Apoyo administrativo en las actividades de la Sección de Administración

Admin

Overview

Support in the administration section's activities and procedures

You have:

• Minimum of 5 years experience in administrative support activities.
• Advanced level of Spanish and English is required.
• High school diploma is required.
• Desirable experience in administrative management of projects within the United Nations system.

Result of Service Contribuir al cumplimiento oportuno y efectivo de las actividades planteadas durante el periodo de la contratación.

Work Location Mexico City

Expected duration La contratación tendrá una duración de tres meses de trabajo efectivo, del 05 de abril al 04 de julio de 2022.

Duties and Responsibilities ANTECEDENTES

La Comisión Económica para América Latina y el Caribe (CEPAL) es una de las cinco comisiones regionales de las Naciones Unidas. Se fundó en 1948 para contribuir al desarrollo económico y social sustentable de los países de la región. Funciona como un centro de asistencia técnica e investigación de excelencia para asesorar a los gobiernos de la región, al más alto nivel, en el diseño, formulación, seguimiento y evaluación de políticas públicas, además de dar capacitación a funcionarios públicos.

El programa de trabajo de la Sede Subregional de la CEPAL en México comprende las siguientes áreas temáticas: desarrollo económico, desarrollo social, desarrollo agrícola, cambio climático, energía y recursos naturales, comercio internacional e industria.

La Sección de Administración de la Sede Subregional en México es la responsable de gestionar la planificación, el presupuesto, el monitoreo y la evaluación del programa de trabajo de la Sede Subregional de la CEPAL en México. Coordina todas las actividades operacionales que realiza la Oficina. Las herramientas de control de la Sección de Administración se gestionan a través de las siguientes Unidades: Finanzas, Adquisiciones, Servicios Generales, Viajes, Recursos Humanos, Seguridad y Tecnologías de la Información.

OBJETIVO Y METAS

El/la contratista apoyará a la Sección de Administración en la ejecución de actividades de presupuesto para planificación, control y optimización de recursos tanto de la Oficina como labores colaborativas indicadas por las Sedes (NY y SGO) y el y el Operations Management Team de México OMT (procesos conjuntos) de la Business Operations Strategy (B.O.S.), así como en las tareas administrativas relacionadas

ACTIVIDADES A REALIZAR

Bajo la supervisión del Oficial de la Sección de Administración, el/la Contratista realizará las siguientes actividades:

• Preparar y dar seguimiento a todas las gestiones administrativas de la Sección de Administración en relación a sus principales Unidades (RRHH, Finanzas, IT, S&S, Servicios Generales, Viajes, etc.).
• Apoyar en las interacciones de la Sección de Administración con las Unidades Sustantivas, la Dirección y Programación, según lo que se solicite.
• Proporcionar asistencia administrativa en la redacción de comunicaciones dentro y fuera de la Seeción.
• Participar en el monitoreo del presupuesto, analizando las variaciones y los gastos, realizando ajustes necesarios para la consolidación y ejecución del mismo.
• Coordinar y dar seguimiento a las distintas áreas de la Administración sobre el presupuesto A22.
• Proporcionar asistencia administrativa en la preparación de reportes e informes del presupuesto para los CC de Administración, Seguridad y Salvaguarda, del RB.
• Participar en el seguimiento a temas con las Sedes (SGO y NY) y el Operations Management Team de México OMT (procesos conjuntos) de la Business Operations Strategy (B.O.S.).
• Apoyar en otras actividades que le indique el Oficial de la Sección de Administración.

OBLIGACIONES

a) Hacer las aclaraciones o ampliaciones o proporcionar la información adicional que el/la supervisor/a estime necesaria para cumplir con los productos acordados. b) Certificar que es el autor original del trabajo y documentos producidos que el/la consultor/a presenta a la CEPAL y hacer constar que el contenido de los trabajos y documentos presentados son de su contribución intelectual y que la forma y contenido no están siendo postulados de manera paralela a ningún otro espacio editorial. c) Otorgar a la CEPAL los derechos de autor, patentes y cualquier otro derecho de propiedad intelectual/industrial, en los casos en que procedan estos derechos, sobre los trabajos y documentos producidos por el/la consultor/a dentro de los contratos financiados con los recursos de CEPAL. d) Si viaja de misión, haber completado los cursos de seguridad requeridos por la Organización e ingresar su informe de misión al MRS (o proporcionar la información necesaria a la Unidad para su ingreso al MRS) y presentar su reclamo de viaje dentro de las dos semanas siguientes de haber terminado la misión. e) Asegurase de que todos los datos y referencias a materiales y publicados estén debidamente identificados con sus respectivos créditos e incluidos en las notas bibliográficas y en las citas. f) Declarar de contar con las debidas autorizaciones de quienes poseen los derechos intelectuales, según procede. g) El informe deberá escribirse en español, utilizando word o excel del paquete Microsoft office 2013 o compatible, (font: Times New Roman de 12 pts a espacio y medio) con el menor número de instrucciones, especificaciones, códigos o formatos especiales (por ejemplo, se deberá utilizar un solo tipo de letra). Utilizar el manual editorial de la CEPAL y las normas para estructurar la bibliografía. Enviar cuadros, gráficas, diagramas, etc. (en versión editable) sea Excel, Powerpoint o algún otro programa que use.

INDICADORES DE DESEMPÑO

- Puntualidad en las entregas - Demostrar habilidades de comunicación y trabajo en equipo - Entrega oportuna de la información, fluidez y regularidad en la comunicación con los supervisores de las actividades.

Qualifications/special skills Academic Qualifications: El/la Contratista deberá contar con estudios a nivel Bachillerato. Experience: Experiencia de por lo menos 5 años en apoyo a actividades administrativas.

Es deseable la experiencia en gestión administrativa en proyectos, en particular dentro del Sistema de Naciones Unidas. Language: Nivel avanzado del idioma Español e inglés es requerido.

No Fee THE UNITED NATIONS DOES NOT CHARGE A FEE AT ANY STAGE OF THE RECRUITMENT PROCESS (APPLICATION, INTERVIEW MEETING, PROCESSING, OR TRAINING). THE UNITED NATIONS DOES NOT CONCERN ITSELF WITH INFORMATION ON APPLICANTS’ BANK ACCOUNTS.

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Potential interview questions

Added 4 years ago - Updated 1 year ago - Source: careers.un.org