Administrative Assistant - G4 (DC)

Introducción

La Oficina de País de la OIT para la Argentina tiene por finalidad brindar asesoría técnica a los constituyentes tripartitos (gobierno, organizaciones de empleadores y organizaciones de trabajadores), a través del Programa de Trabajo Decente de la OIT en el país, entre cuyos ejes prioritarios se encuentra la prevención y erradicación del trabajo infantil. La industria automotriz representa una de las actividades más importantes de la economía argentina por su capacidad para generar valor y puestos de trabajo de calidad. Las terminales automotrices se caracterizan por ser un sector de industria atomizada, con un número reducido de empresas de capital extranjero. Mientras que, la actividad autopartista cuenta con un amplio entramado de fabricantes locales, en su mayoría micro, pequeñas y medianas empresas, que suministran productos elaborados con alto valor agregado.

La presente convocatoria se desarrolla en el marco del proyecto de cooperación para el desarrollo “Más y mejores empleos para mujeres y hombres jóvenes a través de cadenas de suministro resilientes, inclusivas y sostenibles en la industria automotriz argentina”, implementado por la Oficina de País de la OIT para la Argentina con financiamiento del Gobierno de Japón. El objetivo general del proyecto es contribuir a la generación de trabajo decente para las y los jóvenes en la industria automotriz argentina, y brindar orientación al sector empleador y trabajador sobre conducta empresarial responsable y procesos de debida diligencia, así como prácticas inclusivas y sostenibles en el lugar de trabajo. El proyecto busca aprender de las experiencias tripartitas innovadoras con enfoque inclusivo y de sostenibilidad en el sector automotriz. Con particular centralidad en la productividad a través de relaciones laborales sólidas, la inversión en el desarrollo de los trabajadores y un entorno de trabajo seguro y saludable que contribuyan a crear cadenas de suministro estables, promover un mercado laboral inclusivo, así como fomentar el desarrollo económico local a la vez que promover el trabajo decente. El proyecto se encuentra en proceso de implementación hasta el 30 de junio de 2025.

El/a funcionario/a se desempeñará bajo la supervisión del/a Coordinador/a del Proyecto.

Descripción de las tareas

1. 1. Buscar y seleccionar información y archivos requeridos por el/a Coordinador/a del proyecto para la preparación de resúmenes, informes, correspondencia, términos de referencia, planes de proyectos y documentos en general.
   2. Redactar correspondencia, escribir y dar formato una serie de documentos relacionados con actividades del proyecto en conformidad con los requisitos de la OIT y usando el software apropiado.
   3. Otorgar apoyo secretarial y administrativo en las reuniones, seminarios y/o talleres organizados por el proyecto a nivel nacional y/o regional. Esto puede incluir coordinaciones logísticas, preparación de cartas de invitación, y redacción, recopilación y distribución de los documentos de trabajo y otros materiales.
   4. Apoyar las funciones de gestión de conocimiento del proyecto, dentro y fuera de la organización para garantizar una comunicación efectiva por correo electrónico y en la página web con la Sede y las Oficinas Regionales y de país.
   5. Mantener los archivos y registros oficiales relacionados con las actividades del proyecto, ordenados y actualizados. Buscar y seleccionar información y registros relevantes para los funcionarios cuando lo soliciten.
   6. Servir de enlace/Solicitar servicios de otras unidades de trabajo dentro y fuera de la oficina para completar las tareas.
   7. Procesar y realizar oportunamente los preparativos de viaje, incluyendo autorización de viaje, reservas de hotel, visas, etc.
   8. Recopilar, calcular y preparar estimados de costo y preparar documentos y materiales para misiones de los colegas, los especialistas y participantes en reuniones, seminarios y actividades relacionadas con el proyecto.
   9. Preparar datos y reportes financieros de rutina para las actividades relacionadas con el proyecto. Ingresar datos a la computadora clasificando y codificando las transacciones.
   10. Preparar y procesar transacciones en IRIS incluyendo Contratos, Solicitudes de Viaje, Órdenes de Compra, Solicitudes de Compra y Autorizaciones de Pago Externo.
   11. Mantener y actualizar las bases de datos del programa y del proyecto y los sistemas de archivo del proyecto. Mantener los sistemas de seguimiento, monitoreo y/o de presentación de informes con respecto a las asignaciones y los gastos.
   12. Brindar apoyo al/a Coordinador/a del Proyecto en el seguimiento de todos los contratos y acuerdos relacionados con las acciones realizadas en el marco del proyecto, a fin de garantizar la vigencia de los mismos, y solicitar las renovaciones que sean necesarias a tiempo.
   13. Asistir en la difusión de las actividades y resultados del proyecto entre los actores relevantes, incluyendo entre los mandantes de OIT, instituciones públicas, universidades y think tanks.
   14. Realizar cualquier otra tarea requerida por su supervisor/a o por el director de la Oficina de País de la OIT para la Argentina.

Calificaciones requeridas

Educación

Educación secundaria completa.

Conocimiento práctico de paquetes de software normal de oficina y correo electrónico requeridos por la unidad de trabajo (ej. WORD, EXCEL, PowerPoint).

Ventaja;

Conocimiento de las prácticas y procedimientos para la preparación de documentos administrativos y el mantenimiento del sistema de archivo.

Experiencia

Cuatro años de experiencia en funciones administrativas generales.

Experiencia práctica en paquetes de software normal de oficina y correo electrónico requeridos por la unidad de trabajo (ej. WORD, EXCEL, PowerPoint).

Idiomas

Excelente conocimiento del idioma español y buen nivel de inglés (intermedio).

Competencias

Básicas

Los candidatos interesados en el puesto deben considerar que las nueve competencias fundamentales de la OIT, listadas a continuación, podrán ser evaluadas durante el proceso de selección: Integridad y transparencia, Sensibilidad a la diversidad, Orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, Orientación al cliente, Comunicación, Orientación al cambio, Responsabilidad respecto del desempeño, Orientación a la calidad y Colaboración. De entre estas nueve competencias, las siguientes son de particular importancia para este puesto:

Orientación al Cliente, Comunicaciones, Colaboración

Técnicas y generales

• Habilidad para organizar su propio trabajo.
• Habilidad para priorizar los trabajos asignados, organizar su propio cronograma, realizar el trabajo de rutina independientemente, cumplir los plazos y adaptarse a las demandas cambiantes y a tareas múltiples.
• Habilidad para usar software básico de computación (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) y otros paquetes de software requeridos por la Oficina.
• Habilidad para obtener servicios de otras unidades de trabajo dentro y fuera de la oficina para completar las tareas.
• Habilidad para trabajar como miembro de un equipo y gestionar una carga pesada de trabajo bajo presión de tiempo.
• Habilidad para redactar correspondencia y corregir documentos de acuerdo con los estándares establecidos.
• Precisión y habilidad para prestar atención a los detalles.
• Entendimiento de los principios de no discriminación e igualdad de género.

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Added 1 day ago - Updated 1 hour ago - Source: jobs.ilo.org