Administrative Assistant, GS-5, Antananarivo, Madagascar

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UNICEF - United Nations Children's Fund

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Application deadline 2 years ago: Thursday 27 May 2021 at 20:55 UTC

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Contract

This is a G-5 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 5 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 436 USD.

Salary for a G-5 contract in Antananarivo

The salary of a G-5 depends on the duty station. The minimum salary there is 1,907,000 MGA (~436 USD) Please note that depending on the location, a higher post adjustment might still result in a lower purchasing power.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

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UNICEF MADAGASCAR RECRUTE

• Poste : Assistant(e) Administratif(ve), (GS-5), Antananarivo (Poste réservé aux candidats de nationalité Malagasy)

• Reference du poste : 21522

• Grade : GS-5 (Grille du Système des Nations Unies) • Type de nomination :Fixed-term Appointment • Nombre de poste : Un (01) • Durée : Une année

• Lieu d’affectation : Antananarivo • Date de publication : 14 Mai 2021 Date de clôture : 27 Mai 2021

L'UNICEF travaille dans certains endroits les plus difficiles du monde pour atteindre les enfants les plus défavorisés. Pour sauver leur vie. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel. Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous. Et nous n'abandonnons jamais.

Pour chaque enfant, un espoir

But du poste

L’Assistant(e) Administratif(ve) est chargé(e) d’exécuter une grande variété de tâches Administratives normalisées pour les sections respectives, nécessitant une connaissance approfondie des procédures, processus et politiques administratifs de l’UNICEF. À ce titre, la nécessité de projeter l’image d’un fournisseur de services crédible et fiable est impérative pour la qualité de la prestation des processus, et l’impact du travail se reflète directement sur la réputation globale de l’équipe en termes de réactivité aux besoins des clients et de qualité de l’exécution des processus.

Comment pouvez-vous faire une différence ?

Principales tâches et responsabilités

  • Operations :

- Le staff apporte un appui dans le suivi des indicateurs de gestion des opérations et travaille étroitement avec l’UNDSS dans le maintien de la liste du personnel par rapport à la sécurité.

- Il/Elle partagera et tiendra à jour la liste de fournitures de bureaux disponible dans le magasin de l’administration et assiste les sections des programmes et des opérations dans la préparation logistique des réunions et ateliers.

- Le staff effectuera diverses tâches administratives notamment par rapport à l’installation de nouveaux membres du personnel et visiteurs, l’assistance à la délivrance et renouvellement des passeports, laissez-passer, l’obtention des visas de séjour.

- Il/elle se chargera de la préparation de la valise diplomatique.

- Il/elle organisera les réunions internes ou externes et se chargera de la rédaction des comptes-rendus des réunions, des rapports et diverses correspondances conformément aux procédures standards du bureau. Il/elle s’impliquera dans les activités officielles de haut niveau.

- Il/elle se chargera d’assurer la recherche de différentes informations se rattachant à ses fonctions, tels que les notes verbales, les divers communiqués émanant de l’administration ainsi que le maintien des fichiers relatifs aux différentes informations concernant les opérations.

  • Administration :

L’Assistant(e) sera chargé(e) de l’exécution d’un large éventail de tâches administratives normalisées qui nécessitent une connaissance approfondie des procédures, processus et politiques Administratives de l’UNICEF. Le titulaire du poste sera en charge de l’appui à la gestion des transactions administratives et plus spécifiquement :

- Responsable de la collecte des factures et du dépôt des documents pour approbation et, par la suite, traitement en vision.

- Télécharger des fichiers électroniques et vérifier les résultats sur le système de destination.

- Répondre à l’état des transactions des clients et à d’autres demandes.

  • Le traitement et suivi des factures de l’unité :

- L’Assistant(e) sera responsable de la collecte des factures, du traitement dans le système Vision, de la transmission des documents aux Finances pour le paiement et puis du classement des documents.

- Le staff s’assurera que les factures reçues seront traitement dans les 30 jours en référence au SOP en vigueur.

- Il/Elle répondra aux questions des clients sur des transactions et aux autres demandes de renseignements.

  • Sous-traitance des prestataires :

- Le staff facilitera le traitement des contrats pour les partenaires externes qui fournissent des services pour les sections, tels que l’entretien des véhicules, les réparations, les assurances et la location de voitures, le service d’interprétariat, les locations de salles, les services de catering, l’organisation des ateliers et conférences etc….

- Le staff se chargera également de traiter toutes les demandes d’achat de biens/assets : équipements, matériels et mobiliers et fournitures destinés aux staffs ou pour l’usage interne du bureau.

- Le staff tiendra à jour les listes de fournisseurs et des partenaires de services et s’assurera que les services et biens requis sont conformes aux normes de l'organisation. Il/elle assura la liaison avec les points focaux des sections concernant les coûts et les besoins.

- La sous-traitance des prestataires comprend l’établissement des appels d’offres, la demande de cotation/prix pour les services demandés, l’établissement des tableaux de comparaison, le remplissage des formulaires et modèles nécessaires, le chargement des termes de référence dans Vision et la prise des dispositions logistiques nécessaires. Le staff sera responsable de l’émission des bons de commande/PO/LVPO/bon de commande manuel, bon de caisse.

  • Evénements et conférences :

L’Assistant(e) en Administration soutiendra les activités et les événements comme les conférences/ateliers en appuyant les assistants des sections dans les dispositions logistiques, et si nécessaire en se mettant en contact avec le transport assistant sur les véhicules assignés pendant les événements et les conférences.

  • Fonctions administrative générales :

- Le staff recevra les courriers et factures de l’unité et assurera le dispatch et le suivi des documents à signer.

- Le staff tiendra à jour des fichiers sur support informatique et des fichiers électroniques et met à jour les systèmes de base de données en veillant à l'enregistrement, à la conservation et à la destruction en temps opportun des informations confidentielles.

- Il/elle tiendra des tableaux de suivi et monitoring des documents traités.

- Toutes autres activités requises pour la bonne marche de la section Opération.

Impact des résultats

L’efficience et l’efficacité du soutien fourni par l’Assistant(e) Administratif(ve) garantissent qu’une plate-forme administrative solide est fournie aux sections respectives, ce qui à son tour affecte l’achèvement opportun et précis des services fournis par les conseillers et les spécialistes de l’équipe.

Pour se qualifier comme défenseur pour chaque enfant, il vous faut :

  • Avoir un Diplôme de fin d'études secondaires. Un Diplôme d’études supérieures en administration des affaires ou dans tout autre domaine connexe est un atout.
  • Avoir au moins 5 ans d’expérience administrative ou de bureau progressives.
  • Une expérience au sein du Système des Nations Unies, dans une organisation internationale et dans un environnement multiculturel est un atout
  • Avoir une maîtrise parfaite de la langue française et une connaissance opérationnelle de l’anglais. La connaissance du malgache est un atout.
  • Avoir une parfaite maitrise des logiciels usuels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Access…).
  • Ce poste est réservé aux candidats résidant à Madagascar et ayant le droit d’y travailler en conformité avec les textes applicables.

Pour chaque Enfant, vous devez démontrer...

Les valeurs fondamentales de l’UNICEF, à savoir : l’engagement, la diversité et l’intégrité.

Compétences de base :

  • Communication (Niveau I)
  • Travail en équipe (Niveau I)
  • Atteinte des résultats. (Niveau I)

Compétences Fonctionnelles :

  • Capacite d’Analyse (Niveau I)
  • Apprentissage et Recherche (Niveau I)
  • Planification et Organisation (Niveau I)
  • Respect des Instructions et Procédures (Niveau I)

Voir notre cadre de compétences sur: http://www.unicef.org/about/employ/files/UNICEF_Competencies.pdf

Comment postuler ?

Les candidats intéressés sont priés de postuler uniquement en cliquant sur le bouton ‘’Apply’’ en haut ou en bas et d'y joindre en fichiers attachés une lettre de motivation, un CV détaillé et une copie du diplôme le plus élevé*.

Tout dossier incomplet ou soumis en ligne après la date butoir (27 Mai 2021) ne sera pas considéré.

Remarque : Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s et participeront à la prochaine étape du processus de selection.

Si vous avez besoin d'aide, ou avez des questions, veuillez contacter l’adresse e-mail : hrantananarivo@unicef.org

Nos avis de vacances sont également disponibles sur le site http://www.unicef.org/about/employ/ et nos grilles salariales dans le lien : https://www.un.org/Depts/OHRM/salaries_allowances/salaries/madaga.htm

*Voir la liste des établissements accrédités sur le lien : www.whed.net

L'UNICEF s'engage au respect de la diversité et à l'inclusion au sein de sa force de travail, encourage tous les candidats, sans distinction de sexe, de nationalité, de religion et d'origine ethnique, y compris les personnes handicapées, à postuler pour faire partie de l'organisation. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

L’UNICEF applique une politique de zéro tolérance par rapport à l’exploitation et l’abus sexuel, et à toute forme de harcèlement, incluant le harcèlement sexuel, et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés devront alors être soumis à une rigoureuse vérification de références et d’antécédents.

Added 2 years ago - Updated 2 years ago - Source: unicef.org