Asistente de Administración

Contract

This is a LICA-4 contract. This kind of contract is known as Local Individual Contractor Agreements. It is normally only for nationals. It's an external contract. It usually requires 4 years of experience, depending on education. More about LICA-4 contracts.

Background Information - Job-specific

UNOPS viene brindando asistencia técnica en la implementación de proyectos de infraestructura de salud con el Gobierno de Nicaragua y diversos Bancos Internacionales de Desarrollo, La asistencia comprenderá entre otros el fortalecimiento de capacidades e implementación de programas y proyectos de inversión, desarrollo y/o revisión de estudios de inversión, diseños y estudios definitivos, y estrategias de adquisiciones, procesos de licitación y contrataciones, gerencia de obras de infraestructuras y supervisión de obras. Para efectos de cumplir de manera eficiente y pertinente los compromisos adquiridos en el marco de esta asistencia técnica, UNOPS ha estructurado una Unidad Técnica para implementar productos de elaboración de diseños, implementación de obras y realización de adquisiciones de equipamientos y mobiliario médicos , los cuales deberán generar documentos que compilan términos de referencia, bases de licitación y estrategias de adquisición para un grupo de proyectos.

Al mismo tiempo UNOPS implementará procesos de adquisiciones de bienes y servicios y gestionará el proceso constructivo a través del aseguramiento de la calidad. En este contexto el/la Asistente de Administración deberá apoyar al Gerente de Proyecto Adjunto y el equipo en las operaciones del área de infraestructuras y adquisiciones de bienes en los aspectos de organización de documentos, apoyo administrativo, arreglos de viaje, investigación y recopilación de información y colaboración con las áreas de operaciones (finanzas, recursos humanos y adquisiciones). Se espera que él / ella contribuya a alcanzar y superar el desempeño de la organización y sus objetivos de servicio.

Functional Responsibilities

• Organiza las citas para el supervisor, recibe visitas, lugares y pantallas de llamadas telefónicas y responde a las solicitudes rutinarias de información.
• Provee apoyo administrativo y logístico a reuniones, comités, conferencias, etc.
• Responde o redacta respuestas a la correspondencia estándar / rutinaria y otras comunicaciones.
• Utiliza un paquete de procesamiento de textos para producir una gran variedad de documentos e informes grandes y complejos.
• Revisa documentos y edita textos para precisión, gramática, puntuación y estilo, así como para el cumplimiento de las normas establecidas para el formato.
• Realiza tareas administrativas generales (por ejemplo, registro de licencia y asistencia, arreglos para reuniones y otros eventos, seguimiento del presupuesto, etc.).
• Realiza los arreglos de viaje y de hotel y prepara las autorizaciones / reclamaciones de viaje para el (los) supervisor (es).
• Investiga, compila y organiza información y materiales de referencia de diversas fuentes para los informes. Crea hojas de cálculo y presentaciones;
• Administra y actualiza bases de datos para listas de correo y otra información; Y mantiene archivos electrónicos y de papel.
• Revisa, registra, distribuye y procesa el correo entrante.
• Sigue las acciones inminentes de seguimiento.
• Colabora con las diferentes áreas operativas de la oficina (Administración, Finanzas, Adquisiciones) a lo largo de todo el desarrollo de los proyectos asignados.
• Cualquier otra actividad solicitada por el Project manager y/o Deputy Project Manager.

Education/Experience/Language requirements

Educación

• Se requiere estudios de bachillerato completos.
• Estudios técnicos como reemplazo en función de la experiencia requerida.
• Se valorará estudios universitarios en carreras afines a Administración o relacionadas con proyectos de de infraestructura o equipamiento médico.
• Se valorará conocimiento y manejo de GSuite (Google Docs, Google Sheet, GMail…)

Experiencia Laboral - Se requiere 4 años (o menos en función de los títulos académicos) de experiencia brindando soporte administrativo a proyectos. - Deseable experiencia ejerciendo funciones de soporte en proyectos de infraestructura- - Deseable experiencia ejerciendo funciones de soporte en proyectos de equipamiento médico. - Deseable experiencia en organismos de desarrollo internacional.

Lenguaje

• Manejo fluido del idioma español
• Inglés deseable

*Disponibilidad para trabajar en Nicaragua y para viajar a los puntos de implementación del proyecto.

Competencies ES

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones). Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas. Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios. Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión. Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas. Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común. Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Contract type, level and duration

Tipo de contrato: Acuerdo como Contratista Individual (LICA)

Nivel de contrato: LICA 4-. La escala salarial del contrato se definirá de acuerdo con el perfil del candidato/a seleccionado/a. (Candidatos/as locales, con nacionalidad nicaragüense o tener residencia permanente en el país)

Duración del Contrato: Indefinido, contrato abierto, sujeto a requerimientos organizativos, disponibilidad de fondos y desempeño satisfactorio.

Duty station: Managua, Nicaragua

La UNOPS es un empleador incluyente, invitamos a mujeres, hombres y grupos diversos a postular.

Balance vida laboral y personal: UNOPS valora a su personal y reconoce la importancia de mantener un balance entre las responsabilidades familiares y personales.

La posición se encuentra en un lugar de trabajo familiar.

Contamos con una política de equilibrio laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles.

Esta política se aplica al personal de UNOPS, bajo cualquier modalidad contractual. A solicitud, UNOPS busca la posibilidad de acomodar candidatos/as con necesidades especiales.

Para mayor información sobre la modalidad contractual ICA, por favor siga el enlace: https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Información adicional

• Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET).
• Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
• Solo aquellos candidatos que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
• Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
• Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
• Para contratos retainer/lumpsum, antes de proporcionar sus servicios a UNOPS, se le solicitará que complete algunos cursos obligatorios, con una dedicación de unas 4 horas.

• El candidato/a seleccionado será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.

• Es la política de UNOPS llevar a cabo verificaciones de antecedentes de todos los contratados/pasantes potenciales.

La contratación/pasantía en UNOPS está supeditada a los resultados de dichos controles.

Información general de UNOPS

La misión de UNOPS es servir a las personas necesitadas mediante la ampliación de la capacidad de las Naciones Unidas, los gobiernos y otros asociados para gestionar proyectos, infraestructuras y adquisiciones de forma sostenible y eficiente. Dentro de estas tres áreas de conocimientos principales, UNOPS proporciona a sus asociados servicios transaccionales, de asesoramiento e implementación en proyectos que abarcan desde la construcción de escuelas y hospitales hasta la adquisición de bienes y servicios o la formación del personal local. UNOPS trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos y las comunidades para garantizar una mayor sostenibilidad económica, social y ambiental en los proyectos que apoyamos, con especial énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional. Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es promover prácticas sostenibles de implementación en los contextos humanitario, de desarrollo y de consolidación de la paz, siempre con el objetivo de satisfacer o superar las expectativas de nuestros asociados.

Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala.