Asistente Administrativo

Admin

Overview

Apoyar las operaciones administrativas en la oficina

You have:

• Licenciatura en Administración de Empresas o carreras afines.
• Dominio hablado y escrito del Español.
• Conocimiento intermedio (nivel B) de inglés.
• Capacidad demostrada para realizar actividades administrativas y de prestación de servicios ordinarias.
• Experiencia en proporcionar orientaciones ad hoc a los nuevos miembros del personal.

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WFP celebra y acoge la diversidad. Está comprometida con el principio de igualdad de oportunidades de empleo para todos sus empleados y alienta a los candidatos calificados a postularse independientemente de su raza, color, origen nacional, origen étnico o social, información genética, género, identidad y/o expresión de género, orientación sexual, religión o creencia, condición de VIH o discapacidad.

ACERCA DE WFP

El objetivo del Programa de País del PMA en Nicaragua es apoyar y complementar al Gobierno en el diseño y ejecución de programas a largo plazo para romper el ciclo intergeneracional de la desnutrición y el hambre, de conformidad con el Plan Nacional de Desarrollo Humano, el Programa Nacional para la Erradicación de la Desnutrición Crónica Infantil, el Plan Nacional de Micronutrientes, el Programa de Estimulación de la Primera Infancia, el Programa Nacional de VIH, el Plan Nacional de Educación y los programas de las redes de protección social del gobierno.

Este programa para el país se centra en la asistencia técnica con miras a desarrollar la capacidad del Gobierno para diseñar, ejecutar, supervisar y evaluar programas sostenibles con una perspectiva de género para reducir el hambre y la desnutrición. Se concentra en las zonas con mayor inseguridad alimentaria: Nueva Segovia, Madriz, Jinotega, el Corredor Seco y la Región Autónoma del Atlántico Norte.

Para la implementación y seguimiento de los programas y componentes; el PMA cuenta con una oficina central en Managua y cuatro oficinas de campo ubicadas en Puerto Cabezas, Siuna, Jinotega y Ocotal y un personal total de 95 colegas desempeñando variedad de funciones que contribuyen a lograr el mandato de PMA Nicaragua.

STANDARD MINIMUM QUALIFICATIONS

Educación: Licenciatura en Administración de Empresas o carreras afines. Se valorará la presentación de un certificado de educación postsecundaria en la esfera funcional correspondiente.

Idiomas: Dominio hablado y escrito del Español. Conocimiento intermedio (nivel B) de inglés.

Experiencia deseable para desempeñar esta función:

• Capacidad demostrada para llevar a cabo todas las actividades administrativas y de prestación de servicios ordinarias de conformidad con las normas operativas del PMA mediante el trabajo diario. • Experiencia en ayudar a proporcionar orientaciones ad hoc a los nuevos miembros del personal.

CONTEXTO ORGANIZATIVO

Este puesto está ubicado en las instalaciones del WFP en Bilwi. El titular rinde cuentas al Oficial Nacional de Provisión de Servicios, o bien a la persona designada a tal efecto.

En este nivel, los titulares de estos puestos deben asumir la responsabilidad de llevar a término una serie de procesos y actividades que requieren un cierto nivel de interpretación de las directrices y prácticas estándar. Además, pueden recomendar una determinada línea de acción a funcionarios de diversos niveles y asignar tareas a otros funcionarios de apoyo.

FINALIDAD DEL PUESTO

El titular, funcionalmente actúa como Gerente del campamento humanitario del PMA en Bilwi y coordina el apoyo a la ejecución en la provisión de servicios de oficina, logística y transporte de bienes y personal y otros, relevantes al trabajo humanitario, al sector Humanitario con intervenciones en la RACCN.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES

1. Comprobar la prestación de diversos servicios, incluida la gestión de instalaciones y vehículos ligeros, viajes, protocolo, etc., conservando la información conexa, para contribuir a la creación de un ambiente de trabajo seguro y cómodo.
2. Recopilar y elaborar información, y difundirla, para sostener la producción de documentos e informes estándar destinados a la dependencia de que se trate, a fin de facilitar la toma de decisiones y la gestión eficaz de los recursos.
3. Gestionar y mantener registros en papel y electrónicos dentro de su esfera de responsabilidad, de conformidad con los procedimientos establecidos, para garantizar un acceso rápido y fácil a los datos cuando sea necesario.
4. Realizar labores de investigación y análisis básicos de datos, para contribuir al suministro de información precisa y a la gestión eficaz de los recursos.
5. Ser el primer punto de contacto para las consultas internas, a fin de facilitar la solución eficiente y eficaz de los problemas cotidianos.
6. Proporcionar insumos para los métodos y prácticas ordinarios en su propia esfera de trabajo, a fin de contribuir a la mejora continua de los servicios prestados.

OTROS REQUISITOS DEL PUESTO

1. Planificar y coordinar toda una variedad de trabajos de mantenimiento preventivo el cual debe llevarse a cabo regularmente, garantizando el buen funcionamiento de las instalaciones y equipo. (ej., generadores, sistemas eléctricos, aires acondicionados, instalaciones físicas, bombas de agua, etc.)
2. Coordinar los servicios de vigilancia y limpieza, para garantizar un ambiente de trabajo organizado, seguro y limpio.
3. Apoyar la contratación de servicios de contratistas externos y proporcionarles supervisión técnica, para facilitar la prestación de servicios o la realización de intervenciones eficientes y eficaces en función de los costos, en relación con trabajos importantes de instalación, mantenimiento o reparación.
4. Llevar a cabo tareas periódicas y puntuales de diagnóstico, reparación y mantenimiento de sistemas y componentes de fontanería, electricidad, desecho de sólidos, otros, para garantizar que todas las instalaciones cumplan las normas de seguridad y funcionamiento establecidas.
5. Ayudar a llevar inventarios exactos mediante inspección física y el mantenimiento de listas y bases de datos, y organizar la eliminación del equipo y el material identificado, siguiendo estrictamente las directrices del PMA sobre gestión de activos.
6. Compilar y presentar informes exactos sobre los trabajos realizados, los servicios prestados y el material adquirido y utilizado para las tareas de instalación/reparación, incluidos registros exactos del combustible para generador, con el fin de contribuir a una contabilización precisa y permitir una planificación eficiente de las obras/servicios futuros
7. Contribuir a evaluar los trabajos de instalación/reparación, comparar los precios de los materiales y ayudar a planificar trabajos futuros de mantenimiento preventivo, para prestar apoyo a la prestación de unos servicios de mantenimiento eficientes y eficaces en función de los costos.

FUNCTIONAL CAPABILITIES

Capacidades Específicas Descripción del comportamiento esperado para el nivel de competencia Servicios de apoyo operativo y elaboración de informes Demuestra habilidad para convertir planes operativos en medidas claras, de modo que los miembros de su equipo apoyen la implementación del programa. Reúne y comunica datos para extraer apreciaciones empíricas. Controles internos y gestión de riesgos Demuestra un conocimiento básico de los controles internos, de la gestión de riesgos y de los mecanismos de seguimiento, así como de su aplicabilidad inmediata a las actividades fundamentales del cliente.

Gestión de Recursos Supervisa las tendencias en la dotación de personal y el uso de los recursos para anticipar y remitir las cuestiones que podrían resultar problemáticas al personal directivo del programa y a los clientes principales. Conocimientos especializados en servicios administrativos Demuestra un conocimiento general o especializado de las mejores prácticas, técnicas y procesos administrativos, y una buena comprensión de las normas, los procesos y la infraestructura del PMA en su esfera de responsabilidad, y aplica todo ello para garantizar la prestación de servicios de administración eficientes y eficaces

Atención prioritaria al cliente Se ocupa del seguimiento y la supervisión del trabajo administrativo, cotejándolo con las normas y los protocolos establecidos para prestar servicios de excelencia. Vela por que los problemas del cliente se detecten y resuelvan.

TERMINOS Y CONDICIONES

POSICIÓN: Auxiliar Administrativo

TIPO DE CONTRATO: Contrato de Servicios

LUGAR DE TRABAJO (Ciudad, País): Bilwi, Nicaragua

DURACIÓN: Seis (6) meses. Renovación sujeta a fondos y desempeño.

FECHA LIMITE PARA APLICAR

Fecha límite para recibir aplicaciones el 17 de Abril de 2022 a las 5:00 p.m.

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Todas las decisiones de empleo se toman sobre la base de las necesidades organizacionales, los requisitos del trabajo, el mérito y las calificaciones individuales. WFP se compromete a proporcionar un entorno de trabajo inclusivo libre de explotación y abuso sexual, todas las formas de discriminación, cualquier tipo de acoso, acoso sexual y abuso de autoridad. Por lo tanto, todos los candidatos seleccionados se someterán a rigurosas verificaciones de antecedentes y referencias.

Se priorizará y dará oportunidad a mujeres para este puesto

Las solicitantes deben ser ciudadanas o residentes legales en Nicaragua.

No se ofrecerá ningún tipo de contrato bajo ninguna modalidad contractual a los miembros del Comité Consultivo de Asuntos Administrativos y Presupuestarios de la ONU (CCAAP), la Comisión de Administración Pública Internacional (CAPI), el Comité de Finanzas de la FAO, el Auditor Externo del PMA, el Comité de Auditoría del PMA y la Dependencia Común de Inspección ( JIU) y otros organismos similares dentro del sistema de las Naciones Unidas con responsabilidades de supervisión sobre el PMA, tanto durante su servicio como dentro de los tres años posteriores al cese de ese servicio.

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Potential interview questions

Added 4 years ago - Updated 1 year ago - Source: wfp.org