Asistente Administrativa/o de Programas y Proyectos

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

ONU Mujeres, basada en la visión de la igualdad consagrada en la Carta de las Naciones Unidas, trabaja para la eliminación de la discriminación contra las mujeres y las niñas; el empoderamiento de las mujeres; y el logro de la igualdad entre mujeres y hombres como socios y beneficiarios del desarrollo, los derechos humanos, la acción humanitaria y la paz y la seguridad. ONU Mujeres ha estado operando en Bolivia desde 2011. Desde su lanzamiento, la oficina ha intensificado su trabajo con una variedad de partes interesadas en Bolivia, incluido el gobierno, la sociedad civil, organizaciones sociales de mujeres, agencias de la ONU y donantes. hacia la promoción de la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres.

Bajo la supervisión directa de la Coordinadora/Especialista de Programas del Área de Gobernanza y Participación Política y la Asociada de Programas y Finanzas de ONU Mujeres, la voluntaria o voluntario tendrá las siguientes funciones y responsabilidades: a) Brindar apoyo administrativo y logístico para la implementación de Programas y Proyectos siguiendo las normas y procedimientos de ONU Mujeres • Llevar a cabo las tareas administrativas y logísticas necesarias para el desarrollo de las actividades previstas en el Área; • Brindar apoyo administrativo a los procesos de gestión de contratos; • Dar seguimiento a la gestión administrativa de proyectos y programas del Área de Gobernanza y Participación Política en coordinación con Socios/as implementadores/as; • Apoyar en la elaboración del Plan de Adquisiciones de los proyectos y programas del Área de Gobernanza y Participación Política; y apoyar los procesos de contratación de los servicios y bienes de acuerdo con el plan de adquisiciones siguiendo las normas y procedimientos de ONU Mujeres; • Actualizar de forma continua la base de datos de inventario de los activos del Área de Gobernanza y Participación Política, así como de los programas y proyectos a cargo; preparar los informes financieros requeridos; • Organizar el mantenimiento y la reparación de los activos cuando sea necesario; • Mantener el sistema de archivo y bases de datos del Área de Gobernanza y Participación Política; • Apoyar en la elaboración de los reportes financieros, en función de los requerimientos de donantes, Coordinadora/Especialista del Programas del Área de Gobernanza y Participación Política, y la Asociada de Programas y Finanzas de ONU Mujeres. b) Proporcionar apoyo administrativo y logístico en la organización de conferencias, talleres, reuniones con partes interesadas y otros eventos del proyecto. • Apoyar en la organización, logística y ejecución de conferencias, talleres, reuniones y eventos a cargo del Área; • Apoyar en la elaboración de los documentos para la organización de reuniones y eventos incluyendo agenda, cartas de invitación, nota logística, guía para las moderaciones y demás; • Apoyar en los procesos de adquisiciones de bienes y servicios necesarios para la ejecución de reuniones y eventos del proyecto siguiendo las normas y procedimientos de la organización; • Coordinar las reservaciones de boletos de avión, pago de viáticos y dar seguimiento al reembolso de gastos de participantes nacionales e internacionales de acuerdo con las reglas y procedimientos de ONU Mujeres; • Registrar las minutas de las reuniones y otra documentación requerida por la Coordinadora/Especialista de Programas del Área de Gobernanza y Participación Política; • Cualquier otra tarea asignada por la Coordinadora/Especialista de Programas del Área de Gobernanza y Participación Política.

c) Apoyar la gestión financiera requerida para la implementación de Programas y Proyectos siguiendo las normas y procedimientos de ONU Mujeres • Apoyar en la formulación del presupuesto del Área considerando las distintas fuentes de financiamiento; • Llevar a cabo las tareas financieras y contables requeridas por la Coordinadora/Especialista de Programas del Área de Gobernanza y Participación Política; • Preparar toda la documentación de respaldo para las solicitudes de pagos; • Apoyar en el control financiero oportuno, monitoreo y la presentación de informes financieros conforme a los requerimientos del financiador; • Monitorear el gasto de fondos de donantes, otros gastos y desembolsos a cargo del Área de Gobernanza y Participación Política; • Coordinar la gestión de pagos; • Preparar gráficos financieros estadísticos, tablas e informes obteniendo datos de diversas fuentes de financiamiento; • Realizar los procedimientos administrativos y financieros en el sistema integrado de ONU Mujeres (Quantum); • Brindar apoyo administrativo necesario para la gestión eficaz del conocimiento y el intercambio de información.

12. Resultados esperados: • Contribución a la gestión transparente de los recursos del Área de Gobernanza y Participación Política; • Cumplimiento y respeto de las reglas y regulaciones de la ONU; • Monitoreo y ejecución de las tareas administrativas, logísticas y financieras del Área de Gobernanza y Participación Política; • Soporte de calidad para conferencias y eventos; • Organización de archivos y elaboración de informes; • Apoyo oportuno al equipo; • Entrega en tiempo y forma de los insumos para las orientaciones estratégicas del Área de Gobernanza y Participación Política; • Relaciones efectivas con socios y partes interesadas; • Puntualidad y calidad de entrega de productos.

• Demuestra integridad a partir de desplegar en la práctica los valores y estándares éticos de las Naciones Unidas. • Demuestra capacidad de promover redes de apoyo y derivación. • Integridad personal a partir de desplegar en la práctica los valores de: integridad, respeto, honestidad, iniciativa propia, compromiso social. • Profesionalismo y confidencialidad • Alta sensibilidad y adaptabilidad sin prejuicios personales a temas interculturales, de género, religión, nacionalidad, opciones políticas y edad. • Habilidad para trabajar bajo estrés, saber establecer prioridades y manejar múltiples tareas/proyectos dentro de plazos ajustados. • Habilidades organizacionales efectivas y capacidad de manejar un volumen de trabajo alto de una forma eficiente y oportuna. • Actitud proactiva, creativa y dinámica hacia el trabajo. • Afinidad por un estilo de trabajo participativo y de equipo

Operaciones y/o Administración y/o Finanzas. • Experiencia mínima de 2 años en el área administrativa y financiera. • Experiencia mínima de 1 año en el área de Operaciones y/o Administración y/o Finanzas del Sistema de Naciones Unidas • Deseable conocimientos y manejo de (Quantum, Peoplesoft, SAP, u otros ERP) • Deseable experiencia dentro de agencias de cooperación internacional, ONG, NNUU, etc.

La Paz es una ciudad y municipio del oeste de Bolivia, capital del departamento de La Paz, sede del Gobierno boliviano y de los Poderes Legislativos y Ejecutivos, aunque la capital según la Constitución Política del Estado es Sucre. El censo de 2001 reportó una población de 1.552.156 habitantes en toda el área metropolitana de La Paz incluyendo la ciudad de El Alto. La población estimada del año 2010 del área metropolitana es de 2.030.422 habitantes y, sin incluir a El Alto, de 1.184.942 habitantes, lo que la constituye en el área metropolitana más extensa de Bolivia. El centro de la ciudad está aproximadamente a 3650 msnm (metros sobre el nivel del mar) y forma, junto con la ciudad de El Alto, el núcleo urbano más grande y poblado de Bolivia. Seguridad: Bolivia se encuentra en la fase 1 - precaución – del Plan de Seguridad de las Naciones Unidas, esto significa que las actividades rutinarias se realizan con normalidad y es requerido informar los viajes al interior y fuera de Bolivia.