Agent Administratif (Achats)

Contract

This is a G-3 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 3 years of experience, depending on education. More about G-3 contracts.

OBJECTIF DU POSTE

Le Centre international de recherche sur le cancer (CIRC), dont le siège est à Lyon, en France, est l'agence de l'Organisation mondiale de la santé (OMS) chargée de la lutte contre le cancer. L'objectif du CIRC est de promouvoir la collaboration internationale dans la recherche sur le cancer.

Le rôle de la Section de l'Appui à la Recherche (SSR) est de soutenir la réalisation des objectifs scientifiques du CIRC par une gestion efficace et effective des ressources du Centre et la fourniture de services administratifs, en assurant une atténuation responsable des risques et en mettant en œuvre des stratégies pour renforcer les capacités et maximiser l'impact du CIRC.

L'objectif principal de l'unité des services administratifs au sein de la branche SSR est de fournir un large éventail de services, y compris, mais sans s'y limiter, les achats, les services de conférence, la gestion des bâtiments et la sécurité.

L'objectif de ce poste est d'apporter un soutien au Service Achat, notamment le traitement des demandes d'achat courantes des utilisateurs dont les réactifs et consommables de laboratoire et les demandes informatiques (ordinateurs, accessoires, logiciels divers) en étroite collaboration avec les Assistants Achats et les utilisateurs de l'agence.

DESCRIPTION DU POSTE

Le/la titulaire fera partie intégrante d’une équipe, il /elle devra pouvoir gérer :

• Plusieurs demandes des utilisateurs à la fois et savoir les hiérarchiser
• Avoir la capacité à travailler dans un environnement bruyant
• Une grande rigueur pour la saisie des données dans l’ERP
• Etre organisé (e) et avoir un bon relationnel
• Avoir une bonne réactivité
• Savoir utiliser Teams serait un atout

Sous la supervision de l'Assistante Principale chargée des marchés publics et sous la direction générale de l’Administrateur des Services Intérieurs, le titulaire du poste s'acquittera des tâches suivantes :

1. A réception des « e-requisitions » sur Outlook, enregistrer les commandes sur l’ERP, après vérification :

• des conditions négociées (frais de port et ou de carboglace),
• des références articles à partir de marchés déjà négociés (réactifs et consommables de laboratoire)
• Faire des demandes de devis ponctuels.

2. Suivi des livraisons et relances des fournisseurs sur les délais à la demande des utilisateurs.
3. Contrôle des factures, vérification des prix, des quantités et de la bonne réception des marchandises sur site et dans l’ERP (SAP/migo) et pour les prestations de service, vérification de la réalisation de la prestation auprès des utilisateurs. Gérer les éventuels litiges.
4. Rapprocher des factures sur relevés CB et les bons de commandes pour transmission à la comptabilité.
5. Créer des inventaires en multi imputation.
6. Mettre à jour des tableaux de bords
7. Gérer les publications (articles de journaux)
8. Centraliser les demandes des utilisateurs et les traiter ou les relayer vers les autres assistants en fonction de la complexité de la demande.
9. Toutes taches connexes.

MESURES COVID-19

En raison de l'évolution de la situation résultant de la pandémie COVID-19, et en fonction des exigences du travail, ce poste pourra être partiellement occupé à distance, depuis le domicile du candidat sélectionné en région lyonnaise, selon la clause de télétravail pour force majeure actuellement en vigueur dans le cadre de la politique de télétravail du CIRC pendant cette période de pandémie.

COMPÉTENCES:

• Travail d'équipe*
• Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles*
• Communication*
• Produire des résultats.

QUALIFICATIONS EN MATIÈRE D'ÉDUCATION

ÉDUCATION

Essentiel: Etudes secondaires complètes ou équivalent, suivies par une formation spécialisée dans le domaine des Achats sanctionnée par un diplôme (BTS ou équivalent).

Souhaitable: Diplôme universitaire dans un domaine pertinent.

EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE

Essentiel: Au moins 2 ans d'expérience dans un rôle d'approvisionnement ou un poste administratif à volume élevé et à rythme rapide

Souhaitable:

Expérience de travail au sein d'organisations intergouvernementales, du système commun des Nations Unies ou d'organisations similaires, et/ou expérience de travail dans un environnement de recherche.

UTILISATION DES COMPÉTENCES LINGUISTIQUES

Excellente maîtrise du français et connaissance pratique de l'anglais écrit et parlé.

COMPÉTENCES

1. 1. Grande capacité à acquérir rapidement une bonne connaissance des circuits achats, des procédures achats.
   2. Bonne pratique des logiciels Excel, SharePoint, Outlook et expérience de travail avec un ERP (de préférence SAP) et connaissance d’Office 365 (Teams)
   3. Capacité à travailler en équipe et en autonomie et à s’adapter à différents profils d’éducation et diverses origines culturelles.
   4. Une bonne connaissance du milieu du laboratoire serait un atout.

AUTRES COMPÉTENCES (COMPÉTENCES INFORMATIQUES)

Connaissance du progiciel Microsoft 365 et du système ERP (Oracle, SAP, etc.).

RÉMUNÉRATION

La rémunération fixe pour le poste ci-dessus s'élève actuellement à 2,935 euros par mois, et est exprimée nette d'impôt sur le revenu mais avant déduction des contributions de l'employé pour la participation obligatoire à la Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies (CCPPNU) et aux plans d'assurance privée de l'Organisation couvrant la santé, les accidents, la maladie et l'invalidité.

Les autres avantages comprennent différents types de congés et des allocations pour les membres de la famille à charge.

Le statut d'emploi est celui d'un fonctionnaire international.

Note : en raison du statut juridique de l'OMS/IARC en tant qu'organisation internationale, son personnel ne cotise pas et ne génère pas de prestations dans les régimes obligatoires français d'assurance maladie, d'assurance vieillesse/retraite ou de chômage ("Pôle-Emploi") pendant toute la période où il est employé par l'Agence.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

• • Ce poste fait l'objet d'un recrutement local et sera idéalement pourvu par des personnes résidant dans la zone de déplacement de Lyon.
  • Nous acceptons uniquement les candidatures soumises via notre outil de recrutement en ligne (les candidatures pour ce poste doivent être remplies en anglais et inclure une lettre de motivation en anglais). Les profils de candidature doivent inclure les détails de toutes les expériences professionnelles à ce jour (y compris les stages rémunérés).
  • Le présent avis de vacance peut être utilisé pour pourvoir d'autres postes similaires au même niveau hiérarchique.
  • Seuls les candidats faisant l'objet d'un examen sérieux seront contactés.
  • Un test écrit et/ou une présentation peuvent être utilisés comme moyen de sélection.
  • Au cas où votre candidature serait retenue pour un entretien, il vous sera demandé de fournir, à l'avance, une copie scannée du/des diplôme(s) / certificat(s) requis pour ce poste. Le CIRC/OMS ne prend en compte que les qualifications d'enseignement supérieur obtenues auprès d'une institution accréditée/reconnue dans la Base de données mondiale sur l'enseignement supérieur (WHED), une liste mise à jour par l'Association internationale des universités (AIU)/Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture (UNESCO). La liste est accessible par le lien suivant : http://www.whed.net/. Certains certificats professionnels peuvent ne pas apparaître dans la WHED et nécessiteront un examen individuel.
  • Toute nomination/prorogation de nomination est soumise au Statut du personnel, au Règlement du personnel et au Manuel du CIRC/OMS.
  • Pour plus d'informations sur les opérations du CIRC, veuillez consulter : www.iarc.who.int.
  • Le CIRC/OMS s'engage à diversifier son personnel.
  • Le personnel du CIRC/OMS adhère à la Charte des valeurs de l'OMS et s'engage à mettre en pratique les valeurs de l'OMS.
  • Le CIRC/OMS dispose d'un environnement sans fumée et ne recrute pas de fumeurs ou de consommateurs de toute forme de tabac.
  • Les candidatures féminines sont encouragées.