Un(e) Assistant(e) au Programme/Cash Transfer, GS5, Appointment, Cotonou/Benin

Contract

This is a G-5 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 5 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 1,098 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

UNICEF works in some of the world’s toughest places, to reach the world’s most disadvantaged children. To save their lives. To defend their rights. To help them fulfill their potential.

Across 190 countries and territories, we work for every child, everywhere, every day, to build a better world for everyone.

And we never give up.

For every child, [insert tagline]

La mission fondamentale de l'UNICEF est de promouvoir les droits de chaque enfant, partout, dans tout ce que fait l'organisation - dans ses programmes, ses activités de plaidoyer et ses opérations. La stratégie d'équité, qui met l'accent sur les enfants et les familles les plus défavorisés et exclus, traduit en action cet engagement en faveur des droits de l'enfant. Pour l'UNICEF, l'équité signifie que tous les enfants ont la possibilité de survivre, de se développer et de réaliser leur plein potentiel, sans discrimination, partialité ou favoritisme. Dans la mesure où un enfant n'a pas les mêmes chances dans la vie - dans ses dimensions sociales, politiques, économiques, civiques et culturelles - ses droits sont violés. Il est de plus en plus évident qu'en investissant dans la santé, l'éducation et la protection des citoyens les plus défavorisés d'une société - en s'attaquant aux inégalités - on donne non seulement à tous les enfants la possibilité de réaliser leur potentiel, mais on favorise également la croissance soutenue et la stabilité des pays. C'est pourquoi l'accent mis sur l'équité est si vital. Elle permet d'accélérer les progrès vers la réalisation des droits de l'homme de tous les enfants, ce qui est le mandat universel de l'UNICEF, comme le souligne la Convention relative aux droits de l'enfant, tout en soutenant le développement équitable des nations.

How can you make a difference?

Sous la supervision étroite et les conseils du superviseur, l'assistant (e) de programme soutient la section dans la mise en oeuvre de la composante Cash du programme " Strengthening support gender equality and elimination of violence and sexual abuse against children, adolescents and young people, especially adolescent girls and young women in Benin (Cash Plus Care) " en fournissant une gamme de soutien procédural, administratif et opérationnel dans l'élaboration, la mise en oeuvre, l'exécution et le suivi du programme, garantissant une livraison rapide et efficace qui est conforme aux règles et règlements de l'UNICEF.

Dans le cadre de la mise en oeuvre de la composante Cash du programme " Strengthening support gender equality and elimination of violence and sexual abuse against children, adolescents and young people, especially adolescent girls and young women in Benin (Cash plus Care)", l’assistant (e) programme/Cash Transfer (e) est responsabilisé (e) pour les tâches principales et résultats finaux clés suivants.

1. Suivi budgétaire

• Fait le suivi des budgets et des dépenses financières de la composante Cash du programme Cash Plus Care, en veillant au respect des règles et règlements de l'UNICEF, en tenant le superviseur informé et conseillé sur les actions à prendre pour décision/suivi.

• Fournit un soutien sur la révision/préparation du budget, l'état de la mise en oeuvre, la position de détermination de l'utilisation des fonds, la clôture opérationnelle et financière.

• Prépare et tient à jour les dossiers, les documents et les plans de contrôle pour le suivi budgétaire de la mise en oeuvre du projet. - Effectue des transactions dans VISION concernant les subventions, telles que l'enregistrement des attributions de subventions et le suivi des subventions de programme expirant.

2. Planification de bureau et gestion de projet

• Assure la disponibilité d'informations et de données opportunes, complètes et exactes pour la préparation des plans de travail et de gestion de mise en oeuvre du programme.

• Entreprend des recherches fondamentales et effectue une analyse comparative des données relatives au programme.

• Fait le suivi de la mise en oeuvre du programme par rapport aux délais établis et fait des recommandations pour améliorer les performances.

• Aide à assurer le respect des délais convenus en temps opportun.

• Agit en tant que point focal dans l'examen de l'exhaustivité des rapports de données avec des informations clés de suivi et d'évaluation.

3. Approvisionnement

• Guide les gestionnaires dans le processus de PCA/SSA conformément aux politiques et directives émises par FRG, la division de l'approvisionnement et la DHR.

• Facilite le traitement des contrats pour les consultants et les partenaires externes qui fournissent un service au programme. Cela comprend la préparation et le classement des documents, le remplissage des formulaires et modèles nécessaires, le téléchargement des termes de référence dans VISION et la prise des dispositions logistiques nécessaires.

• Maintient à jour les listes de fournisseurs, les partenaires et les listes de consultants.

4. Communications et flux de travail

• Facilite les communications et le flux de travail de l'unité organisationnelle pour améliorer l'efficacité et la rapidité des opérations et des résultats.

• Gère la correspondance entrante et sortante, les courriels et les appels téléphoniques.

• Communique des informations courantes et non courantes concernant le travail de l'équipe.

• Établit et maintient les systèmes de classement et de référence du bureau, à la fois traditionnels et numériques et s'assure que les sites Internet inter/intra-net sont à jour et exacts.

  5. Calendrier/Réunions/Gestion de la correspondance

• Tient à jour le calendrier du bureau et organise des réunions

• Rédige les procès-verbaux des réunions en veillant à l'exactitude, au souci du détail et à la cohérence.

6. Événementiel/Logistique

• Soutient les activités de renforcement des capacités et les conférences en prenant les dispositions logistiques, en s'engageant avec les animateurs, les traiteurs et les hôtes.

• Organise les horaires en assurant la liaison avec les participants en fonction de la disponibilité. - Assure la liaison avec les points focaux du budget et la section sur les coûts et les besoins.

• Prépare les documents de référence pour les participants et télécharge les documents approuvés sur l'intranet.

• Prépare et tient à jour les ordres du jour des réunions et des événements liés aux engagements du groupe de travail.

7. Voyage

• Fournit une assistance de voyage aux membres du personnel de la composante Cash du programme Cash plus Care pour les arrangements de voyage et les droits en fonction des règles et politiques de l'organisation. Assure la liaison avec les points focaux de voyage pertinents pour s'assurer que l'organisation obtient le meilleur service et le meilleur prix pour tous les voyages.

• Informe/débriefe les membres du personnel sur les questions relatives aux questions administratives connexes telles que les visas, les autorisations de sécurité et les procédures de documentation.

• Extraite, saisit, conserve et vérifie l'exactitude des dossiers de voyage dans le système de voyage de l'organisation pour garantir l'exactitude des transactions liées aux frais de voyage et aux déplacements du personnel.

• Aide à la préparation des budgets sur les frais de voyage et tient à jour les plans de voyage et les dossiers de contrôle budgétaire. - Surveille la certification de voyage et rend compte à l'équipe.

  8. Traitement des factures

• Collecte les factures et classe des documents pour approbation et, par la suite, traite dans VISION.

• Télécharge les fichiers électroniques et vérifie les résultats dans le système de destination.

• Répond à l'état des transactions des clients et à d'autres demandes.

  9. Fournitures/Équipement

• Prend en charge la gestion des fournitures administratives, du matériel de bureau et la mise à jour de l'inventaire des articles.

• Fait le suivi et supervise l'utilisation adéquate et appropriée des fournitures. S'assure que les services et l'entretien des locaux sont conformes aux normes organisationnelles.

• Organise l'achat et la distribution en temps opportun des fournitures de bureau.

To qualify as an advocate for every child you will have…

• Le/la candidat(e) doit avoir le baccalauréat, de préférence complété par des cours techniques ou universitaires liés au domaine de travail. Le/la candidat(e) doit avoir un minimum de 5 ans d'expérience de travail administratif ou de bureau à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés est requis.
• Une bonne maitrise des logiciels d’utilisation courante (Word, Excel, Powerpoint et d'autres logiciels de l'UNICEF tels que SharePoint ; connaissance des systèmes intégrés d'information de gestion requise).
• Une bonne maîtrise du français et une bonne connaissance de l’anglais est requise. La connaissance d’une ou plusieurs des langues locales du pays est vivement souhaitée.

For every Child, you demonstrate...

UNICEF’s Core Values of Care, Respect, Integrity, Trust and Accountability and Sustainability (CRITAS) underpin everything we do and how we do it. Get acquainted with Our Values Charter: https://uni.cf/UNICEFValues

UNICEF competencies required for this post are…

(1) Builds and maintains partnerships (2) Demonstrates self-awareness and ethical awareness (3) Drive to achieve results for impact (4) Innovates and embraces change (5) Manages ambiguity and complexity (6) Thinks and acts strategically (7) Works collaboratively with others.

[add the 8th competency (Nurtures, leads and manages people) for supervisory role]

During the recruitment process, we test candidates following the competency framework. Familiarize yourself with our competency framework and its different levels: competency framework here.

UNICEF is here to serve the world’s most disadvantaged children and our global workforce must reflect the diversity of those children. The UNICEF family is committed to include everyone, irrespective of their race/ethnicity, age, disability, gender identity, sexual orientation, religion, nationality, socio-economic background, or any other personal characteristic. We offer a wide range of benefits to our staff, including paid parental leave, breastfeeding breaks and reasonable accommodation for persons with disabilities. UNICEF strongly encourages the use of flexible working arrangements. UNICEF has a zero-tolerance policy on conduct that is incompatible with the aims and objectives of the United Nations and UNICEF, including sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination. UNICEF is committed to promote the protection and safeguarding of all children. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles. Background checks will include the verification of academic credential(s) and employment history. Selected candidates may be required to provide additional information to conduct a background check.

Remarks:

[Remove below text if not a child safeguarding elevated risk role]

[If applicable] This position has been assessed as an elevated risk role for Child Safeguarding purposes as it is either: a role with direct contact with children, works directly with child, is a safeguarding response role or has been assessed as an elevated risk role for child safeguarding. Additional vetting and assessment for elevated risk roles in child safeguarding (potentially including additional criminal background checks) applies.

UNICEF’s active commitment towards diversity and inclusion is critical to deliver the best results for children. For this position, eligible and suitable [Insert diversity profile] are encouraged to apply.

Mobility is a condition of international professional employment with UNICEF and an underlying premise of the international civil service.

Only shortlisted candidates will be contacted and advance to the next stage of the selection process.

UNICEF appointments are subject to medical clearance. Issuance of a visa by the host country of the duty station, which will be facilitated by UNICEF, is required for IP positions. Appointments are also be subject to inoculation (vaccination) requirements, including against SARS-CoV-2 (Covid). Government employees that are considered for employment with UNICEF are normally required to resign from their government before taking up an assignment with UNICEF. UNICEF reserves the right to withdraw an offer of appointment, without compensation, if a visa or medical clearance is not obtained, or necessary inoculation requirements are not met, within a reasonable period for any reason.