Administrative Assistant

Contract

This is a UNV International Specialist contract. This kind of contract is known as International UN Volunteer. It is normally internationally recruited only. More about UNV International Specialist contracts.

En tant qu’agence principale des Nations Unies pour le développement, le PNUD joue un rôle essential en accompagnant les pays dans la réalisation des Objectifs de développement durable. En réponse à la demande du gouvernement de Madagascar pour une assistance technique électorale des Nations Unies au cycle électoral 2023-2024, comprenant les élections présidentielle, législatives et locales, une mission d'évaluation des besoins électoraux a été initiée du 1er au 21 juin 2021, et finalisée du 28 février au 2 mars 2022.

Sur la base des conclusions et recommandations de la mission d’évaluation des besoins conduite par DPPA, et la décision du point focal d’appuyer la CENI sur les opérations électorales techniques, l’objectif ultime de ce projet est de contribuer à un environnement serein et propice à la tenue d’élections crédibles, transparentes, pacifiques et inclusives en 2023-2024, et ainsi renforcer l’accès à l’espace civique et démocratique à Madagascar. A cela s’ajoute une autre initiative transversale et intégrale qu’est la promotion du genre et de la participation de la femme et de la jeunesse pour une démocratie apaisée et pour un développement durable. De façon spécifique, il s’agira de : (i)Contribuer à renforcer la confiance dans le processus électoral et entre les différents acteurs du système électoral ; (ii)Garantir l’inclusion de tous les acteurs au processus électoral, notamment les femmes et les jeunes ; (iii)Renforcer la capacité opérationnelle de la CENI et la HCC à organiser les élections transparentes, crédibles et inclusives aux normes et standards internationaux.

Sous la direction directe du Conseiller Technique Principal (CTP) du Projet et sous la supervision de l’Analyste en charge des finances, d’administration et de la planification, l’Assistant Administratif sera chargé de l’administration de la documentation, et de l’archivage des documents du projet électoral intitulé : le Renforcement des processus électoral et démocratique à Madagascar (RPEDM) qui contribue au bon fonctionnement administratif du projet comme définis dans ses termes de références.

Le VNU International aura à : - Fournir un soutien administratif complet, y compris la rédaction conformément au guide de rédaction du PNUD, faire l'examen et l'envoi de la correspondance, des rapports, des documents, etc. composer indépendamment et finaliser la correspondance de nature administrative et rédiger des propositions de réponses, des présentations selon les directives du personnel professionnel ; - Recevoir, filtrer et consigner toute la correspondance entrante, rechercher des informations et les contextualiser, fournir une traduction non officielle, si nécessaire, rédiger les procès-verbaux des réunions du projet, mettre à jour et tenir à jour le système de classement des unités (sur papier, électronique et base de données) ; - Soutenir les experts internationaux et nationaux du projet dans le suivi de la mise en œuvre des activités du programme et veiller à ce que les contributions des experts du projet soient soumises en temps voulu, répondre aux demandes de renseignements téléphoniques et y donner suite, évaluer l'urgence, des priorités du projet et les renvoyer au personnel approprié pour donner suite, informer et rappeler aux personnels du projet les délais, fournir des pièces justificatives le cas échéant ; - Fournir un soutien administratif complet dans la préparation et l’organisation des réunions du projet, rédiger une justification et un plan (y compris les coûts approximatifs) pour les réunions, compiler et traiter toute la documentation nécessaire, assurer la liaison avec les participants, rédiger les termes de référence, assurer le paiement des participants, le suivi des demandes de remboursement de frais de voyage et la conclusion des arrangements logistiques et financiers en collaboration avec l’AAF et le spécialiste en achats du projet ; - Organiser les voyages du personnel du projet, y compris les demandes de voyage dans le système, les habilitations de sécurité, la finalisation des itinéraires de voyage et des réservations d'hôtel, etc., et assurer le suivi et la tenue de dossiers sur la soumission des rapports de voyage de service ; - Aider le CTP à coordonner avec d'autres parties prenantes pour finaliser et mener à bien les tâches administratives au besoin ; - Exécuter d'autres fonctions administratives demandées liées à l'exécution du travail administratif du projet, assurer le classement et l’archivage des documents et des informations du projet.

Résultats/Réalisations attendus : - En tant que membre actif de l'équipe du projet RPEDM, un soutien efficace, opportun, réactif, convivial et de haute qualité apporté à l'UNDP et à ses bénéficiaires dans l'accomplissement de ses fonctions, notamment : - La perspective de l'âge, du genre et de la diversité (AGD) est systématiquement appliquée, intégrée et documentée dans toutes les activités tout au long de la mission ; - Un état final des réalisations en matière de volontariat pour la paix et le développement au cours de la mission, tel que des rapports sur le nombre de volontaires mobilisés, les activités auxquelles ils ont participé et les capacités développées.

Responsabilité Adaptabilité et flexibilité Créativité Jugement et prise de décision Planification et organisation Professionalisme

administration et expérience pertinente dans l’organisation des activités/événements et l'interaction avec les clients/partenaires. - Une expérience dans le projet électoral est un atout, tout comme une expérience de travail à l'ONU ou dans une autre organisation internationale de développement ; - Une expérience de travail dans un environnement multiculturel est également un plus ; - Excellentes compétences orales et écrites ; Excellentes compétences en rédaction, formulation et établissement de rapports ; - Exactitude et professionnalisme dans la production et l'édition de documents ; - Excellentes compétences interpersonnelles ; sensibilité culturelle et sociale ; aptitude à travailler de manière inclusive et en collaboration avec un éventail de partenaires, y compris des membres de la communauté internationale, des organisations de la société civile, des organisations religieuses, de femmes, et de jeunesse et des autorités nationale à différents niveaux ; - Capacité de travailler en mode d’urgence et de s'adapter professionnellement et efficacement dans un environnement électoral et sensible à la situation politique ; Capacité à travailler efficacement au sein d'une équipe multiculturelle de personnel international et national ; - Solide connaissance générale de l'informatique, y compris la maîtrise de diverses applications MS Office (Excel, Word, etc.) et courriel/Internet ; familiarité avec la gestion de bases de données ; et matériel de bureautique ; - Auto-motivé, capacité à travailler avec un minimum de supervision ; Capacité à travailler avec des délais serrés ; - Bonne sensibilisation à la sécurité, la confidentialité et la discrétion ; - Avoir des affinités ou un intérêt pour les questions électorales, le volontariat en tant que mécanisme de développement durable et le système des Nations Unies ;

Le lieu d'affectation est Antananarivo, la capitale où, le coût de la vie est moyen. De nombreuses écoles sont disponibles et la communication est de plus en plus facile. Il est aisé d’obtenir un téléphone avec une connexion Internet (les connexions sont parfois lentes). Il est également facile de trouver un bon logement pour une personne seule ou une famille, et les prix est bas.

Lien pour calculer les allocations et avantages : https://app.unv.org/calculator