Asistente Administrativo y Financiero

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

Esta asignación de VNU se enmarcar en el proyecto “109981-Estabilización y paz territorial” del cluster de Construcción de paz y gobernabilidad inclusiva que busca contribuir a la priorización del Gobierno por atender las crisis y renovar los territorios más afectados por el conflicto armado y asimismo atender otros tipos de conflictividades como la crisis migratoria actual, mediante estrategias que promuevan la estabilización y la recuperación temprana, fomentando la participación y la presencia territorial del Estado así como la generación de rápidos dividendos de paz en contextos de crisis y postcrisis.

El proyecto hace parte de ejercicios dinámicos de seguridad humana que buscan promover una rápida respuesta en recuperación de medios de vida, una articulación entre la institucionalidad local y las comunidades focalizadas para la atención, protección y acceso a servicios básicos y la promoción de mecanismos contextualizados de convivencia, resolución pacífica de conflictos y de reconciliación comunitaria a través de estrategias de planificación y gestión territorial para la consecución de soluciones duraderas para las poblaciones más vulnerables (población víctima, población migrante venezolana, población retornada). Esto con un enfoque étnico, territorial, de género y de Derechos Humanos.

El Proyecto “Mejorar la preparación de la respuesta ante emergencias humanitarias en Colombia” enmarcado en esta cartera es un proyecto articulado entre el PNUD y OCHA en Colombia que busca fortalecer las capacidades de las autoridades locales, contrapartes, comunidades y organizaciones de base en la preparación y respuesta ante emergencias considerando la convergencia de afectaciones humanitarias que tienen lugar en el país. Así mismo, busca mejorar la cooperación entre los actores humanitarios en el terreno para complementar los esfuerzos de respuesta del Gobierno y facilitar el espacio humanitario a nivel descentralizado.

Gestionar las actividades financieras del Programa, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

• Asistir al equipo de coordinación del proyecto en el desarrollo de las actividades financieras teniendo en cuenta los procedimientos PNUD, garantizando la gestión y ejecución eficiente y efectiva del proyecto a nivel nacional y en los respectivos territorios de implementación. • Llevar registro y control contable y financiero de cada una de las actividades realizadas en el proyecto y elaborar conciliaciones mensuales. Asegurar el cumplimiento de las normas financieras del PNUD mediante la elaboración de informes contables y/o financieros, previo al visto bueno del/la Jefe de Proyecto Interagencial • Preparar la documentación financiera pertinente para las auditorías y para todas las reuniones internas y externas. • Garantizar la correcta programación y manejo de los recursos de gastos operativos y adelantos asignados para la oficina. • Apoyar al proyecto en la elaboración de los Planes Operativos Anuales - POA ́s, revisiones presupuestales y planes de adquisiciones. • Apoyar a la coordinación del proyecto en la preparación de las revisiones de presupuesto, en coordinación con el oficial de programas del Área del proyecto y las que sean requeridas por el donante. • Preparar los informes administrativos y financieros del Proyecto, elevando las alertas necesarias relacionadas con vigencia de acuerdos, disponibilidad de recursos, saldos por ejecutar, depósitos pendientes de donantes, reservas de GMS, entre otros, requeridos por la coordinación del proyecto que orienten la toma de decisiones en la gestión programática y financiera. Así como elaborar los informes financieros solicitados por socios del gobierno, donantes, agencias y socios implementadores. • Asegurar que los informes contables y financieros y demás documentación presentados por las contrapartes del gobierno, ejecutores o partes responsables, cumplen con las normas administrativas y financieras del PNUD y del donante. • Gestionar y mantener la información administrativa y financiera al día con sus correspondientes archivos y soportes. • Realizar el seguimiento de la ejecución presupuestal del proyecto • Apoyar la actualización de las herramientas definidas para realizar seguimiento y monitoreo financiero del proyecto, los impactos de la operación y apoyar la preparación de los informes que se requieran presentar al donante. • Llevar a cabo el proceso de Adquisiciones de los bienes y servicios a ser requeridos de acuerdo con las reglas y procedimientos del PNUD. • Tramitar, liquidar viáticos y hacer seguimiento al reembolso de gastos de participantes nacionales e internacionales de acuerdo con las reglas y procedimientos del PNUD. • Dar seguimiento puntual a los contratos de proveedores y prestadores de servicios, incluido el pago puntual y envío de facturas/informes. • Gestionar con los equipos técnicos los documentos y soportes para realizar pagos a los proveedores. • Gestionar en el PNUD los pagos a contratados, Grants y proveedores, según compromisos contractuales, sobre la base de la certificación del cumplimiento de las obligaciones.

Garantizar el funcionamiento administrativo del proyecto mediante:

• Asistir al equipo de coordinación del proyecto en el desarrollo de las actividades administrativas teniendo en cuenta los procedimientos PNUD, garantizando la gestión y ejecución eficiente y efectiva del proyecto a nivel nacional y en los respectivos territorios de implementación. • Gestionar los viajes del equipo, eventos y reuniones, elaboración de documentos y presentaciones, según sea requerido. • Apoyar a la coordinación en la realización de trámites internos, eventos, reuniones, viajes, reportes, gestión de autorizaciones, según sea requerido. • Elaborar los planes de adquisiciones y realizar los procesos de compras y adquisiciones que se requiera por el proyecto de acuerdo con las normas y procedimientos del PNUD. • Apoyar la realización de eventos logísticos, compras menores y otros procesos operativos. • Mantener al día y en orden el archivo físico y digital de la Oficina Nacional • Mantener actualizado el inventario de muebles, equipos y dotación en general tanto de la oficina nacional, como en las sedes territoriales. Elaborar el inventario oficial semestral para firmas del PNUD. • Hacer seguimiento administrativo al personal contratado en el marco del proyecto, siguiendo las directrices de talentos humanos. • Realizar la función de Leave Monitor, para así realizar seguimiento de asistencia de equipo, llevando control de vacaciones, incapacidades, etc, mensualmente. • Apoyar y actualizar, con el equipo de coordinación del proyecto, la agenda de la coordinación y la planificación mensual de actividades. • Apoyar en la elaboración de presentaciones, carpetas, documentos y material de las reuniones de Comités Técnicos, Estratégicos, Programáticos, Donantes, a nivel financiero, así como participar en los comités requeridos del proyecto. • Actualizar el archivo de las Actas del Comité Programático, Estratégico, Donantes y otras requeridas por la coordinación. • Gestionar la solicitud de cotizaciones, arreglos y seguimiento a la facturación. • Preparar el borrador de comunicaciones, correos y cartas de manera clara, precisa y oportuna con impecable calidad ortográfica y de estilo. • Gestionar comunicaciones (internas y externas) específicas de acuerdo con las indicaciones y requerimientos. • Gestionar las firmas de la coordinación para los trámites administrativos que se requieran de manera oportuna.

Facilitar la generación e intercambio de conocimientos y mejores prácticas desde el proyecto, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

• Promover jornadas de capacitación para el fortalecimiento de capacidades del personal técnico del proyecto, orientado a mejorar la gestión de los recursos y la presentación de informes de ejecución. Esto incluye acompañamiento y capacitación en la implementación de procesos y mejores prácticas. • Apoyar la ejecución del proyecto mediante la participación y sistematización de actas y seguimiento a reuniones y procesos referidos a la implementación del proyecto. • Compartir con sus colegas del proyecto y del área las buenas prácticas en ejercicio de sus funciones.

Otras tareas operativas y de gestión:

• Velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos del PNUD en la implementación de las subvenciones de bajo valor y acuerdos de parte responsables suscritos. • Realizar el correcto cargue y seguimiento de las adquisiciones en el módulo de centro de servicios de la intranet y el Sistema Atlas. • Realizar eventuales desplazamientos que se requieran para la entrega de documentos para trámites operativos - administrativos y gestiones oportunas. • Las demás funciones requeridas para la adecuada implementación de los objetivos y resultados del proyecto y la gestión operativa, dando cumplimiento a las normas del SNU.

Resultados esperados

• Como un miembro activo del equipo de PNUD, se prestará un apoyo eficiente, oportuno, atento, amigable con el cliente y de calidad a PNUD y sus beneficiarios en el cumplimiento de sus funciones, incluyendo: • Gestiona las actividades administrativas y financieras con éxito. • Ser un apoyo para el equipo, el área y los proyectos. • Gestiona las actividades administrativas y financieras oportunamente para el buen desarrollo de los proyectos. • Apoya al equipo en las tareas operativas de los proyectos que se gestionan en el área. • La perspectiva de edad, género y diversidad se aplica de forma sistemática integrada y documentada en todas las actividades a lo largo de la asignación. • Un balance final sobre los logros alcanzado a través del voluntariado para el desarrollo durante la asignación, como la presentación de informes sobre el número de voluntarios movilizados, las actividades en las que han participado y las capacidades desarrolladas. • The development of capacity through coaching, mentoring and formal on-the-job training, when working with (including supervising) national staff or (non-) governmental counter-parts, including Implementing Partners (IPs); • Age, Gender and Diversity (AGD) perspective is systematically applied, integrated and documented in all activities throughout the assignment • A final statement of achievements towards volunteerism for peace and development dur-ing the assignment, such as reporting on the number of volunteers mobilized, activities participated in and capacities developed

● Adaptability and Flexibility ● Commitment to Continuous learning ● Communication ● Integrity ● Planning and Organizing ● Professionalism ● Respect for Diversit ● Working in Teams

cargos similares, de operación, seguimiento administrativo y financiero de proyectos o en otros programas relevantes; experiencia con organizaciones afines es valorada, así como experiencia trabajando en la ONU o en otras organizaciones internacionales de desarrollo. ● asistencia administrativa y financiera en proyectos de desarrollo o afines. ● Capacidad para planificar y gestionar tareas, habilidad para resolver problemas, don de acierto en sus tareas y buena comunicación oral y escrita. ● Conocimientos en gestión financiera, específicamente en temas de seguimiento a proyectos con entidades públicas u ONG será una ventaja. ● Precisión y profesionalismo en la producción y edición de documentos ● Manejo de hojas de cálculo y tablas dinámicas. ● El manejo de la Plataforma ATLAS de PNUD será una gran ventaja. ● Excelentes aptitudes interpersonales; sensibilidad cultural y social; capacidad de trabajar de manera inclusiva y colaborativa con una variedad de interesados, incluyendo miembros de la comunidad de base, organizaciones religiosas y juveniles, y autoridades en distintos niveles; ● Familiaridad con herramientas y abordajes de la comunicación para el desarrollo; ● Conocimientos informáticos sólidos, incluyendo manejo avanzado de varias aplicaciones de Microsoft Office (Excel, Word, etc.) así como email/internet; familiaridad con gestión de bases de datos y equipamiento tecnológico de oficina ● Capacidad de trabajar y adaptarse de manera profesional y efectiva en un ambiente desafiante; capacidad de trabajar efectivamente en un equipo multicultural de personal nacional e internacional; ● Afinidad o interés en temas de construcción de paz, desarrollo y trabajo con las comunidades a nivel territorial y sensibilidad sobre el voluntariado como un mecanismo para el desarrollo sostenible y el Sistema de Naciones Unidas. ● Respeto por la diversidad y capacidad de adaptación a otras culturas, entornos y condiciones de vida. ● Experiencias previas como voluntario y/o experiencias de otras culturas (es decir, estudios, trabajo voluntario, prácticas) son muy valoradas.

La ciudad de Bogotá presenta unas condiciones de vida favorables y seguras para todo el personal de la Organización. La ciudad presenta los problemas de seguridad asociados al crecimiento de toda ciudad capital sin que representen una exposición permanente de riesgo para funcionarios/as, ya sean nacionales o extranjeros. A su ingreso, todos los UNV reciben un briefing de seguridad por parte de la oficina de seguridad de ONU Derechos Humanos, en el cual se les informa acerca del entorno de seguridad de la Duty Station y las medidas de seguridad a tener en cuenta. De igual manera, tienen derecho a un subsidio de mejoras de seguridad residencial (MORSS) y tienen acceso a capacitaciones de seguridad (algunas obligatorias y otras recomendadas).

Si bien Colombia presenta diferentes niveles de seguridad (oscilan entre bajo a substancial), cada uno de estos se encuentra definido claramente para la realización de misiones, así como respaldado a través de SRA donde se exponen las medidas de mitigación que se pueden requerir y las que establece el MORSS. Como se trata de una asignación de Voluntario de la ONU nacional, el Voluntario de la ONU será responsable de procurarse su propia vivienda y otros esenciales para la subsistencia. Los Voluntarios de la ONU Nacionales son parte del plan de seguro contra daños causados de manera intencional.

The rapidly changing nature of novel coronavirus COVID-19 has placed significant and increasing restrictions on the freedom of movement of people, even within countries. Such restrictions may affect the ability national UN Volunteers to begin their assignments at their assigned duty station or limit the ability to enter UN premises. Thus, UNV cannot guarantee assignments will proceed as normal. Candidates for national UN Volunteer assignments requiring travel to the duty station may be exceptionally granted during this period alternative working arrangements to work from their place of recruitment until restrictions are lifted. Candidates for national UN Volunteer assignments may also need to begin their assignments remotely in cases where access to UN premises is restricted. These are decisions at the discretion of the host entity. Candidates proceeding to interview are recommended to discuss travel requirements, any restrictions, and possible alternative arrangements with the host entity. If selected, candidates should carefully consider the circumstances before accepting UNV’s offer.

The contract lasts for the period indicated above with possibility of extensions subject to availability of funding, operational necessity and satisfactory performance. However, there is no expectation of renewal of the assignment.

Travel to duty station (if applicable) and a Settling-In-Grant will be provided in the event the duty station is not within commuting distance from the place of recruitment. The applicable Volunteer Living Allowance is provided monthly to cover housing, utilities and normal cost of living expenses. Life, health and permanent disability insurance are included (health insurance for up to 3 dependents), as well as final repatriation (if applicable) and resettlement allowance for satisfactory service.