Administration Officer

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IRC - The International Rescue Committee

Open positions at IRC
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Job Description

L’International Rescue Committee (IRC) est une organisation non-gouvernementale dont la mission est d’aider les personnes dont les vies et les moyens de subsistance sont ébranlés par les conflits et les catastrophes, y compris la crise climatique, à survivre, se relever, et prendre en main leur avenir. IRC a commencé ses opérations au Tchad en 2004 pour répondre à la crise humanitaire causée par l’afflux de réfugiés du Darfour à l’est du Tchad. L'assistance aux réfugiés soudanais s’est étendue à la gestion de onze camps dans l'Est et d'un camp dans l'Ouest avec l'assistance aux réfugiés et aux communautés locales en matière de santé, nutrition et eau, hygiène et assainissement. En 2012, IRC a étendu sa couverture géographique dans la province du Guéra où l’organisation travaille actuellement dans cinq districts sanitaires et fournit des services de prévention et de traitement de la malnutrition à la population locale ainsi que des activités de planification familiale, de réponse et de prévention aux violences basées sur le genre (VBG). En mai 2016, IRC a établi sa présence dans la province du Lac pour répondre à la crise liée à Boko Haram. Elle y met en œuvre des projets d'assistance en matière de santé, nutrition, relèvement économique ainsi que protection et réponse aux VBG.

Aperçu du poste :

Iriba :

Sous la supervision directe du Senior Area Coordinator, l’Admin Officer est responsable de toutes les activités administratives au niveau de la base d’Iriba dans le respect des procédures et politiques de l’organisation. Il/elle supervisera également le travail des cuisiniers et employés de ménage.

Hadjer Hadid :

Sous la supervision directe du Field Coordinator, l’Admin Officer est responsable de toutes les activités administratives au niveau de la base de Hadjer Hadid dans le respect des procédures et politiques de l’organisation. Il/elle supervisera également le travail des cuisiniers et employés de ménage.

Principales responsabilités :

- Accueillir et installer les nouveaux employés à la guest house de l’IRC ou ailleurs en cas de manque de places ; - S’assurer que tous les travailleurs et les visiteurs de l’IRC possèdent les documents de voyage tels que l’ordre de missions, les badges ; - Assurer la communication avec les sous bases afin de garantir une bonne coordination des mouvements du personnel et des visiteurs de l’IRC ; - S’assurer du bon fonctionnement de tous les appareils, équipements et autres installations des bureaux et Guest house ; - S’assurer que toutes les fournitures du bureau sont disponibles et les gérer de manière à éviter la rupture du stock ; - Être responsable de la gestion de la Guest house ; - En collaboration avec le département Logistique, assister dans la fourniture de matériel de maison et veiller à la prise en compte des besoins par l’agent de ménage dans les Guest house et au Bureau ; - Envoyer tous les originaux des documents administratifs à N’Djamena à travers le mail pouch ; - Rédiger le draft des correspondances (lettres, memos, rapports et autres documents à la demande de sa supervision et veiller à l’archivage ces documents ; - S’assurer que les cuisiniers préparent correctement et en temps requis les repas sollicités, les bouteilles de gaz des cuisiniers soient bien chargées de sorte à éviter les ruptures et que les fournitures de maisons à savoir les draps, les couvertures, les serviettes, les moustiquaires, les rideaux soient disponibles, laves et maintenues propres ; - S’assurer que les équipements et installations de bureaux et de la Guest house fonctionnent normalement, les faire réparer en cas de pannes ; - Identifier et faire réparer toutes dégradations ou fissures des maisons et bureaux pannes des installations électriques et de la plomberie ; - Etablir les contrats de prestation temporaires/travailleurs journaliers et de prestation de service ; - En collaboration avec les finances, émettre des demandes d’achat (PR, PRF) pour le paiement des factures des partenaires (loyer, agence de sécurité) ; des réservations de vol et envoyer à N’Djamena pour traitement ; - Travailler étroitement avec l’Administration de N’Djamena ; - Assurer l’expédition et la réception des courriers ainsi que l’archivage des fiches d’expédition et réception des courriers ; - Assurer l’archivage des documents administratifs, - S’occuper de la supervision directe des agents de ménage, cuisiniers - Gérer le traitement des logements des visiteurs ; - Faire le rapport mensuel de toutes les activités administratives ; - Assurer une base de données pour l’Administration ; - Accomplir toute autre tâche supplémentaire recommandée par le superviseur et le Gestionnaire de l’Administration et des Ressources Humaines.

Qualifications

Education :

- Minimum Bac+3 en Gestion et Administration, Droit, Economie, Finance ou en Management des Organisations.

Expériences :

- Avoir une expérience professionnelle au moins un an dans un poste similaire, de préférence dans une ONG ; - Avoir une expérience de collaboration avec les organismes publiques (ONAPE, CNPS, inspection de travail).

Compétences :

- Connaissance du Droit de travail tchadien ; - Connaissance de l’outil informatique notamment Microsoft Office (Excel, Word, Outlook) - Capacite de travail en équipe ; - Être rigoureux, avoir le sens de l’organisation, flexible et capacite d’adaptation.

Connaissances des langues :

- Maitrise parfaite du français (Orale et Ecrit), - Bonne connaissance de l’anglais et l’arabe local sera un atout.

Environnement de travail.

- L’employé travaillera plus avec les staffs et dans un environnement de Diversité, Egalite et Inclusion en respectant nos valeurs fondamentales et la politique de protection des bénéficiaires. En cas de voyage officiel, IRC assurera le transport aller-retour au lieu indique.

Les travailleurs d'IRC doivent adhérer aux valeurs et aux principes énoncés dans IRC Way - Standards for Professional Conduct qui sont l'intégrité, le service, la responsabilité et l’égalité. Conformément à ces valeurs, IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et l'abus, la protection des enfants, le harcèlement dans le milieu de travail, l'intégrité fiscale et l'anti-représailles.

Added 1 year ago - Updated 10 months ago - Source: rescue.org