Asistente de Administración

Contract

This is a LICA-4 contract. This kind of contract is known as Local Individual Contractor Agreements. It is normally only for nationals. It's an external contract. It usually requires 4 years of experience, depending on education. More about LICA-4 contracts.

Background Information - Job-specific

La Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS) es un órgano de las Naciones Unidas responsable de las infraestructuras, las adquisiciones y la gestión de proyectos (Resolución 65/176 de 2010 de la Asamblea General). Nuestra misión es ayudar a las personas a mejorar sus condiciones de vida y a los países a lograr la paz y un desarrollo sostenible. Las tres áreas prioritarias de UNOPS corresponden a:

i) Infraestructura Sostenible: UNOPS diseña, construye, repara y mantiene infraestructuras en algunos de los entornos más desafiantes del mundo. Sus actividades se centran en el desarrollo de infraestructura de transporte, educación y salud, entre otras áreas. ii) Adquisiciones públicas: UNOPS es un recurso central de adquisiciones del sistema de las Naciones Unidas y los Gobiernos. Enfatiza en una entrega de bienes y servicios eficiente, transparente y sostenible. iii) Gestión de proyectos: UNOPS gestiona al año más de mil proyectos humanitarios, de desarrollo y de consolidación de la paz para distintos asociados, garantizando calidad, eficacia y resultados que cumplan con los más altos estándares.

El trabajo de UNOPS busca la sostenibilidad medioambiental, social y económica, la cual contribuye a los progresos de equidad y bien común de los países en los que opera, promoviendo así el mejoramiento de las condiciones de vida de las personas más necesitadas. UNOPS tiene presencia en 23 países de América Latina y el Caribe. Los servicios, productos y asistencia técnica cumplen con los principios de la administración pública de transparencia, equidad, integridad, libre competencia, imparcialidad, moralidad, eficacia, eficiencia y respeto de las instituciones nacionales.

En Nicaragua, UNOPS viene brindando apoyo en la implementación de proyectos de infraestructura de salud con el Gobierno y diversos Bancos Internacionales de Desarrollo, la asistencia comprenderá entre otros el fortalecimiento de capacidades e implementación de programas y proyectos de inversión, desarrollo y/o revisión de estudios de inversión, diseños y estudios definitivos, y estrategias de adquisiciones, procesos de licitación y contrataciones, gerencia de obras de infraestructuras y supervisión de obras.

Para efectos de cumplir de manera eficiente y pertinente los compromisos adquiridos en el marco de esta asistencia técnica, UNOPS ha estructurado una Unidad Técnica para gestionar la uniformidad, la calidad, el mapeo de riesgos y lecciones aprendidas y la diseminación de buenas prácticas de gestión y el seguimiento de los avances de los proyectos del Programa.

Functional Responsibilities

Bajo la supervisión del/la Asociado/a de Administración, Coordinador de área de Proyecto, el/la Asistente Administrativo/a, será responsable de realizar las siguientes actividades, sin limitarse exclusivamente a ellas:

Principales funciones:

● Apoyar administrativamente al proyecto o área.

● Asegurar un adecuado sistema de archivo (físico y electrónico) del proyecto.

● Apoyar en la gestión del inventario de bienes del Proyecto.

● Otras actividades adicionales asignadas por el/la supervisor

Actividades específicas:

● Asegurar el establecimiento y mantenimiento del sistema de registro del archivo del

proyecto/ programa o área.

● Apertura de archivos según sea necesario, manteniéndolos debidamente identificados, almacenados y accesibles.

● Recibo, registro, codificación, distribución y seguimiento de correspondencia (entrante y saliente).

● Suministro de fotocopias del material de los archivos según se solicite.

● Apoyar en la redacción, elaboración de correspondencia, minutas, actas, manuales locales, etc.

● Apoyar en la preparación y seguimiento de controles adecuados para la gestión del inventario del proyecto/programa o área.

● Llevar el control de suministros de trabajo, limpieza y demás de la Oficina.

● Apoyar en los procesos de pago en observación a las políticas y regulaciones financieras y administrativas de UNOPS.

● Apoyar en los procesos administrativos y logísticos para la gestión de viajes, talleres, capacitaciones, reuniones, traslados de personal, correspondencia y otros eventos.

● Mantener una comunicación adecuada y fluida a lo interno y externo del proyecto.

● Apoyar al proyecto en actividades específicas relacionadas con proveedores, servicio al cliente.

El TDR adjunto despliega la mayor parte de las funciones, experiencia y conocimientos requeridos, por favor descárguelo para ampliar la lectura completa de esta sección.

Education/Experience/Language requirements

a. Educación

• Finalización de estudios secundarios es requerido.
• Preferiblemente estudios universitarios a nivel de licenciatura en administración de empresas, Ingeniería Industrial, Economía o carreras afines es deseable y podrá sustituir años de experiencia.

b. Experiencia laboral

● Se requiere contar con un mínimo de cuatro (4) años de experiencia en el apoyo administrativo, de preferencia en organismos internacionales o agencias del Sistema de las Naciones.

● Experiencia en cualquiera de las siguientes áreas será altamente valorada: administración, adquisiciones, finanzas, logística y monitoreo, proyectos/empresas de infraestructura, proyectos/empresas del sector salud.

● Será altamente valorado contar con experiencia en administración documental (administrativa y financiera).

● Se valorará el manejo de los paquetes de oficina (preferiblemente G Suite o MS Office a su vez).

c. Idiomas

● Es requerido el conocimiento del idioma español (oral y escrito).

● Será valorado el conocimiento del idioma inglés (oral y escrito).

*Solo serán consideradas las aplicaciones de candidatos/as nicaragüenses o extranjeros con permiso de trabajo vigente en Nicaragua.

**Por favor subir sus diplomas académicos o constancias académicas a su postulación***

Competencies ES

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones). Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas. Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios. Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión. Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas. Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común. Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Contract type, level and duration

Tipo de contrato: Acuerdo como Contratista Individual (LICA) (contrato regular mensual)

Contrato Regular Mensual: Este contrato se establece en la modalidad de contrato mensual regular, es decir se requiere una presentación de servicios continuada durante el periodo del contrato efectuándose los pagos asociados al contrato al final de cada mes natural.

Nivel de contrato: LICA 4 - (Candidatos/as locales, con nacionalidad nicaragüense o tener residencia permanente en el país)

Duración del Contrato: Contrato indefinido, vinculado a duración de proyectos, fondos y desempeño satisfactorio.

Duty station: Managua, Nicaragua. La posición se encuentra en un lugar de trabajo familiar.

UNOPS es un empleador incluyente, invitamos a mujeres, hombres y grupos diversos a postular.

Balance vida laboral y personal: UNOPS valora a su personal y reconoce la importancia de mantener un balance entre las responsabilidades familiares y personales.

Contamos con una política de equilibrio laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles.

Esta política se aplica al personal de UNOPS, bajo cualquier modalidad contractual.

A solicitud, UNOPS busca la posibilidad de acomodar candidatos/as con necesidades especiales.

Para mayor información sobre la modalidad contractual ICA, por favor siga el enlace: https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Información adicional

• No se aceptarán candidaturas no solicitadas.
• No se considerarán las candidaturas recibidas después de la fecha límite.
• Únicamente se contactará a los/as candidatos/as seleccionados/as, quienes serán invitados/as a la siguiente fase del proceso de selección, la cual consta de varias evaluaciones.
• UNOPS celebra la diversidad y se compromete a la igualdad de oportunidades de empleo. La plantilla de trabajo de UNOPS está compuesta por personas de nacionalidades, culturas, idiomas, razas, identidades de género, orientaciones sexuales y habilidades diversas. UNOPS tiene como objetivo mantener y fortalecer esta diversidad para garantizar la igualdad de oportunidades, así como un entorno de trabajo inclusivo para toda su plantilla de trabajo.
• UNOPS anima a candidatas cualificadas, así como a candidatos/as cualificados/as de grupos infrarrepresentados en la plantilla de UNOPS, a postularse. Estos grupos incluyen personas de grupos racializados o indígenas, miembros de identidades de género y orientaciones sexuales minoritarias, así como personas con discapacidad.
• A UNOPS le gustaría garantizar que todos/as los/as candidatos/as puedan desempeñarse lo mejor posible durante el proceso de evaluación. Si es seleccionado/a y necesita asistencia adicional para completar una prueba de evaluación, como ajustes razonables, informe a la persona responsable de recursos humanos cuando reciba la invitación.

Términos y condiciones

• Para los puestos de funcionariado, UNOPS se reserva el derecho de designar a un/a candidato/a para un nivel inferior al publicado en el anuncio de vacante.
• Las personas titulares de contratos de modalidad retainer deben completar una serie de cursos obligatorios antes de empezar a prestar servicios a UNOPS. Estos cursos deben completarse fuera de las horas trabajadas para UNOPS y la duración aproximada total es de unas cuatro horas. Para más información sobre los contratos de modalidad retainer, consulte esta página.
• Todo el personal de UNOPS tiene la responsabilidad de desempeñar sus tareas de conformidad con la Carta de las Naciones Unidas y las políticas y las instrucciones de UNOPS, así como con los marcos de rendición de cuentas correspondientes. Además, todo el personal debe demostrar que comprende los Objetivos de Desarrollo Sostenible en consonancia con los valores básicos de las Naciones Unidas y Nuestra Agenda Común.
• En el marco de sus políticas, UNOPS lleva a cabo verificaciones de antecedentes de todos/as los/as posibles candidatos/as. La contratación en UNOPS está supeditada a los resultados de dichas verificaciones.

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