VNU Asistente en Administración de Proyectos

Volunteering

Overview

Assist in project implementation and administration tasks

You have:

• Bachelor degree or equivalent.
• At least 5 years of relevant experience in administration, including budget management and financial reporting.
• Fluent in Spanish (Mandatory).
• Fluent in English (Optional).
• Experience working in rural areas with ethnic communities and/or grassroots organizations.

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

Eligibility criteria

Minimum age: 22 years old. Applicants must be nationals of or legal residents in the country of assignment.

Description of task

En el marco de la autoridad delegada y bajo la supervisión de la Coordinadora Nacional del PPD, el Voluntario de la ONU realizará las siguientes funciones:

Apoyo a la implementación del Programa (50%)

• Contribuir al apoyo diario a la implementación del programa/proyecto y asegurar la conformidad con los resultados, productos, objetivos esperados y los planes operativos;
• Asistir en la preselección de conceptos de proyectos y propuestas de proyectos, y evaluar la parte financiera de las propuestas de proyectos;
• Asistir en el desarrollo y enmienda de los formularios de solicitud y otras herramientas de gerencia, requisitos del programa y otros documentos del PPD;
• Dar recomendaciones a potenciales beneficiarios sobre cuestiones de elaboración de proyectos, e Informar sobre las actividades de desarrollo de proyectos, según sea requerido;
• Asistir a las organizaciones socias donatarias en la preparación y ejecución de los proyectos, especialmente en los sistemas administrativos y de manejo financiero del PPD, procurando el fortalecimiento de sus capacidades
• Dar apoyo diario a los proyectos nuevos y a los aprobados, y a los beneficiarios, según sea requerido;
• Asistir en la implementación y monitoreo de proyectos, incluyendo la participación en las visitas de campo;
• Apoyar el desarrollo e implementación de una estrategia de fortalecimiento de capacidades administrativas-contables de las organizaciones de base.
• Organizar los eventos de incidencia, talleres, mesas redondas, misiones y otros eventos del PPD;
• Mantener contactos a nivel laboral con las ONGs, instituciones gubernamentales, donantes, otros actores del PPD, y participar en eventos para los propósitos de divulgación de la información del PPD;
• Elaborar borradores de informes de avance y otros materiales de informes para el CPMT, UNOPS y oficina país del PNUD, y asistir al CN en la elaboración de los informes de avance semi-anuales y bi-anuales;
• Elaborar borradores de artículos, publicaciones, discursos, cartas, memos y otros documentos en nombre de la Coordinadora Nacional del PPD, y responder consultas sobre temas del programa PPD;
• Crear y mantener una base de datos de proyectos del PPD y base de datos de actores del PPD;
• Mantener y actualizar la página web del PPD, la base de datos Global del PPD y la página web de la Oficina País del PNUD con información sobre el PPD;
• Apoyar y asistir a la Coordinadora Nacional en otras tareas cuando sea necesario

Administración Financiera (20%)

• Revisar y procesar las solicitudes de pago de los beneficiarios y proveedores a través de la obtención de las autorizaciones y aprobaciones necesarias y asegurar que los pagos sean efectivizados rápidamente;
• Mantener la integridad financiera del programa dentro de la Oficina País del PNUD y externamente, implementar y monitorear un sistema contable y base de datos para el presupuesto operativo país del PPD;
• Preparar y mantener el calendario y la tabla de desembolsos de donaciones;
• Revisar los informes financieros presentados por los beneficiarios y emitir recomendaciones para el CN según sea requerido;
• Elaborar borradores de propuestas de presupuestos administrativos;
• Ingresar, extraer, transferir datos de la base de datos del PPD y producir informes según sea requerido;
• Proporcionar otros informes financieros según sea requerido

Funciones Administrativas (25%)

• Adquirir muebles y equipos de oficina (incluyendo los equipos de comunicación y audio, suministros, etc.);
• Administrar y organizar el trabajo diario de la oficina;
• Establecer un sistema de archivo apropiado y mantener los archivos y las documentaciones en buen orden;
• Elaborar borradores para la correspondencia y comunicaciones de rutina;
• Preparar antecedentes y documentación, actualizar los datos relevantes para las áreas del programa y compilar materiales de antecedentes;
• Asegurar el flujo de información y la divulgación de materiales a todos los concernidos;
• Elaborar guías pedagógicas para la presentación y manejo administrativo de los proyectos, que incluyan los diferentes formatos que deberán ser usados por los donatarios para la presentación de informes, reportes, legalizaciones y demás trámites administrativos.
• Realizar el seguimiento de los arreglos de viajes y los pagos de viáticos para la Coordinadora Nacional y miembros del CDN (Consejo de Dirección Nacional);
• Mantener archivos del personal, informes de evaluación de desempeño, registros de permisos y otros registros pertinentes del personal/consultores.
• Asegurar que se cumpla con todas las fechas límites para la presentación y/o los informes;
• Proporcionar apoyo logístico y otro apoyo al equipo local del PPD y las misiones visitantes, según sea requerido

Gestión del Conocimiento (5%)

• Apoyar activamente al PPD y los equipos del CDN en sus esfuerzos de gestión de conocimiento y redes de conocimiento

Cualquier otra actividad que se requiera o sea asignada por el supervisor.

Qualifications/Requirements

Required degree level:

Bachelor degree or equivalent

Education - Additional Comments:

Título universitario, preferentemente en el área de Ciencias Ambientales o Administración de Empresas. Deseable especialización.

Required experience:

60 Months

Experience remark:

• Al menos 5 años de experiencia relevante en administración, incluyendo el manejo presupuestal, reportes técnicos y financieros, y los sistemas contables y financieros.
• Conocimiento y experiencia previa de trabajo en zonas rurales, con comunidades étnicas y/o campesinas, y organizaciones de base comunitaria en regiones rurales del país.
• Deseable haber realizado procesos de acompañamiento y capacitación a estas organizaciones.

Language skills:

• Spanish(Mandatory), Level - Fluent
• English(Optional), Level - Fluent

Area of expertise:

Development programme/project administration, Other finance, economics and administration related experience, Capacity building of non-governmental organizations

Area of expertise details:

• Se valorará la experiencia de trabajo anterior con una agencia de Naciones Unidas
• Precisión y profesionalismo en la producción y edición de documentos;
• Excelentes aptitudes interpersonales; sensibilidad cultural y social; capacidad de trabajar de manera inclusiva y colaborativa con una variedad de interesados, incluyendo miembros de la comunidad de base, organizaciones religiosas y juveniles, y autoridades en distintos niveles; familiaridad con herramientas y abordajes de la comunicación para el desarrollo;
• Capacidad de trabajar y adaptarse de manera profesional y efectiva en un ambiente desafiante; capacidad de trabajar efectivamente en un equipo multicultural de personal nacional e internacional;
• Excelentes conocimientos informáticos sólidos, incluyendo manejo avanzado de varias aplicaciones de Microsoft Office (Excel, Word, etc.) así como email/internet; gestión de bases de datos y equipamiento tecnológico de oficina;
• Motivación por iniciativa propia, capacidad de trabajar con mínima supervisión; capacidad de trabajar con plazos ajustados;
• Afinidad o interés en el trabajo del PNUD y las áreas del PPD, el voluntariado como un mecanismo para el desarrollo sostenible y el Sistema de Naciones Unidas.

Driving license:

No

Competencies values:

Adaptability and Flexibility, Commitment and Motivation, Ethics and Values, Integrity, Working in Teams

Application procedure:

* ¿Aún no se ha registrado en la reserva de candidatos de VNU?

Primero registre su perfil en https://vmam.unv.org/candidate/signup.

Hay la posibilidad de cambiar la opción de idioma al hacer clic en la palabra "English" en la esquina superior derecha.Importante: Después de crear su cuenta, complete todas las secciones de su perfil y envíelo. Luego diríjase a “Mi Página” a través del siguiente enlace https://vmam.unv.org/candidate/mypagey seleccione la opción de “reclutamiento especial”. Finalmente seleccione el reclutamiento especial al cual usted desea aplicar.

* ¿Ya se encuentra registrada/o en la reserva de candidatos de VNU?

Primero actualice su perfil en https://vmam.unv.org/candidate/profile. Luego diríjase a “Mi Página” a través del siguiente enlace https://vmam.unv.org/candidate/mypagey seleccione la opción de “reclutamiento especial”. Finalmente seleccione el reclutamiento especial al cual usted desea aplicar.

Fecha límite para postularse: 4-9-2020

Esa es una oportunidad de voluntariado nacional, por lo tanto, solamente son elegibles para esa oportunidad aquellas personas con nacionalidad guatemalteca o residentes en Guatemala que cuenten con el permiso legal de residencia en ese país, o con el estatus de refugiado o de apátrida.

Acuérdese de indicar en su perfil VNU que sí está interesado/a en servir como voluntario/a nacional.

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Potential interview questions

Added 6 years ago - Updated 1 year ago - Source: unv.org