01 Administrative Associate G6

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Application deadline 3 years ago: Sunday 15 Nov 2020 at 21:59 UTC

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Recrutement Title : Administrative associate

Grade : G6

Durée : Contrat Fixed term

Unité : Administration

Duty Station : Bureau terrain Tulear

CADRE GENERAL ET ATTRIBUTIONS :

Sous la supervision générale du Chef de bureau de Tulear et la supervision technique du chef d’unité Administration et Finance au Bureau Pays,

L’Adjoint Administratif aura sous ses responsabilités les attributions suivantes :

Globales :

1. Veiller à la fourniture des services d’appui aux diverses unités, y compris la gestion des locaux et la gestion des véhicules légers, les voyages et tous les services de protocole y relatif, etc, au partage de l'information, à la création d'un environnement de travail sécurisé et confortable.

2. Rassembler et traiter l'information, y compris le partage de celle-ci pour soutenir la production de documents standards et rapports de l'unité Administration et Finance, pour permettre la prise de décision et la gestion efficace des ressources.

3. Gérer et tenir à jour les documents papier et électroniques relatifs à ses responsabilités conformément aux procédures établies, pour assurer un accès rapide et facile aux données selon les besoins.

4. Entreprendre des recherches et effectuer des analyses des données de base afin de contribuer à la fourniture des informations précises et à la gestion efficace des ressources.

5. Être un premier point de contact pour les demandes internes, afin de faciliter la fourniture des services pour la résolution efficaces et efficients des problèmes quotidiens.

6. Contribuer par des avis et considérations aux méthodes et pratiques de routine dans son propre domaine de travail (domaines de responsabilité), afin de soutenir l’amélioration des services fournis par l’unité.

Spécifiques :

- Préparer et consolider les dépenses prévisionnelles du bureau terrain et des antennes dans la région

- Assurer l’enregistrement et le suivi des requêtes d’achat du bureau terrain et des antennes dans le logiciel de gestion approprié.

- Réceptionner les biens et services commandés et s’assurer que les normes IPSAS sont respectées et assurer le suivi systématique des transactions non régularisées dans le délai requis

- Contrôler les factures des fournisseurs des services du bureau terrain et des antennes et assurer le suivi des demandes de paiement et les factures ITS conformément aux services reçus.

- Assurer la gestion des fournitures de bureau et consommables informatiques (planification des besoins, rapports d’utilisation, inventaire etc.)

- Assurer le rôle de point focal voyage et organiser les voyages (nationaux et internationaux) des staffs et assurer que les autorisations de voyages sont enregistrées dans le système en suivant les règles et procédures établies.

- Organiser et appuyer les ateliers/séminaires selon le besoin du bureau terrain.

- Assurer le suivi régulier de la trésorerie (petites caisses) afin d’assurer que les fonds disponibles couvrent correctement les besoins en décaissement.

- Vérifier les demandes de paiement, les avances et autres créances de fournisseurs et s’assurer du respect des processus établis et permettre que les fournisseurs soient payés à temps et en conformité avec les règles et règlements de finances du PAM

- Aider à compiler des informations provenant de diverses sources afin de préparer des rapports relatifs aux budgets, à la comptabilité, aux finances et aux statistiques

- Récupérer, formater et valider les informations obtenues à partir de divers systèmes d'information financière et présenter tout écart ou imprudence au superviseur et suivre les mesures correctives.

- Maintenir le registre des factures et documents de paiement afin de s'assurer que tous les documents sont classés conformément aux normes et directives du PAM.

- S’assurer que les dépenses soient imputées selon le budget approuvé et que toutes les factures soient payées à temps

- Mettre à jour la gestion des inventaires (nouvelle acquisition/transfert/enlèvement) des équipements NON ICT dans le système GEMS

- Assurer la gestion physique des fournitures de bureau et des pièces de rechange

- Etablir le rapport administratif mensuel

- Fournir des conseils et formation aux autres

PROFIL ET QUALIFICATIONS :

- Niveau d’études secondaires appuyé par un diplôme universitaire de niveau BAC + 3 dans le domaine de l’Administration, Gestion, Logistique et domaines similaires.

- Plus de 03 années d’expériences professionnelles dans les domaines suivant : Administration, Logistique ou domaines similaires.

- Maitrise des outils informatiques tels que les systèmes d’exploitation Windows 7, les logiciels Microsoft office 2013, les navigateurs Internet Explorer, Google Chrome ou Mozilla firefox. SAP

- Maitrise des systèmes du PAM tels que WINGS II, ITS, SAP/ERP serait un atout…

- Bonnes expressions orale et écrite en français et en anglais.

- Capable de travailler sous pression

- Capable d’anticiper et de proposer des solutions alternatives aux clients

- Avoir des expériences dans la gestion de stock serait un atout

- Avoir des expériences de la procédure d’exemption et d’exonération de taxes (TVA, droit de douane, taxe d’importation, …)

- Sens de communication à l’interne et à l’externe.

- Bonne connaissance du système des Nations Unies.

Les candidats intéressés sont priés de soumettre leurs candidatures SEULEMENT EN LIGNE aux liens ci-dessous :

Pour les candidats internes au PAM via : http://newgo.wfp.org/services/e-recruitment

Pour les candidats externes via : http://www1.wfp.org/careers/job-openings

Deadline : 15 novembre 2020

LES CANDIDATURES FEMININES QUALIFIEES SONT FORTEMENT ENCOURAGEES

Added 3 years ago - Updated 3 years ago - Source: wfp.org