ASISTENTE ADMINISTRATIVO/A

Mid Senior Leadership

Overview

Support the administrative management of the project effectively.

You have:

• Professional graduate from secondary school, preferably as a commercial expert and public accountant.
• Minimum 5 years (with Secondary Education) or 2 years (with University Degree) of relevant experience in project administration.
• Experience in managing cash disbursement requests and settlements to partners and/or counterparts.
• Experience supporting the purchase/acquisition process of goods and/or services.
• Knowledge of administrative/financial systems, such as the PNUD Quantum system is an advantage.
• Solid handling of Microsoft Office.
• Basic level of English.
• Native Spanish speaker.

Contract

This is a NPSA-5 contract. This kind of contract is known as National Personnel Services Agreement. It is normally only for nationals. It usually requires 5 years of experience, depending on education. More about NPSA-5 contracts.

Descripción Oficina / Unidad de proyecto. El PNUD en Honduras facilita el acceso a asesorías en políticas, finanzas y programas para crear soluciones innovadoras y audaces que aceleren los esfuerzos nacionales para abordar los complejos desafíos del desarrollo. Emplea un enfoque integrador, involucrando activamente y forjando alianzas con diversos actores en la sociedad comprometidos con los Objetivos de Desarrollo Sostenible y el bienestar del país.

El PNUD está presente en unos 170 países y territorios, ofrece una perspectiva global y un conocimiento local. La ventaja comparativa del PNUD en la implementación de proyectos consiste en el aseguramiento de una ejecución presupuestaria (fondos nacionales, préstamos y donaciones, etc.) rápida, eficaz y transparente, con uso eficiente de los recursos, al mismo tiempo que desarrollan y fortalece capacidades en las instituciones de gobierno. El PNUD tiene una capacidad probada de gestión basada en la obtención de resultados, y de transferencia de conocimientos con una experticia de nivel mundial.

A través de sus programas, el PNUD en Honduras trabaja para promover la participación ciudadana y el goce de derechos al desarrollo trabajando en pilares esenciales para el fortalecimiento de un Estado de Derecho. En ese sentido, su trabajo en el área de gobernabilidad democrática se centra en apoyar reformas, mecanismos y veedurías a favor de la representatividad y la participación ciudadana. Se promueve mejoras en el ejercicio de los derechos humanos con enfoque en el derecho al desarrollo y los derechos de las mujeres, pueblos indígenas y afrohondureños, y el fortalecimiento de la transparencia y la eficacia en la prestación de servicios públicos.

La certeza jurídica y la consistencia de la identificación ciudadana, es uno de los pilares para la buena gobernabilidad y la eficiencia en la prestación de servicios que beneficien a la población, sobre todo para aquellos sectores de la sociedad que más lo necesitan, ya sean servicios provenientes de las instituciones gubernamentales y/o privadas. En virtud de lo anterior, el Registro Nacional de las Personas (RNP) ha preparado un Plan Estratégico Institucional (PEI) 2020-2024 informado por las recomendaciones del diagnóstico, pero persisten desafíos. El PEI establece una hoja de ruta para modernizar el RNP y sus servicios, alineado a la Agenda Digital de Honduras. Los objetivos estratégicos claves son: (i) Fortalecer el registro civil para garantizar la identidad legal y los derechos inherentes de toda persona natural a través del registro oportuno de hechos vitales; (ii) Fortalecer los procesos de identificación para posibilitar el ejercicio de derechos, incluyendo la identificación de menores entre 6 y 17 años; (iii) Fortalecer la gestión de archivos y datos para garantizar la adecuada actualización, custodia, seguridad, conservación, restauración y protección de datos del RNP; (iv) Fortalecer la capacidad de gestión, administrativa y operativa del RNP bajo un enfoque de gestión basado en resultados; y, (v) Implementar una plataforma de interoperabilidad para mejorar la prestación de servicios al sector público y privado.

El Proyecto de Fortalecimiento del Ecosistema Nacional de Registro Civil e Identificación de Honduras tiene como objetivo principal el fortalecer el ecosistema nacional de registro civil e identificación de Honduras, mejorando el proceso de registro de nacimientos e identificación de menores, y facilitando el acceso de las personas a servicios públicos y privados.

A través del proyecto se propone cubrir el proceso de registro con características biométricas (faciales, dactilares y/o plantares) de alrededor de 3.4 M de niñas, niños, adolescentes (NNAs), comprendidos en el grupo demográfico entre los 0 y los 17 años.

Son resultados previstos de este proyecto: 1) Asegurar la debida inscripción, registro e identificación de las personas recién nacidas a través del reforzamiento de la acción registral oportuna, universal y gratuita en 52 hospitales y o establecimientos sanitarios a nivel nacional (públicos, IHSS y Privados); 2) Enrolamiento con características de biometría facial y dactilar de aproximadamente 2.4 M de NNAs entre 6 y 17 a través de Convenios con SEDUC, SESAL y registro de NNAs en especiales situaciones de vulnerabilidad a través de la Red de Identificación Oportuna (RIO) y brigadas móviles; 3) Entrega de carné de identificación de NNAs a un número aproximado de 2.4 M entre 6 y 17 años; 4) Desarrollar el marco legal, normativo y técnico para implementar un Ecosistema de Identificación Nacional (interoperabilidad, innovación), fomentando transparencia y eficiencia en el modelo de servicio del RNP. 5) Llevar a cabo iniciativas de fomento de la cultura registral.

Para este propósito, se requiere contratar un/una asistente administrativo para apoyar la gestión administrativa adecuada de las acciones previstas en el proyecto y en un esquema de trabajo en equipo.

Alcance del Trabajo:

Objetivo: Apoyar de manera eficiente y eficaz el procesamiento de las acciones administrativas de los proyectos de Fortalecimiento al RNP, para contribuir a la implementación exitosa y la utilización óptima de los recursos asignados.

Funciones: El / La Asistente administrativo tendrá la responsabilidad de realizar gestiones administrativas y financieras en coordinación y complementariedad con el equipo técnico y administrativo existente.

Tendrá las siguientes tareas asignadas:

• Brindar asistencia administrativa en la implementación de los proyectos asignados.

  • Proveer apoyo administrativo en estricto apego a los procedimientos del PNUD, con énfasis en ejecución presupuestaria eficiente y controles efectivos.
  • Realizar procesos de micro compras, solicitud de requisiciones, procesos de exoneración de impuestos, liquidaciones, solicitud de desembolsos, gestión de pagos, enmarcados en las políticas del PNUD;
  • Apoyar la identificación, solicitud, recepción y gestión de la provisión de materiales y suministros para los proyectos;
  • Apoyar la preparación y seguimiento del plan anual de adquisiciones de proyectos.
  • Otras actividades de apoyo administrativo, según sea solicitado por la supervisión y alineada a las necesidades de los proyectos y del PNUD.

• Apoyar en la gestión de las contrapartes vinculadas a las iniciativas asignadas.

  • Apoyar la organización, aspectos logística y administrativos, de misiones, así como de reuniones de Juntas de Proyecto, redacción y circulación de minutas, y de otras reuniones, talleres y/o eventos relevantes para soporte de la gestión de los proyectos;
  • Apoyar en el montaje de eventos, asumiendo roles en las gestiones logísticas y de aseguranza de los insumos para las liquidaciones.
  • Apoyar en los procesos de contratación y seguimiento de consultorías, así como el cumplimiento de los productos.
• Apoyar en la gestión de auditorías de las iniciativas asignadas.
  • Brindar asistencia en la gestión financiera de las iniciativas asignadas.
  • Realizar conciliaciones para validación de pagos emitidos, así como identificar de manera preventiva las solicitudes que presentan inconvenientes.
  • Apoyar en la implementación de medidas de contingencias ante las dificultades de ejecución financiera que se presenten
  • Apoyar en la generación de reportes financieros desde los sistemas del PNUD.

Acuerdo Institucional El/La Asistente Administrativo reportará y trabajará bajo la supervisión del /de la Analista Administrativo y Financiero del proyecto, asegurando el trabajo en equipo y el intercambio de información entre todas las partes interesadas del proyecto.

Competencias

Esenciales Lograr Resultados: NIVEL: Nivel 1: Planifica y monitorea el trabajo propio, presta atención a los detalles, entrega trabajo de calidad en los límites establecidos. Pensar Innovadoramente: NIVEL: Nivel 1: Tiene apertura a ideas creativas/riesgos conocidos, resuelve problemas de manera pragmática, realiza mejoras. Aprender Continuamente: NIVEL: Nivel 1: Tiene mente abierta y curiosidad, comparte conocimiento, aprende de los errores, pide retroalimentación. Adaptarse con Agilidad: NIVEL: Nivel 1: Se adapta al cambio, maneja la ambigüedad/incertidumbre de manera constructiva, es flexible. Actuar con Determinación: NIVEL: Nivel 1: Muestra determinación y compromiso, capaz de responder calmadamente ante la adversidad, confiado. Participar y Asociarse: NIVEL: Nivel 1: Demuestra compasión/entendimiento hacia los demás, forma relaciones positivas. Facilitar la Diversidad y la Inclusión: NIVEL: Nivel 1: Aprecia/respeta las diferencias, reconoce los sesgos inconscientes, confronta la discriminación Gestión de Personas

Las competencias de Gestión de Personas del PNUD se pueden encontrar en el siguiente sitio.

Competencias Transversales y Técnicas

Área Temática Nombre Definición Desarrollo Institucional Generación de conocimiento Capacidad para buscar información y convertirla en conocimiento útil, pertinente para el contexto o que responda a una necesidad planteada. Gestión Institucional Comunicación Capacidad para buscar información y convertirla en conocimiento útil, pertinente para el contexto o que responda a una necesidad planteada. Gestión Institucional Satisfacción/Gestión de los clientes Buscar maneras de añadir un valor adicional que sobrepase las

solicitudes inmediatas de los clientes. Capacidad de anticipar las necesidades y preocupaciones futuras del cliente.

Gestión Institucional Gestión de Asocios Desarrollar y mantener asociaciones con amplias redes de partes interesadas, gobiernos, la sociedad civil y el sector

privado, expertos y otros actores que estén en consonancia con la estrategia y las políticas del PNUD.

Cualificaciones Mínimas del NPSA Exitoso

Requisitos Académicos Mínimos - Profesional graduado de secundaria, de preferencia como perito mercantil y contador público u otras áreas administrativo-financieras relacionadas; - Pasante o egresado universitario en ciencias económicas y/o administrativas: administración de empresas, finanzas, contaduría pública, y afines. Es una ventaja.

Años Mínimos de Experiencia Relevante - Mínimo 5 años (con Educación Secundaria) o 2 años (con Título Universitario) de experiencia relevante en administración de proyectos. - Experiencia de trabajo en la gestión de solicitudes y liquidaciones de desembolsos de efectivo a socios y/o contrapartes; - Experiencia de trabajo en apoyo a proceso de compra/adquisición de bienes y/o servicios; - Experiencia en administración de contratos y la gestión de pagos correspondientes; servicios de consultoría y de proveedores bienes y/o servicios;

Habilidades Requeridas - Conocimiento de sistemas administrativos/financieros, como el sistema Quantum del PNUD, es una ventaja - Se valorará el conocimiento y/o experiencia en metodologías de diseño, monitoreo y evaluación de políticas y/o proyectos. - Solvente manejo de Microsoft Office.

Habilidades Deseadas adicionales a las competencias mencionadas en la sección de Competencias - Experiencia de trabajo en agencias del Sistema de Naciones Unidas, es altamente deseable - Alta capacidad de síntesis, así como habilidades de presentación y exposición de la información.

Lenguaje(s) Requerido(s) Español: Nativo

Inglés: Nivel Básico

Apply now

Potential interview questions

Added 1 year ago - Updated 1 year ago - Source: jobs.undp.org