Adjoint·e principal·e aux Services de Soutien

Contract

This is a LICA-7 contract. This kind of contract is known as Local Individual Contractor Agreements. It is normally only for nationals. It's an external contract. It usually requires 7 years of experience, depending on education. More about LICA-7 contracts.

Background Information - Job-specific

Depuis 2020, UNOPS a signé différents projets visant à renforcer les capacités du Ministère de la Santé du Bénin à travers l’acquisition d'équipements médicaux et la mise en œuvre de travaux de construction d'infrastructures sanitaires dans plusieurs régions du pays.

Plus spécifiquement, dans le cadre du projet PAUPPI, UNOPS est responsable de l’acquisition, l’installation et l’équipement d’unités de soins en matériaux préfabriqués et définitifs à Abomey, Avrankou, Lokossa et Parakou. Dans le cadre du Projet d’acquisition d’équipements au profit du Ministère de la Santé du Bénin, l’UNOPS a été sollicité en tant qu’agence d’exécution pour l’achat, la livraison et l’installation d'équipements médicaux et non médicaux pour différents Centres Hospitaliers Départementaux.

L'Adjoint·e principal·e aux Services de Soutien basé à Cotonou appuiera les différents projets mis en œuvre par l'UNOPS.

Functional Responsibilities

Sous la supervision directe du Chef de projet, l’Adjoint·e principal·e aux Services de Soutien aura les tâches suivantes:

• Préparer le budget des opérations conformément au système de gestion financière de l’UNOPS et vérifier l’exactitude des documents de support (document du projet, budget du projet etc.)
• Assurer la coordination et la liaison entre le Bureau UNOPS du Bénin et le Bureau Régional de Dakar pour ce qui concerne les questions administratives et opérationnelles telles que les paiements, la gestion des contrats, la passation de marchés et la gestion des immobilisations
• Assister l'équipe du projet dans la coordination et la gestion administrative des activités tel que la préparation des documents de mission (TdR, Security Clearance, TADA)
• Veiller à la qualité des documents de support requis pour le traitement des contrats locaux et de leurs amendements
• Etablir les contrats et amendements et en assurer un suivi efficace et régulier
• S’assurer que les demandes de décaissement du projet respectent les normes et procédures financières de l’UNOPS et que les fonds sont disponibles
• Vérifier et traiter toutes les attestations de paiement provenant des bureaux de terrain du projet, des équipes du projet ou de tout autre récipiendaire désigné
• Etablir les Vendors et les Réquisitions pour toutes commandes
• Créer à temps les bons de commande dans ERP et appuyer la gestion de contrat pour les services récurrents des opérations de l’UNOPS (location d'espace bureau / magasins, assurance des véhicules, achat de carburant, parmi d’autres)
• Identifier les besoins du projet
• Mettre à jour la base de données des fournisseurs
• Régler les factures une semaine après réception
• Préparer les divers documents de passation de marchés
• Assurer l’archivage physique et électronique des documents de référence (logistique, achats...) et des documents confidentiels (contrats…) du projet en créant une base de données et un système d’archivage adapté et conforme aux dispositions en vigueur
• Assister le Chef de projet dans la mise en œuvre d'un système de contrôle qualité des documents et comptes du projet permettant de détecter des erreurs puis, lui proposer des mesures correctives
• Fournir une assistance efficace avant la fin du projet sur des aspects aussi importants sur les plans financier et opérationnel que: la finalisation des rapports narratifs et financiers, le solde de toutes les obligations financières et contractuelles ; la réception totale des contributions des donateurs et la rétrocession des biens du Projet
• Appuyer à la gestion du personnel et à l'évaluation des performances
• Exécuter toutes autres tâches confiées par le Chef de projet / son superviseur

Compétences

• Disposer d'une excellente communication orale et écrite
• Avoir un fort esprit d'équipe et une bonne capacité d'analyse
• Etre autonome et réactif
• Etre capable de se concentrer sur l'atteinte des résultats pour les clients et de répondre avec pertinence aux questions posées
• Pouvoir traiter des informations confidentielles
• Etre capable d'assimiler un grand volume de travail et de respecter les délais
• Pouvoir réagir de façon positive aux observations
• Savoir rester calme et garder sa bonne humeur même sous pression
• Être doté d'un sens aigu de l'éthique et de l'intégrité dans les relations avec les clients et les fournisseurs de services.

Education/Experience/Language requirements

Education

• Avoir un diplôme secondaire est exigé
• Être titulaire d'un diplôme supérieur équivalent à la maîtrise dans les domaines de l'administration, de la gestion, des achats ou de toute autre discipline similaire serait un atout.

Expérience

• Avoir au moins 7 ans d'expérience professionnelle en gestion administrative et financière pour un titulaire d’un diplôme secondaire, ou 3 ans d’expérience professionnelle en gestion administrative et financière pour un titulaire d’une maîtrise (Bachelors)
• Avoir une expérience professionnelle dans l’appui au projet et/ou programme serait un atout considérable
• Avoir d’excellentes connaissances techniques en communication et dans le reportage est un atout
• Avoir travaillé dans le système des Nations Unies ou ONGs Internationales serait un avantage
• Avoir la maîtrise des procédures UN en matière de gestion administrative est un atout
• Avoir une bonne connaissance de l’outil informatique, notamment les logiciels commerciaux couramment utilisés est requis
• Avoir une excellente capacité rédactionnelle est un atout

Langue

• Avoir une maîtrise parfaite du Français est exigé (lu, parlé et écrit)
• Une bonne connaissance de l'anglais est un atout.

Compétences

Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle). Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes. Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires. Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion. Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration. Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente. Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.

Contract type, level and duration

Type de contrat: ICA, ICS 7 Niveau du Contrat: LICA 7 Durée de l’engagement: Contrat à durée indéterminée, sous réserve d'un rendement satisfaisant, de la disponibilité des ressources et des priorités de l'organisation

Pour plus de détails sur les modalités contractuelles de l’ICA, veuillez suivre ce lien : https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Informations supplémentaires

• L’UNOPS n’accepte pas de candidatures spontanées.
• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
• L’UNOPS ne communiquera qu’avec les personnes sélectionnées pour passer à l’étape suivante du processus de recrutement, qui consiste en différentes évaluations.
• L’UNOPS désire favoriser la diversité et s’engage à garantir l’égalité d’accès à l’emploi. Le personnel de l’UNOPS est constitué de personnes de différentes nationalités, cultures, langues, races, identités de genre, orientations sexuelles et capacités. L’UNOPS souhaite conserver et renforcer cette diversité afin d’assurer l’égalité des chances ainsi qu’un environnement de travail inclusif pour l’ensemble de son personnel.
• L’UNOPS encourage les femmes ainsi que les personnes appartenant à des groupes sous-représentés au sein de son personnel à postuler, particulièrement les personnes appartenant à des minorités ethniques, à des groupes autochtones et à des identités de genre et des orientations sexuelles minoritaires, ainsi que les personnes handicapées.
• L’UNOPS désire s’assurer que toutes les personnes peuvent donner le meilleur d’elles-mêmes lors du processus d’évaluation. Les personnes présélectionnées qui nécessitent une aide supplémentaire pour effectuer une évaluation, y compris des accommodements raisonnables, sont invitées à en informer le personnel des ressources humaines après avoir reçu une invitation pour participer à cette évaluation.

Conditions

• Pour les postes de fonctionnaires (staff), l’UNOPS se réserve le droit d’affecter une personne à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans l’offre d’emploi.
• Les titulaires d’un contrat provisionnel (retainer) doivent consacrer environ quatre heures de leur propre temps à suivre quelques formations obligatoires avant de commencer à fournir leurs services à l’UNOPS. Pour en savoir plus sur le contrat provisionnel, cliquez ici.
• L’ensemble des membres du personnel de l’UNOPS doivent, dans l’exercice de leurs fonctions, respecter la Charte des Nations Unies, les politiques et instructions de l’UNOPS ainsi que tout autre cadre de responsabilité pertinent. En outre, les membres du personnel doivent démontrer une compréhension des Objectifs de développement durable cohérente avec les valeurs des Nations Unies et la vision de « Notre programme commun ».
• La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de toutes les personnes retenues pour un poste. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Background Information - Senegal

Sénégal

Situé à Dakar, le bureau de l’UNOPS au Sénégal a établi au cours des années une relation professionnelle solide avec les gouvernements d’Afrique de l’Ouest et des partenaires internationaux. Il leur fournit un soutien technique pour leurs activités de développement stratégique comme des élections, d’achats et de renforcement des capacités en matière d’achats, de protection de l’environnement ainsi que la construction et la réhabilitation d’infrastructures.