El Programa Mundial de Alimentos (PMA) de las Naciones Unidas es el mayor organismo humanitario de lucha contra el hambre del mundo. En Colombia, el apoyo que PMA brinda al gobierno nacional responden a los Objetivos de Desarrollo Sostenibles (ODS) 2 y 17 haciendo uso de herramientas innovadoras tales como transferencias en dinero y compra local de alimentos a través de asociaciones de agricultores. Las actividades del PMA en Colombia se concentran en las poblaciones más vulnerables, que incluye víctimas de la violencia, comunidades marginadas y grupos étnicos. El objetivo es reconstruir y fortalecer sus fuentes de subsistencia, asegurando que tengan adecuado acceso en todo momento a dietas nutritivas y diversas e incrementando su capacidad para recuperarse y adaptarse a los cambios climáticos. Esto se hace de manera progresiva a través del desarrollo de las capacidades de autoridades locales para implementar programas responsables que contribuyan a reducir la inseguridad alimentaria y la malnutrición.

Estos puestos han de cubrirse en las ocho (8) oficinas de terreno de WFP Colombia (Arauca, Cali, Cúcuta, Florencia, Montería, Pasto, Quibdó y Riohacha). Los titulares de este puesto desempeñarán funciones de apoyo administrativo en las oficinas de terreno y rendirán cuenta al Jefe de la Oficina a la que sean asignados con supervisión funcional de la Unidad de Administración y Finanzas en Bogotá.

En este nivel, el trabajo se lleva a cabo con supervisión mínima. Los titulares deben realizar un trabajo organizado y preciso, encargándose de actividades específicas de apoyo operativo y administrativo. Cabe también la posibilidad de que proporcionen orientación sobre prácticas estándar a funcionarios menos experimentados en su esfera de actividad.

FINALIDAD DEL PUESTO:

Llevar a término procesos de apoyo operativo y administrativo estándar en relación con una esfera profesional específica, con el fin de facilitar la prestación eficaz de servicios.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (lista indicativa y no exhaustiva):

Reunir información destinada a servir de base para la redacción de documentos y la preparación de informes solicitados por la Oficina Central de WFP y por parte de otros miembros del personal.
Responder a consultas y remitirlas, cuando proceda, a los niveles superiores, con el fin de prestar un servicio oportuno y correcto a los clientes.
Prestar apoyo al procesamiento y gestión de tareas administrativas (logística de eventos y reuniones) y financieras ordinarias en diversas esferas funcionales, para contribuir a la gestión eficaz y oportuna de los recursos.
Prestar servicios de revisión y corrección de documentos estándar, para contribuir a la elaboración de documentación exacta.
Detectar discrepancias sencillas en las estadísticas y los datos, como información faltante, y comunicarlas a funcionarios de categoría superior para ayudar a los clientes a realizar su trabajo.
Responder por la integridad de los datos para facilitar la disponibilidad de información precisa en los sistemas institucionales.
Proporcionar orientación sobre métodos y prácticas ordinarios de apoyo operativo a los colegas menos experimentados para velar por que los servicios se presten de forma coherente y de acuerdo con los requisitos establecidos.
Trabajar con una gran variedad de personas, recabando retroinformación, cuando proceda, para ayudar en la prestación de apoyo operativo al personal.
Realizar y monitorear las solicitudes de anticipos operativos y legalizaciones del staff de la Oficina de Terreno con la Unidad de Administración y Finanzas.
Mantener los sistemas estándar de archivos activo e inactivo, registro de correspondencia y llamadas para asegurar que la información es exacta y fácilmente disponible.
Llevar un adecuado control de los contratos administrativos, brindando insumos para mejorar cada vez más los procesos de contratación, previas aprobaciones de la Oficina de País.
Cargar la información de facturación y procesar los recibos de bienes y servicios en los sistemas corporativos (ITS y Wings) de acuerdo con políticas de la organización.
Llevar a cabo los procesos de compras requeridas en la Oficina de Terreno de acuerdo con el plan de gastos para el normal desarrollo de las acciones implementadas, garantizando el cumplimiento de las normas y procedimientos del WFP.
Cumplir los estándares operativos de viajes de misiones a terreno de sus colegas de equipo y brindar apoyo logístico requerido, de manera oportuna y en cumplimiento a las normas y procedimientos del WFP.
Hacer seguimiento a la asignación y movimientos de activos, bienes y equipos de la OT, implementando los mecanismos de control y reporte conforme a las normas y procedimientos corporativos.
Administrar la caja menor y recursos (fund reservation) bajo el principio de honestidad y responsabilidad, efectuar reembolsos oportunamente y arqueo de caja mensualmente y cumplir con el arqueo aleatorio semestral auditado por el/la Jefe de la Oficina de Terreno.
Hacer seguimiento al cumplimiento de mantenimientos preventivos requeridos. Generar informes de vehículos solicitados por la oficina central y auditar el uso eficiente del combustible y recursos de viaje; e informar y apoyar oportunamente si se presentan siniestros bajo el cumplimiento del procedimiento de PMA.
Apoyar al Jefe de Oficina de Terreno con el cumplimiento de los estándares operativos de seguridad (MOSS) en cuanto a disponibilidad de los elementos de seguridad como extintores, botiquín, rutas de evacuación, líneas de atención en caso de emergencia.
Recopilar información indicada en la política de Green House de WFP, reportarla a la Unidad de Administración y Finanzas y proveer ideas para mitigar el impacto ambiental y ponerlas en marcha en la Oficina de Terreno.
Demas actividades relacionas a temas financieros y Administrativos.

LAS CUATRO CAPACIDADES ORGANIZATIVAS FUNDAMENTALES:

Tema

Capacidad específica

Descripción del comportamiento esperado para el nivel de competencia

Finalidad

Comprender y comunicar los Objetivos Estratégicos

Ayuda a sus compañeros de equipo a explicar con claridad los Objetivos Estratégicos del PMA.

Ser un motor de cambio positivo

Propone a su supervisor posibles mejoras de los procesos de trabajo del equipo.

Hacer que el cometido del PMA sea fuente de inspiración para su equipo

Explica a sus compañeros de equipo el impacto que tienen las actividades del PMA en las comunidades beneficiarias.

Hacer que el cometido del PMA sea visible en la labor cotidiana

Explica con claridad de qué modo las responsabilidades de la propia dependencia contribuirán al cumplimiento del cometido del PMA.

Personas

Buscar maneras de reforzar las competencias individuales

Ayuda a sus colegas menos experimentados a adquirir nuevas competencias y capacidades.

Crear una cultura de inclusión

Busca oportunidades de trabajar con personas de distintos orígenes.

Prestar orientación personalizada y facilitar retroinformación constructiva

Actúa como instructor entre pares para los colegas que trabajan en la misma esfera de actividad.

Crear y fomentar un espíritu voluntarioso

Hace el seguimiento de los avances hacia las metas y transmite periódicamente esta información a su supervisor.

Desempeño

Alentar la innovación y las soluciones creativas

Explora formas de adquirir constantemente más eficiencia y precisión en las propias esferas de trabajo y comparte nuevos métodos de trabajo con los compañeros.

Centrarse en la obtención de resultados

Se centra en la obtención de resultados y sigue la evolución de las tasas de cumplimiento de las propias tareas para encontrar oportunidades de aumentar la eficiencia.

Adoptar compromisos y respetarlos

Asume la responsabilidad de sus propias tareas y notifica cuanto antes a su supervisor posibles retrasos en el cumplimiento de los plazos o compromisos asumidos.

Ser resolutivo

Decide autónomamente qué medidas adoptar cuando se enfrenta a decisiones críticas en el lugar de trabajo o en situaciones peligrosas sobre el terreno.

Asociaciones

Conectar y hacer trabajar

juntas a las dependencias del

PMA

Propone a su supervisor oportunidades de asociación con otras dependencias.

Establecer asociaciones sólidas con actores externos

Define oportunidades de colaboración con compañeros y asociados sobre el terreno en pos de metas comunes.

Demostrar flexibilidad y capacidad de adaptación a nivel político

Aprende a valorar la importancia de los equipos y los asociados externos del PMA para alcanzar las metas y los objetivos del equipo.

Explicar con claridad el valor que aporta el PMA a las asociaciones

Armoniza las propias actividades con las prioridades de su supervisor para atender las necesidades de los asociados internos y externos.

CUALIFICACIONES Y EXPERIENCIA ESTÁNDAR MÍNIMAS:

Formación:

Finalización del ciclo de educación secundaria. Deseable, estudios postsecundarios en temas administrativos, contables o afines a las funciones del cargo.

Experiencia:

Cuatro (4) años como mínimo de experiencia con responsabilidades cada vez mayores en la esfera operativa correspondiente, y experiencia en tareas administrativas de carácter general.

Experiencia en el uso de computadoras y paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, etc.). Conocimientos avanzados en hojas de cálculo y paquetes de bases de datos

Experiencia en el manejo de sistemas de gestión basados en la web, preferiblemente SAP.

Conocimientos:

Conocimiento de las tareas y métodos de trabajo cotidianos con el fin de finalizar los procesos con supervisión mínima.
Tacto y cortesía para intercambiar información con una gran variedad de personas.
Capacidad para detectar discrepancias de datos y resolver los problemas que requieren atención.
Capacidad para ofrecer orientación o capacitación básica en el puesto de trabajo al personal subalterno.
Conocimiento y entendimiento del enfoque de género y protección es deseable
Conocimiento general de las políticas, normas, reglamentos y procedimientos del sistema de las Naciones Unidas en el área de administración y finanzas, será valorado positivamente.

Idiomas:

Dominio del español. Deseable conocimiento intermedio de inglés.

Plazo para postular: 19 de Octubre de 2020

Para esta vacante sólo se tendrán en cuenta las aplicaciones candidatos con nacionalidad colombiana y que cumplan con todos los requisitos establecidos en los términos de referencia. El formato P11 podrá encontrarlo digitando a traves del buscador de su preferencia "Fomato P11". Descargue, diligencie, firme y adjuntelo a su aplicacion.

Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar.

Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad.

En caso de ser extranjero, debe suministrar documentos que indiquen que usted tiene su situación laboral definida en nuestro país para trabajar.

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Added 3 years ago - Updated 3 years ago - Source: wfp.org