Administrative Assistant, GS5, Agadez, Niger #110851 (Fixed Term)

Contract

This is a G-5 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 5 years of experience, depending on education. More about G-5 contracts.

UNICEF travaille dans certains des endroits les plus difficiles du monde pour atteindre les enfants les plus défavorisés du monde. Pour sauver leur vie. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel.

Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous.

Et nous n'abandonnons jamais.

Pour chaque enfant, de l'espoir.

Le bureau de zone d’Agadez couvre toute la région d’Agadez. A cet effet, le bureau de zone travaille avec les autorités régionales et toutes les autres couches sociales en vue de contribuer à la réduction de la pauvreté et à la réalisation des Objectifs de Développement Durable (ODD) concernant la survie, l’inclusion sociale, l’appui à la décentralisation, la communication pour le développement, la protection et la participation de l’enfant, en mettant l’accent en particulier sur la réduction du taux de mortalité chez les enfants de moins de 5 ans et de la malnutrition chez l’enfant, la promotion de la scolarisation, surtout des filles, et la prévention de la négligence, de la maltraitance et de l’exploitation des enfants et des femmes ainsi que de la violence à leur égard.

Comment est-ce que vous pouvez faire une différence …

Sous la supervision et l’orientation du chef de bureau de zone, l'assistant(e) administratif/ve sera chargé(e) d'exécuter un large éventail de tâches de routine et de tâches spécialisées pour le bureau de zone d’Agadez ce qui nécessite une connaissance approfondie des procédures, processus et politiques administratives de l'UNICEF.

Principales fonctions, responsabilités et attributions/tâches

Suivi des budgets et Traitement des factures

• Assurer le suivi des budgets et des dépenses du bureau de zone, en veillant au respect des règles et règlements de l'UNICEF, en tenant le superviseur informé et en le conseillant sur les mesures à prendre pour les décisions/ le suivi.
• Fournir un soutien pour la révision/préparation du budget, l'état d'exécution, la détermination de l'utilisation des fonds et la clôture opérationnelle et financière.
• Préparer et tenir à jour les dossiers, les documents et les plans de contrôle pour le suivi budgétaire de la mise en œuvre des projets/programmes.
• Effectuer des opérations dans VISION concernant les subventions pour les sections, comme l'enregistrement des allocations de subventions et le suivi des subventions de programme arrivant à expiration.
• Assurer la collecte des factures et le classement des documents pour approbation, puis, leur traitement dans VISION.
• Télécharger les fichiers électroniques et vérifier les résultats dans le système de destination.
• Répondre aux demandes de renseignements notamment à l'état des transactions clients.
• Gérer les dépenses effectuées par la petite caisse conformément aux procédures de l’UNICEF en vigeur.
• Sécuriser les fonds de la petite caisse du bureau conformément aux procédures en vigueur.

Ressources humaines

• Rédiger des avis de vacance pour des postes au sein du bureau, qui seront examinés par le superviseur afin d'attirer les candidats idéaux.
• Réaliser une présélection rapide et efficace des candidats éligibles, en tenant compte des qualifications, des compétences et des exigences du poste.
• Assurer la liaison avec les candidats aux différentes étapes du processus de recrutement.
• Coordonner la programmation des entretiens et des évaluations techniques.
• Enregistrer et tenir à jour les dossiers de recrutement, en veillant à ce que toute la documentation nécessaire ait été préparée.
• Assurer le suivi du processus de recrutement tout au long de son déroulement afin de tenir le superviseur informé si nécessaire.
• Tenir et actualiser un système de suivi des absences du personnel.

Organisation du bureau et gestion des projets

• Garantir la disponibilité d'informations et de données complètes et précises en temps opportun pour la préparation des plans de travail de la section et des plans de gestion des projets.
• Effectuer des recherches et des analyses comparatives des données relatives aux projets/programmes.
• Effectuer le suivi de la mise en œuvre des projets en fonction des étapes établies et formuler des recommandations destinées à améliorer les performances.
• Veiller au respect des délais convenus.
• Assurer la coordination dans l'examen de l'exhaustivité des rapports de données contenant des informations clés en matière de suivi et d'évaluation.

Passation des marchés

• Fournir une orientation aux responsables concernant le processus de PCA/SSAs conformément aux politiques et orientations émises par le FRG, la division de l'approvisionnement et le DRH.
• Faciliter le traitement des contrats pour les consultants et les partenaires externes fournissant un service à la section. Cela comprend la préparation et le classement des documents, le remplissage des formulaires et documents nécessaires, le téléchargement des termes de référence dans VISION et la prise des dispositions logistiques nécessaires.
• Tenir à jour les répertoires de fournisseurs, de partenaires et de consultants.

Communications et déroulement du travail

• Faciliter les communications et le déroulement du travail au sein de l'unité organisationnelle afin d'améliorer l'efficacité et la rapidité des opérations et des résultats.
• Assurer la gestion du courrier entrant et sortant, des courriers électroniques et des appels téléphoniques.
• Communiquer les informations courantes ainsi que certaines informations non courantes relatives au travail de l'équipe.
• Établir et maintenir des systèmes de classement et de référence, tant traditionnels que numériques, et veiller à ce que les sites internet/intranet soient à jour et précis.

Gestion du calendrier, des réunions et du courrier

• Tenir à jour le calendrier du bureau et organiser les réunions.
• Rédiger les procès-verbaux des réunions, dans le souci du détail et en veillant à l'exactitude et à la cohérence.

Événements/Logistique

• Soutenir les activités de renforcement des capacités et les conférences en prenant les dispositions logistiques nécessaires notamment la collaboration avec des animateurs, traiteurs et hôtes.
• Organiser les horaires en se concertant avec les participants concernant leurs disponibilités.
• Assurer la coordination avec les points focaux et la section du budget en ce qui concerne les coûts et les besoins.
• Préparer des supports de référence à l’intention des participants et télécharger les supports approuvés sur l'intranet.
• Préparer et tenir à jour les ordres du jour des réunions et des événements liés aux engagements du groupe de travail.
• Tenir à jour les fichiers des consommations des véhicules (carburant, entretiens et réparations) et s’assurer que les documents de bord des véhicules sont à jours.
• S’assurer que les véhicules du bureau sont MOSS compliant.
• Organiser les sorties des véhicules de manière optimale ;

Voyages

• Fournir une assistance aux membres du personnel de la section pour l'organisation des voyages et les droits aux prestations, conformément aux règles et aux politiques de l'organisation. Assurer la liaison avec les points focaux compétents en matière de voyages afin que l'organisation bénéficie du meilleur service au meilleur prix pour tous les voyages.
• Informer les membres du personnel sur des questions administratives connexes telles que les visas, les autorisations de sécurité et les procédures de documentation.
• Extraire, saisir, maintenir et vérifier l'exactitude des historiques de voyage dans le système de voyage de l'organisation afin de garantir des transactions exactes liées aux frais de voyage et aux déplacements du personnel.
• Aider à la préparation des budgets relatifs aux frais de voyage et tenir à jour les dossiers relatifs au plan de voyage et au contrôle budgétaire.
• Faire un suivi des autorisations de voyage et en rendre compte à l'équipe.

Fournitures/Équipement

• Assurer la gestion des fournitures administratives, du matériel de bureau et la mise à jour de l'inventaire des articles.
• Tenir à jour l’inventaire du matériel admin du bureau.
• Superviser l'utilisation adéquate et appropriée des fournitures.
• Veiller à ce que les services et l'entretien des locaux soient conformes aux normes organisationnelles.
• Organiser l'achat et la distribution en temps utile des fournitures de bureau.
• Veiller au bon fonctionnement des générateurs électriques du bureau et assurer le suivi régulier de leur consommation de carburant.

En tant que défenseur pour chaque enfant, vous devrez avoir …

• Un diplôme d'études secondaires (Baccalauréat), complété de préférence par une formation technique ou universitaire liée à l'activité sur le terrain.
• Un minimum de 5 ans d'expérience de travail administratif ou d’expérience de bureau pertinente est exigé.
• La maîtrise du francais est exigée et une bonne connaissance de l'anglais est souhaitable. La connaissance d’une autre langue de l’ONU ou de la langue du lieu d’affectation est considérée comme un atout.

Pour chaque enfant, vous démontrez …

Les Valeurs Fondamentales de l’UNICEF (CRITA) en matière de :

• Bienveillance ;
• Respect ;
• Intégrité ;
• Confiance ;
• Responsabilité.

Les Compétences de Base :

• Cultiver la conscience de soi et démontrer un sens de l’éthique ;
• Travailler de façon collaborative ;
• Établir et entretenir des partenariats ;
• Innover et épouser le changement ;
• Penser et agir de manière stratégique ;
• S’atteler à obtenir des résultats tangibles ;
• Gérer l’ambiguïté et la complexité.

Les Compétences Fonctionnelles requises pour ce poste sont :

• Esprit d'Analyse ;
• Apprentissage et Recherche ;
• Planification et Organisation ;
• Suiv des Instructions et Procédures.

Voir les compétences sur le site UNICEF :

https://www.unicef.org/careers/media/1041/file/UNICEF%27s_Competency_Framework.pdf

Localisation et durée du contrat : Le contrat est d’une durée déterminée d’un (01) an avec une possibilité de renouvellement. Le/la candidat(e) recruté (e) sera basé(e) à UNICEF Agadez.

Rémunération : Le poste est classé dans la catégorie des Agents des Services Généraux (GS) au grade GS5 de la grille de rémunération du Système des Nations Unies.

NB : UNICEF est engagé à promouvoir la diversité et l'inclusion au sein de son personnel, et encourage fortement les candidatures féminines et masculines de toutes origines nationales, ethniques et religieuses, y compris les personnes vivant avec un handicap, de postuler.

UNICEF applique la politique de tolérance zéro à l’égard de l’abus et de l’exploitation sexuels, ainsi que de tout autre type de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel et la discrimination. Tout candidat considéré pour un recrutement fera l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents.

Seuls(es) les candidats(es) présélectionnés(es) seront contactés.