Administrative Assistant

Volunteering Admin Human Resources Communications & PR

Overview

Provide administrative support and assistance at the UN office.

You have:

• Experience in administration management is an asset, including experience working with the UN or another international development organization.
• Excellent oral and written communication skills; strong writing, formatting, and report creation skills.
• Strong inter-personal skills; cultural and social sensitivity; ability to work inclusively and collaboratively with a range of partners.
• Strong general knowledge of computer skills, including proficiency in MS Office applications (Excel, Word, etc.) and email/Internet.
• Ability to work effectively in a multicultural team of international and national staff.
• Self-motivated, ability to work with minimal supervision; ability to work under tight deadlines.
• Good awareness of security.

Contract

This is a UNV National Youth contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Youth contracts.

Le HCR est l’agence de protection des nations-unies pour les refugies. L’organisation a ouvert des bureaux au nord de la Côte d’Ivoire, notamment à Ferkessédougou et à Bouna en vue d’apporter l’assistance et la protection aux personnes relevant de son mandat. Cette position d’Admin Assistant a été créée en vue de faciliter au bureau et aux collègues, la gestion quotidienne des matériels, des finances ainsi que l’aménagement du bureau. Le bureau de Bouna devant servir comme Bureau conjoint des nations-unies, la présence d’un Admin Assistant est plus que nécessaire et attendue.

• Organiser des rendez-vous et des réunions internes et externes, dont certains impliquent des hauts fonctionnaires.
• Recevoir les visiteurs, passer et filtrer les appels téléphoniques, répondre aux demandes d’information courantes et prendre des notes lors des réunions au besoin.
• Tenir à jour les dossiers et les dossiers de bureau papier et électroniques ; classer et coder des documents relatifs à une variété de sujets ;
• Recevoir, examiner, trier et distribuer toute la correspondance entrante et sortante, la pochette de bureau et le matériel, mettre en évidence les éléments prioritaires et joindre les renseignements généraux nécessaires. Maintenez un système de suivi.
• Peut être appelé à maintenir ou à mettre à jour des dossiers confidentiels.
• Rédiger de la correspondance courante, des notes de service et des rapports. Formatez des documents plus complexes à l’aide de la technologie appropriée.
• Faciliter la mise en œuvre des formalités administratives du personnel et le traitement des documents relatifs aux voyages officiels, aux congés et aux mouvements du personnel. Soutenir les membres du personnel dans le traitement de la documentation relative au personnel.
• Tenir à jour l’inventaire des bureaux et les stocks de fournitures de bureau.
• Aider le superviseur à surveiller et à enregistrer les dépenses/décaissements des fonds.
• Suivre les instructions du superviseur prendre les dispositions logistiques et administratives nécessaires pour les séminaires, les ateliers et les séances d’information qui peuvent être exigés par le Bureau ou la Division.
• Réglementer, s’il y a lieu, réglementer et surveiller la prestation de services de routine et/ou les quarts de travail des fournisseurs ;
• Surveiller les installations et l’équipement du bureau et de l’enceinte et, en consultation avec le superviseur, prendre les mesures appropriées pour assurer le bon fonctionnement en tout temps.
• S’acquitter de toutes autres tâches connexes qui pourraient lui être confiées.

• Responsabilité • Communication • Sensibilisation organisationnelle • Travail d’équipe et collaboration • Engagement à l’égard de l’apprentissage continu • Orientation cliente et résultat

administratif, ou tout autres programmes pertinents ; une expérience dans la gestion de l’administration est un atout, tout comme une expérience de travail à l'ONU ou dans une autre organisation internationale de développement; • Autres connaissances techniques en finances , gestion des ressources humaines ou tout autre domaine connexe sont requises. • Excellentes compétences orales et écrites ; excellentes compétences en rédaction, formulation et établissement de rapports ; • Exactitude et professionnalisme dans la production et l'édition de documents ; • Excellentes compétences interpersonnelles ; sensibilité culturelle et sociale ; aptitude à travailler de manière inclusive et en collaboration avec un éventail de partenaires, y compris des membres de la communauté de base, des organisations religieuses et de jeunesse et des autorités à différents niveaux ; connaissance des outils et des approches de la communication pour le développement; • Capacité de travailler et de s'adapter professionnellement et efficacement dans un environnement difficile ; aptitude à travailler efficacement au sein d'une équipe multiculturelle de personnel international et national ; • Solide connaissance générale de l'informatique, y compris la maîtrise de diverses applications MS Office (Excel, Word, etc.) et du courrier électronique / Internet ; familiarité avec la gestion de bases de données ; et le matériel de bureautique ; • Auto-motivation, capacité à travailler avec un minimum de supervision ; capacité à travailler avec des délais serrés ; • Bonne sensibilisation à la sécurité ; • Avoir des affinités ou un intérêt pour les réfugiés. Le volontariat en tant que mécanisme de développement durable et le système des Nations Unies.

Comme il s'agit d'une affectation nationale de Volontaire des Nations Unies, le Volontaire des Nations Unies sera responsable de l'organisation de son propre logement et d'autres éléments essentiels à la vie. Ce poste est basé à Bouna. Les Volontaires des Nations Unies nationaux font partie du régime d'assurance contre les malicieux. Les Volontaires des Nations Unies nationaux doivent être sensibles à la culture et s'adapter à la culture et aux traditions dominantes.

Conditions d'emploi des Volontaires des Nations Unies nationaux

Le contrat a une durée de validité pour la période indiquée ci-dessus avec possibilité de prolongation sous réserve de la disponibilité des fonds, de la nécessité opérationnelle et de la performance satisfaisante. Toutefois, on ne s'attend pas à ce que l'affectation soit renouvelée. L'allocation de subsistance des bénévoles applicable est versée mensuellement pour couvrir le logement, les services publics et les frais de vie courants. L'assurance vie, maladie et invalidité permanente sont incluses (assurance maladie pour un maximum de 3 personnes à charge - à l'exception des Volontaires communautaires des Nations Unies), ainsi que le rapatriement final (le cas échéant). Vous pouvez vérifier l'intégralité des droits à https://app.unv.org/calculator .

En outre, dans les lieux d'affectation déconseillés aux familles qui appartiennent aux catégories de sujétion D ou E, telles que classées par le Comité international pour déterminer si elles sont limitées, un différentiel de bien-être sera versé mensuellement.

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Potential interview questions

Added 1 year ago - Updated 1 year ago - Source: unv.org