Travel Protocol Assistant

Contract

This is a G-5 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 5 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 1,654 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

OBJECTIVES OF THE PROGRAMME

Les CSUs ont ete instaures dans la structure organisationnelle de l'OMS pour apporter un appui aux responsables de programmes et aux staffs, dans le but de leur permettre d'assumer entierement leurs responsabilites dans l'environnement du GSM et egalement assurer le respect des textes, principes et procedures de l'OMS, dans toutes les transactions administratives et financieres et tout type de transaction dans le contexte du nouveau systeme ERP (Enterprise Resource Planning).

DESCRIPTION OF DUTIES

L'Assistant Travel & Protocole rend compte au Charge des Operations et apporte son appui technique aux managers et aux staffs dans la gestion des transactions dans le GSM en rapport avec les domaines suivants :Logistique et gestion des stocks 1.Aider a coordonner et suivre les besoins des bureaux, en liaison avec les unites concernees ;2.Initier les correspondances pour les demandes des autorisations d'importation, d'exoneration et des enlevements d'urgence des intrants, materiels et equipements medicaux et non medicaux et en assurer le suivi3.Initier et effecteur les demandes de franchise en Hors Taxes Hors Douanes4.Initier les demandes d'autorisation speciale d'importation5.Assurer le processus des actions d'enlevements de colis en douane6.Faire le picking des stocks pour les beneficiaires7.Etre responsable du magasin de stockage et s'assurer du suivi de l'etat de conservation des stocks dans des conditions optimales et selon les normes ;8.Effectuer le suivi des mouvements des stocks du magasin9.Assurer la mise a jour hebdomadaire des fiches de stocks et effectuer un rapport10.Informer regulierement le Point focal sur le niveau des stocks et son etat ;11.Assurer le suivi du processus d'inspection annuelle et des polices d'assurance de tous les vehicules du bureau.12.Assurer l'appui logistique a la distribution des intrants dans les districts, a la realisation des activites, des reunions et mission de terrain.Travel1.Organisation des voyages et des reunions. Initier et gerer les plans de reunion dans le GSM ; Initier et gerer les requetes de voyages pour les reunions et missions officielles ; Gerer les arrangements administratifs pour toutes les missions et les reunions officielles du bureau pays ainsi que les plans de voyage.2.Assurer la conformite et le respect des politiques liees au voyage ; Assurer le suivi de la mise en œuvre des recommandations des missions ; 3.Initier et fait le suivi des requetes de voyages officielles dans le systeme4.Gerer les demandes de reservation des chambres pour les staffs ou consultants en mission en Cote d'Ivoire. A cet effet, il/elle est responsable de la gestion des relations et de la mise a jour des informations sur les hotels et sites d'hebergement repondant aux criteres de securite des Nations Unies en Cote d'Ivoire.5.Veiller a informer le staff de toutes les modifications apportees aux SOP dans le cadre des voyages.6.Assister l'ensemble du personnel dans la mise a jour et la soumission des plans de voyage dans le systeme et dans la soumission des claims dans les delais. 7.Assister dans la production de rapports, statistiques et/ou collecte d'informations en cas de besoin.8.Faire le suivi avec les collegues de l'Unite Travel Procurement des autres pays, du Bureau regional et du Siege pour les formalites liees aux deplacements des staffs et du personnel du Ministere en mission dans le cadre des activites financees ou suivies par le Bureau de l'OMS en Cote d'Ivoire.9.Assurer le suivi de la mise en œuvre des recommandations liees aux voyages.Protocole1.Initier et faire le suivi des demandes d'octroi et de renouvellement de visas de tout le personnel et les consultants en mission en Cote d'Ivoire.2.Initier et faire le suivi des demandes d'octroi et de renouvellement de badges pour tout le personnel aupres de l'UNDSS.3.Assurer la facilitation pour les voyages officiels de Monsieur le Representant et de tout autre personnalite en visite en Cote d'Ivoire.4.Assurer le suivi des relations entre le Bureau de l'OMS en Cote d'Ivoire et le Ministere des Affaires Etrangeres pour toutes les procedures liees aux activites du bureau et necessitant leur intervention. 5.Produire une situation hebdomadaire des visas et arrivees et departs du bureau et assurer la coordination avec la logistique pour le transport et l'hebergement des staffs et/ou consultants en mission en Cote d'Ivoire.Le titulaire du poste servira de back up pour les autres membres de l'equipe dans des positions similaires ou non au sein du bureau.

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

Essential: Diplome de fin d'etudes secondaires suivies d'une formation en Administration et Gestion. Desirable: Bac 2 en Administration et en gestion.

Experience

Essential: Au moins 5 annees d'experience dans une institution publique ou privee reconnue. Desirable: Experience dans des postes d'appui administratif ou dans le suivi des voyages au sein de l'OMS ou dans une autre agence des Nations Unies est un atout. Une experience dans les systemes bases sur Oracle ou un autre systeme similaire a ERP est un atout.

Skills

Le titulaire du poste devra faire preuve de maitrise, actualiser ses connaissances dans l'utilisation de la technologie moderne de bureau par le biais descours internes, sur le tas ou l'auto-formation. Il / elle se tient au courant des changements dans les procedures et les pratiques, regles et reglements, la structure organisationnelle, dans le Bureau Pays, le groupe organique et l'OMS, pour etre en mesurede briefer et expliquer les procedures aux autres membres du personnel.

WHO Competencies

Teamwork Respecting and promoting individual and cultural differences Communication Ensuring the effective use of resources Producing results

Use of Language Skills

Essential: Expert knowledge of French. Desirable: Intermediate knowledge of English.

REMUNERATION

WHO offers staff in the General Services category an attractive remuneration package, which for the above position includes an annual net base salary starting at XOF 10,904,000 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance, as applicable) and 30 days of annual leave.

ADDITIONAL INFORMATION

• This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level

• Only candidates under serious consideration will be contacted.

• A written test may be used as a form of screening.

• In the event that your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.

• Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.

• For information on WHO's operations please visit: http://www.who.int.

• WHO is committed to workforce diversity.

• WHO prides itself on a workforce that adheres to the highest ethical and professional standards and that is committed to put the WHO Values Charter into practice.

• WHO has zero tolerance towards sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment and other types of abusive conduct (i.e., discrimination, abuse of authority and harassment). All members of the WHO workforce have a role to play in promoting a safe and respectful workplace and should report to WHO any actual or suspected cases of SEA, sexual harassment and other types of abusive conduct. To ensure that individuals with a substantiated history of SEA, sexual harassment or other types of abusive conduct are not hired by the Organization, WHO will conduct a background verification of final candidates.

• WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.

• This post is subject to local recruitment and will be filled by persons recruited in the local commuting area of the duty station.