

CAPACIDADES FUNCIONALES:

Capacidad específica

Descripción del comportamiento esperado para el nivel de competencia

Servicios de apoyo operativo y elaboración de informes

Da muestras de gran capacidad para determinar las necesidades a nivel de país y desarrollar soluciones y planes de acción centrados en el cliente. Comunica conclusiones basadas en datos de una manera muy impactante y adaptada al público destinatario.

Controles internos y gestión de riesgos

Utiliza su comprensión de los enfoques de gestión de riesgos y los controles internos para seguir de cerca los proyectos y programas con el fin de confirmar el cumplimiento de las normas y garantizar la integridad de los datos y la satisfacción del cliente.

Gestión de recursos

Supervisa las tendencias en la dotación de personal y el uso de los recursos para anticipar y remitir las cuestiones que podrían resultar problemáticas al personal directivo del programa y a los clientes principales.

Conocimientos especializados en servicios administrativos

Demuestra un conocimiento general o especializado de las mejores prácticas, técnicas y procesos administrativos, y una buena comprensión de las normas, los procesos y la infraestructura del PMA en su esfera de responsabilidad, y aplica todo ello para garantizar la prestación de servicios de administración eficientes y eficaces.

Atención prioritaria al cliente

Se ocupa del seguimiento y la supervisión del trabajo administrativo, cotejándolo con las normas y los protocolos establecidos para prestar servicios de excelencia. Vela por que los problemas del cliente se detecten y resuelvan.

EXPERIENCIA PARA DESEMPEÑAR ESTA FUNCIÓN:

• • Ha demostrado una sólida comprensión de las normas de funcionamiento administrativo y conocimiento de las cuestiones humanitarias y de desarrollo internacionales a través de su trabajo diario.
  • Ha proporcionado orientación ad hoc a los nuevos miembros del personal.
  • Experiencia en la supervisión de personal (más de 10 personas)
  • Control de procesos administrativos recurrentes (como por ejemplo contratos con proveedores, servicios básicos, mantenimiento de oficina, etc)
  • Inventario de activo fijo
  • Conocimiento de plataforma en ambiente SAP
  • Fuertes conocimientos de MS Office, especialmente en Excel

CONOCIMIENTOS DESEABLES: Uso de Tableau, Power BI.

CUALIFICACIONES ACADÉMICAS ESTÁNDAR MÍNIMAS:

Formación: Con un mínimo de quinto año en una de las siguientes carreras: Administración de Empresas/Administración Pública, Ingeniería u otro campo relevante relacionado con la gestión y administración de oficinas.

Idiomas: Mínimo conocimiento del idioma inglés a un nivel intermedio.

Competencias requeridas: Orientación a la eficiencia, servicio al cliente, Trabajo en equipo, Comunicación Efectiva, Manejo de Tecnologías de la Información y Comunicación, indispensable manejo avanzado en EXCEL

El Programa Mundial de Alimentos estimula la candidatura de mujeres para esta vacante.

Apply now

Potential interview questions

Added 4 years ago - Updated 1 year ago - Source: wfp.org