VNU Associé (e) aux Achats

Contract

This is a UNV International Specialist contract. This kind of contract is known as International UN Volunteer. It is normally internationally recruited only. More about UNV International Specialist contracts.

Sous l’autorité du Représentant Résident et la supervision directe du Spécialiste aux Achats, l’Associé(e) aux Achats assure dans la transparence et l’efficacité le processus des acquisitions dans le bureau. L’Associé(e) aux Achats promeut une approche de qualité orientée vers les clients. Il/Elle peut superviser le clérical et les agents d’appui de l’Unité, il/elle travaille en étroite collaboration avec le personnel des Opérations, du programme et des projets au bureau et au siège en vue de résoudre les problèmes aux achats et pour des échanges d’information.

Résumé des fonctions clés :  Mise en œuvre des stratégies opérationnelles  Organisation des processus d’achat  Mise en œuvre de stratégie d'approvisionnement  Facilite le développement et le partage des connaissances

1. Assure la mise en œuvre des stratégies opérationnelles en se focalisant sur les résultats suivants :

 Respect des processus d’achat avec les règles et procédures, les politiques et stratégies du PNUD, mise en œuvre effective du contrôle interne  Mise en œuvre des activités de sélection des IC conformément aux règles, règlements, politiques et Stratégies du PNUD ;  Mise en œuvre efficace du contrôle interne ;  Configuration du plan d’achat du bureau et élaboration du contenu du “Standard Operating Procédures” (SOPs) en concertation directe le superviseur et l’équipe de direction du bureau.

2. Organise des processus d’achat pour le bureau, les projets et à la demande des autres agences en se focalisant sur les résultats suivants :

 Vérification des plans d’achat préparés par les unités/projets dans la plateforme PROMPT et en assurer leur mise en œuvre et le suivi  Organisation de processus d’achat y compris la préparation des RFQs, ITBs ou RFPs, ou Notices de Sélection IC, la réception des offres, leur évaluation, négocie les conditions des contrats en respect avec les règles et procédures du PNUD  Gestion des processus d´achat dans Quantum  Préparation des bons de commande et des contrats dans Quantum, création des vendeurs dans Quantum  Préparation des dossiers pour l’examen du comité de contrat et des biens (CAP) et du comité de conseil en achat (ACP ou RACP)  Mise en oeuvre du système de contrôle interne qui garantisse que les bons de commande sont dûment préparés et distribués. Actions correctives prises à temps pour les bons de commande accusant des erreurs  Présentation des rapports d’achat du bureau  Préparation des rapports pour le recouvrement des coûts dans Quantum

1. Assure la mise en œuvre de la stratégie d’approvisionnement en se focalisant sur l’accomplissement des résultats suivants :

 Développement et mise à jour d’une base de données des fournisseurs et roster de consultants individuels, mise en œuvre du processus de sélection et des évaluations des fournisseurs et des consultants individuels;  Appui à la mise en œuvre des processus de passation de marchés communs pour les agences des Nations Unies en conformité avec la réforme de l'ONU.  Mise en œuvre des Accords à Long Terme dans le cadre du BOS en collaboration avec les autres Agences du SNU.

4. Assure le développement et le partage des connaissances en se focalisant sur les résultats suivants :

 Organisation de formation pour le personnel des opérations et des projets sur les achats  Résume les leçons apprises et les meilleures expériences dans le domaine des achats

5. Accomplit toute autre tâche qui lui serait confiée rentant dans ses compétences et apporte un appui continuel à la gestion des Achats

Compétences de base :  Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies;  Promouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques du PNUD;  Démontrer une sensibilité et adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l’âge.

   Compétences liées à la fonction :

    Connaissance en management et formation

 Promouvoir une culture d’apprentissage et de partage de connaissance dans le bureau  Encourage le personnel à partager les connaissances et à contribuer aux domaines de pratiques  Travaille activement vers un apprentissage personnel continu et un développement dans un ou plusieurs domaines de pratiques, agit conformément au plan de formation et met en application les compétences nouvellement acquises

Développement et efficacité opérationnelle

 La capacité de mener diverses activités spécialisées de manière simultanée  Aptitude à mener des études approfondies et à parvenir à des conclusions pertinentes sur les problèmes liés aux achats et à la sélection des consultants individuels;
 Capacité à faire des rapports écrits et des recherches;  Une bonne connaissance des règles et règlements financiers.

   Direction et gestion

 Se concentrer sur l’impact et le résultat pour le client et réagir positivement aux feedbacks critiques;  Encourager la prise de risque dans la recherche de la créativité et de l’innovation;  Avoir une approche positive et constructive du travail;  Démontrer de solides compétences orales et écrites en communication;  Etablir de solides relations avec les clients et les acteurs externes.

• Expérience professionnelle au niveau national ou international dans la gestion administrative et/ou dans la gestion des achats. • Expérience pertinente prouvée en matière de gestion des achats est exigée • Expérience professionnelle niveau national ou international dans la gestion administrative et/ou dans la gestion des achats. • Expérience pertinente prouvée en matière de gestion des achats est exigée • Une expérience antérieure dans la gestion des processus d´achat à travers un outil de gestion des achats en ligne (e-Tendering ou similaire) serait un avantage. • Une expérience antérieure dans la gestion des processus d´achat formels (RFP et ITB) serait un avantage. • Une expérience antérieure dans la soumission des dossiers d´achat aux comités de révision et approbation des contrats (RACP et ACP) serait un avantage. • Être détenteur d´une certification officielle en matière des Achats (CIPS ou équivalent) est un atout. • La connaissance du système « Quantum » ou d´autres systèmes d’achat automatisés équivalents est un atout. • Maîtrise de l’ordinateur avec les logiciels (MS Word, PowerPoint, Excel et logiciels du Siège). • Maîtrise de la communication moderne (style et format des lettres, mémorandum, courriel, comptes-rendus et rapports).

La République démocratique du Congo (RDC) est l'un des cinq pays les plus pauvres du monde 2021 ([https://www.worldbank.org/en/country/drc/overview). Kinshasa est un lieu d'affectation familial avec un risque relativement élevé de vol à main armée et de vol. La situation sécuritaire dans la capitale Kinshasa est relativement stable, par rapport à de nombreuses régions du pays caractérisées par une crise armée. De bons logements sont disponibles à Kinshasa même s'ils sont chers par rapport à de nombreuses villes africaines. Il y a une bonne connectivité avec les autres grandes villes du monde et entre les autres villes avec des vols quotidiens en provenance de l'aéroport international de Njili. Les services sociaux sont pour la plupart disponibles mais doivent être payés. Quelques cliniques privées acceptent l'assurance CIGNA. Les coupures de courant sont fréquentes alors que le débit d'eau du robinet est assez stable. Il existe au moins 4 opérateurs de réseaux mobiles fournissant des services Internet 4G.

La RDC est un pays unique et Kinshasa est une opération unique. Il offre un environnement intéressant et enrichissant, mais nécessite également un niveau mûr de conscience culturelle, ainsi que plus d'endurance et d'engagement qu'ailleurs pour rendre la vie confortable et abordable. Par conséquent, la flexibilité et la capacité et la volonté de vivre et de travailler dans des conditions difficiles et potentiellement dangereuses, impliquant des difficultés physiques et peu de confort, sont essentielles.