Asistente Administrativo/a

Job Description

El Comité Internacional de Rescate (IRC) responde a las peores crisis humanitarias del mundo y ayuda a las personas cuyas vidas y medios de vida son destrozadas por los conflictos y los desastres para sobrevivir, recuperar y obtener el control de su futuro. Fundada en 1933, a petición de Albert Einstein, IRC trabaja con personas obligadas a huir de la guerra, los conflictos y los desastres y las comunidades de acogida, que los apoyan, así como aquellos que permanecen dentro de sus hogares y comunidades. Actualmente, IRC trabaja en más de 40 países y 22 ciudades de EE. UU., restauramos la seguridad, la dignidad y la esperanza a millones de personas desarraigadas que luchan por sobrevivir. The IRC lidera la transición “From Harm to Home”.

En respuesta a la reciente alza de violencia en El Salvador, que ha provocado un aumento del movimiento forzado de población, IRC ha decidido abrir una oficina en el país y está lanzando un programa piloto de protección integrada (con posibilidad de continuación y ampliación). Este programa ayudará a satisfacer las necesidades agudas de las personas desplazadas por la violencia, así como aquellos que regresan al país después de la deportación. Este programa utilizará enfoques innovadores para ofrecer programación humanitaria, principalmente a través de un enfoque de asociación con las organizaciones locales de la sociedad civil.

Resumen de trabajo:

El/la Asistente en Administración apoyará a la CD y DDP del programa de país, , manejando de forma confidencial las tareas administrativas, seguimiento de proyectos, con el fin, de llevar un registro de todas las operaciones administrativas realizadas y así asegurar la correcta gestión de la misma.

Es responsable de contribuir gestionando los servicios de apoyo de oficina, que incluyen la coordinación diaria de las tareas administrativas, pagos a proveedores, pagos de servicios; así como también brindando apoyo en actividades asignadas por la Directora de País y Directora de Programas; apoyo logístico para reuniones y/o capacitaciones, procesamiento de tramites de rutina, así como otras tareas de apoyo administrativo.

Funciones Administrativas:

- Brindar apoyo administrativo según se requiera para los directores y coordinadores. - Ayudar en calendarización de reuniones - Hacer los arreglos de viaje y alojamiento - Desarrollar la información y presentaciones para la comunicación interna y externa: memorandos, correos electrónicos, presentaciones, informes  - Tomar los apuntes en reuniones, circularlos. - Hacer investigaciones y preparar documentos para revisión y presentación por juntas directivas, comités y ejecutivos. - Ayudar en la preparación de reuniones. - Desarrollar y mantener los archivos digitales - Recopilar y dar seguimiento a informes de gastos, planes de viajes, etc. - Proveer apoyo general a visitantes - Llevar registros oportunos de información de forma electrónica y/o manual. - Apoyo en la elaboración de informes requeridos por la CD o DDP - Administrar programas informáticos, digitando datos para alimentación de sistemas de mediana complejidad, que permitan realizar con efectividad y agilidad una determinada función. - Reportes de acuerdo a las obligaciones del area - Gestionar la compra de boletos aéreos y maneja de agenda de supervisora inmediata - Realizar otras actividades de su competencia, que le sean delegadas por su supervisora inmediata.

Qualifications

- Formación académica: estudiante universitario a nivel 3er año en administración de empresas, ingeniería industrial, contabilidad y/o carreras afines - Experiencia laboral de 6 años como mínimo. - Sólidas habilidades de redacción y edición: capacidad de redactar y editar documentos profesionales. - Excelentes habilidades de organización: capacidad de trabajar de forma independiente en un entorno acelerado y orientado a los detalles y organizar de manera eficiente el flujo de trabajo de un equipo acelerado - Atención comprobada a los detalles: capacidad de rastrear y procesar múltiples detalles de manera simultánea y precisa - Excelentes habilidades interpersonales y de comunicación: capacidad de establecer relaciones exitosas y efectivas con una variedad de personas en un entorno multicultural - Actitud de trabajo flexible: capacidad de trabajar de manera productiva en un entorno de equipo e independientemente - Habilidad para usar el buen juicio en la toma de decisiones. - Fuertes habilidades informáticas: capacidad para trabajar de manera efectiva y precisa con MS Outlook, Word, Excel, PowerPoint, correo electrónico y aplicaciones de Internet. - Conocimiento ingles a nivel intermedio

ESTANDARES PROFESIONALES:

**Estándares de conducta profesional****: Los trabajadores de IRC e IRC deben adherirse a los valores y principios descritos en IRC Way - Estándares de conducta profesional. Estos son la integridad, el servicio y la responsabilidad. De acuerdo con estos valores, el IRC opera y hace cumplir las políticas sobre Protección del Beneficiario contra la Explotación y el Abuso, la Protección de Menores, el Acoso en el Lugar de Trabajo, la Integridad Fiscal y la Retaliación.

**Igualdad de género****: IRC se compromete a reducir la brecha de género en las posiciones de liderazgo. Ofrecemos beneficios que proporcionan un entorno propicio para que las mujeres participen en nuestra fuerza laboral, incluidos los permisos parentales, los protocolos de seguridad sensibles al género y otros beneficios y subsidios de apoyo. Empleador con igualdad de oportunidades:

IRC es un empleador con igualdad de oportunidades. El IRC considera a todos los solicitantes en función del mérito sin distinción de raza, sexo, color, origen nacional, religión, orientación sexual, edad, estado civil, estado de veterano, discapacidad o cualquier otra característica protegida por la ley aplicable