Trainee - Estagiário/a de Administração (Suporte a áreas de operações e projetos)

Internship Admin Leadership

Contract

This is a Internship contract. It usually requires 0 years of experience, depending on education. More about Internship contracts.

Background Information - Job-specific

**O Escritório das Nações Unidas para Serviços de Projetos (UNOPS) é o recurso operacional das Nações Unidas para compras e gerenciamento de contratos, bem como em obras civis e desenvolvimento de infraestrutura física. Centra sua ação nas áreas de seu mandato estabelecidas pela Assembleia Geral e seu Conselho Executivo, enquanto colabora com outras agências, fundos e programas das Nações Unidas em projetos conjuntos.

O UNOPS apoia os governos locais e nacionais a maximizar a eficiência do investimento público, promover a transparência, combater a corrupção e adaptar a cada país as melhores práticas disponíveis a nível mundial para reforçar as capacidades nacionais nas áreas de aquisição, infraestrutura pública e gestão de projetos.

Em mais de 130 países, o UNOPS oferece aos seus parceiros os conhecimentos logísticos, técnicos e de gestão de que necessitam, onde precisam. Ao implementar mais de 1.000 projetos para nossos parceiros, UNOPS faz contribuições significativas para os resultados nessas regiões, muitas vezes nos ambientes mais desafiadores.

Na América Latina e no Caribe, o UNOPS adapta sua abordagem ao contexto local, fornecendo uma ampla gama de soluções estratégicas para melhorar os esforços dos países membros na consecução das prioridades da Agenda 2030. Além das atividades regulares, ele trabalha para preservar e valorizar os recursos naturais, culturais e humanos e reduzir as disparidades como desigualdade.

Estabelecido em 2011, o UNOPS Brasil (BRPC) apoia parceiros federais, estaduais, municipais e das Nações Unidas por meio da implementação de projetos de desenvolvimento relacionados a hospitais, centros socioeducativos, urbanização de assentamentos precários, parcerias público-privadas, entre outros.

Sob a orientação e supervisão do Gerente de Projetos, o (s) /a (s) Trainee de Administração proporcionará apoio administrativo diário, assegurando alta qualidade de trabalho, com precisão e eficiência, assessorando a equipe do projeto para o desempenho de suas funções.

O Estagiário/Trainee de Administração também terá a possibilidade de ter horários flexíveis que devem ser aprovados pela pessoa encarregada pela sua supervisão. Entretanto, solicita-se o mínimo de 30h semanais destinadas às atividades do escritório.** Texto em espanhol (texto en español):

La Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS) es el recurso operativo de las Naciones Unidas para la gestión de adquisiciones y contratos, así como para el desarrollo de obras civiles y infraestructura física. Centra su acción en las áreas de su mandato establecidas por la Asamblea General y su Consejo Ejecutivo, al tiempo que colabora con otras agencias, fondos y programas de las Naciones Unidas en proyectos conjuntos.

UNOPS apoya a los gobiernos locales y nacionales para maximizar la eficiencia de la inversión pública, promover la transparencia, combatir la corrupción y adaptar a cada país las mejores prácticas disponibles a nivel global para fortalecer las capacidades nacionales en las áreas de adquisiciones, infraestructura pública y gestión de proyectos.

En más de 130 países, UNOPS ofrece a sus socios la experiencia logística, técnica y de gestión que necesitan, donde la necesitan. Al implementar más de 1000 proyectos para nuestros socios, UNOPS realiza contribuciones significativas a los resultados en estas regiones, a menudo en los entornos más desafiantes.

En América Latina y el Caribe, UNOPS adapta su enfoque al contexto local, brindando una amplia gama de soluciones estratégicas para mejorar los esfuerzos de los países miembros para lograr las prioridades de la Agenda 2030. Además de las actividades regulares, trabaja para preservar y mejorar los recursos naturales, recursos culturales y humanos y reducir disparidades como la desigualdad.

Establecida en 2011, UNOPS Brasil (BRPC) apoya a socios federales, estatales, municipales y de las Naciones Unidas a través de la implementación de proyectos de desarrollo relacionados con hospitales, centros socioeducativos, urbanización de asentamientos precarios, asociaciones público-privadas, entre otros.

Bajo la guía y supervisión del Gerente de Proyecto, el(la) Trainee de Administración brindará apoyo administrativo diario, asegurando una alta calidad del trabajo, con precisión y eficiencia, asesorando al equipo del proyecto para realizar sus funciones.

El Pasante/Trainee de Administración también tendrá la posibilidad de contar con horarios flexibles que deberán ser aprobados por el responsable de su supervisión. Sin embargo, se requiere un mínimo de 30 horas semanales para actividades de oficina.

Functional Responsibilities

1. Propósito e escopo das atividades e responsabilidades funcionais:

Sob orientação próxima do Gerente de Projeto e de sua equipe técnica, as principais funções a serem desempenhadas serão: - Apoio logístico para missões oficiais, como:

Emitir passagens aéreas; Auxiliar na preparação da documentação de autorização de viagem (Travel Authorization).

• Apoio na organização de reuniões e missões, como:

  Preparar atas; Imprimir documentos; Editar e elaborar apresentações.

• Apoio na implementação e monitoramento de compras, como:

  Contato com fornecedores Apoio no controle de demandas Apoio no monitoramento de entregas.

• Apoio na gestão de documentos e arquivos.

• Apoio na gestão financeira auxiliando nas tarefas necessárias que englobam o fluxo de pagamento junto ao Escritório e às equipes de projeto.

• Apoio na gestão de Recursos Humanos auxiliando nas tarefas necessárias que englobam o fluxo de contratação e folha de pagamento.

• Apoio aos Gerentes de Projeto em processos de gestão dos projetos (cronogramas, agendas, orçamentos e projeções financeiras, gestão de riscos, relatórios de progresso, elaboração de apresentações, entre outros).

• Apoio às equipes de projeto no levantamento de informações e dados para apoiar o desenvolvimento de produtos técnicos do projeto.

Além disso, poderão desempenhar qualquer outra função de apoio em Administração que lhe possa ser confiada pela sua supervisão direta.

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Propósito y alcance de la asignación

Bajo la estrecha orientación del Gerente de Proyecto y su equipo técnico, las principales funciones a realizar serán: - Apoyo logístico para misiones oficiales, tales como:

Emitir billetes de avión; Colaborar en la preparación de la documentación de autorización de viaje.

• Apoyo en la organización de reuniones y misiones, tales como:

  Preparar actas; Imprimir documentos; Editar y preparar presentaciones.

• Apoyo en la implementación y seguimiento de compras, tales como:

  Contacto con proveedores Apoyo en el control de la demanda. Apoyo en el seguimiento de entregas.

• Apoyo en la gestión de documentos y archivos.

• Apoyo en la gestión financiera, asistiendo en las tareas necesarias que incluyen el flujo de pagos con la Oficina y los equipos de proyecto.

• Apoyo en la gestión de Recursos Humanos, asistiendo con las tareas necesarias que incluyen la contratación y el flujo de nómina.

• Apoyo a los Gerentes de Proyecto en los procesos de gestión de proyectos (cronogramas, agendas, presupuestos y proyecciones financieras, gestión de riesgos, informes de avance, elaboración de presentaciones, entre otros).

• Apoyo a los equipos del proyecto en la recopilación de información y datos para apoyar el desarrollo de productos técnicos para el proyecto.

Además, podrán desempeñar cualquier otra función de apoyo a la Administración que les sea encomendada por su supervisión directa.

Education/Experience/Language requirements

a. Formação Serão aceitos/as candidatos/as que:

• Estejam cursando Bacharel em Administração (Pública ou Empresas) ou Contabilidade, cursos de gestão (gestão pública, gestão de RH, gestão financeira, etc.) , cursos de psicologia, relações internacionais, direito, engenharias, arquitetura, economia e áreas correlatas, a partir do 5º semestre até 3 anos de formado.

b. Será valorizada experiência profissional em:

• Área administrativa, financeira, compras, secretariado ou recursos humanos;
• Apoio a gestão de projetos
• Estágios anteriores e engajamento em empresas juniores nas áreas de atuação.
• Exige-se nível avançado no uso de pacotes de software de escritório (MS Office), principalmente MS Word, MS Excel e MS Powerpoint.

c. Idiomas

• Fluência oral e escrita em português;
• Nível intermediário de espanhol é obrigatório.

** a. Formación

Se aceptarán candidatos/as si:

• Están cursando una Graduación en Administración (Pública o Empresarial) o Contabilidad, carreras de gestión (gestión pública, gestión de RRHH, gestión financiera, etc.), carreras de psicología, relaciones internacionales, derecho, ingeniería, arquitectura, economía y áreas afines, la desde el 5to semestre hasta 3 años después de graduarse.

b. Experiencia profesional en:

• Áreas administrativas, financieras, compras, secretaría o recursos humanos;

• Apoyo a la gestión de proyectos.

• Prácticas previas y vinculación en empresas junior de las áreas de actividad.

• Se requiere un nivel avanzado en el uso de paquetes de software ofimático (MS Office), principalmente MS Word, MS Excel y MS Powerpoint.

c. Idiomas

• Fluidez oral y escrita en portugués;

• Imprescindible nivel intermedio de español.

Competencies POR

Integridade e Inclusão: Trata todos os indivíduos com respeito; responde de forma sensível às diferenças e encoraja outros a fazerem o mesmo. Segue as normas organizacionais e éticas. É plenamente confiável. É exemplo para os demais em termos de diversidade e inclusão. Liderança: Atua como um exemplo positivo contribuindo para o espírito de equipe. Colabora e apoia o desenvolvimento dos demais. Apenas para gestores de equipes: Atua como um exemplo positivo de liderança, motiva, direciona e inspira outros a serem bem-sucedidos utilizando estilos de liderança apropriados. Parcerias: Demonstra entendimento do impacto do seu papel em todos os parceiros e sempre coloca o beneficiário final em primeiro lugar. Estabelece e mantém fortes relações externas além de ser um parceiro competente para outros (se relevante). Orientação a Resultados: Estabelece de forma eficiente um curso de ação apropriado para si e/ou outros a fim de alcançar um objetivo. As ações levam à realização completa da tarefa com atenção à qualidade em todas as áreas. Enxerga oportunidades e toma a iniciativa de aproveitá-las. Entende que o uso responsável de recursos maximiza nosso impacto para os beneficiários. Agilidade: Aberto/a a mudanças e flexível em um ambiente dinâmico. Consegue adaptar sua abordagem de forma efetiva para responder a mudanças nas circunstâncias ou exigências. Reflete sobre experiências e modifica seu comportamento. O desempenho é consistente, mesmo sob pressão. Sempre busca a melhoria contínua. Foco em soluções: Avalia dados e cursos de ação para chegar a decisões lógicas e pragmáticas. Adota uma abordagem racional e sem vieses, com riscos calculados. Usa inovação e criatividade na solução de problemas.

Comunicação efetiva: Expressa ideias ou fatos de forma clara, concisa e aberta. Sua comunicação indica consideração pelos sentimentos e necessidades dos outros. Ouve ativamente e compartilha conhecimento proativamente. Lida efetivamente com conflitos ao superar diferenças de opinião e encontrar um meio termo.

Contract type, level and duration

**Tipo de contrato: Estágio/Trainee Nível de contrato: N/A Duração do contrato: 6 meses com possíveis prorrogações até um máximo de um ano dependendo do bom desempenho e orçamento

Este estágio está aberto a candidatos/as locais e internacionais.

O/A estagiário/a deverá possuir plano médico com cobertura no Brasil durante todo o período do estágio.

Este estágio não foi projetado para se tornar um cargo futuro no UNOPS. Portanto, não deverá haver expectativa de emprego ao final do estágio.

Os/as estagiários/as podem ter direito a uma bolsa mensal, desde que não recebam recursos de outras instituições.

Equilíbrio entre vida profissional e pessoal: O UNOPS valoriza sua equipe e reconhece a importância de equilibrar as demandas do trabalho e da vida pessoal. Temos uma política nesse sentido e oferecemos opções de trabalho flexíveis. Esta política se aplica ao pessoal do UNOPS com qualquer tipo de contrato.

CRITÉRIO: É obrigatório ter nacionalidade brasileira ou visto de trabalho válido que não seja vinculado ao UNOPS.**

Para mais detalhes a respeito da modalidade contratual ICA, acesse: https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Texto em espanhol

Tipo de contrato: Pasantía Nivel de contrato: N/A Duración del contrato: 6 meses con posibles extensiones hasta alcanzar máximo un año dependiendo de buen desempeño y presupuesto

Esta pasantía está abierta a candidatos locales e internacionales.

El/la pasante debe contar con un seguro médico con cobertura en Brasil durante todo el periodo de la pasantía.

Esta pasantía no está diseñada para convertirse en una posición a futuro dentro de la UNOPS. Por lo tanto, no deberá haber ninguna expectativa de empleo al final de la pasantía.

Los/Las pasantes pueden ser elegibles para un estipendio mensual condicionados a no recibir fondos de otras instituciones.

Equilibrio entre vida personal y profesional: UNOPS valora a su personal y reconoce la importancia de equilibrar las demandas de la vida profesional y personal. Tenemos una política a este respecto y ofrecemos opciones de trabajo flexibles. Esta política se aplica a personal UNOPS con cualquier tipo de contrato.

CRITÉRIO: Es obligatorio tener nacionalidad brasileña o una visa de trabajo válida que no esté vinculada a UNOPS

Para más detalles sobre las pasantías UNOPS por favor siga este enlace: https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Internships-and-volunteering.aspx

Información adicional

• Não serão aceitas candidaturas não solicitadas.

• As candidaturas recebidas após a data limite não serão consideradas.

• Apenas os/as candidatos/as selecionados/as serão contatados/as, sendo os/as mesmos/as convocados/as para a próxima fase do processo seletivo, que consiste em diversas avaliações.

• O UNOPS celebra a diversidade e está comprometido com a igualdade de oportunidades de emprego. A força de trabalho do UNOPS é composta por pessoas de diversas nacionalidades, culturas, idiomas, raças, identidades de gênero, orientações sexuais e habilidades. O UNOPS visa manter e fortalecer essa diversidade para garantir a igualdade de oportunidades, bem como um ambiente de trabalho inclusivo para toda a sua força de trabalho.

• O UNOPS incentiva candidatas qualificadas do sexo feminino, bem como candidatas qualificadas de grupos sub-representados na força de trabalho do UNOPS, a se inscreverem. Esses grupos incluem pessoas de grupos raciais ou indígenas, membros de identidades de gênero e orientações sexuais minoritárias, bem como pessoas com deficiência.

• O UNOPS gostaria de garantir que todos os/as candidatos/as tenham o melhor desempenho possível durante o processo de avaliação. Se você for selecionado/a e precisar de assistência adicional para concluir um teste de avaliação, como acomodação razoável, informe a/o responsável por recursos humanos quando receber o convite.

Termos e condições - Para os cargos públicos, o UNOPS reserva-se o direito de indicar candidato/a para nível inferior ao publicado no edital de vaga.

• Os titulares de contratos temporários devem concluir uma série de cursos obrigatórios antes de começar a prestar serviços ao UNOPS. Esses cursos devem ser concluídos fora das horas trabalhadas do UNOPS e a duração total aproximada é de cerca de quatro horas. Para obter mais informações sobre contratos de retenção, consulte esta página.

• Todo o pessoal do UNOPS tem a responsabilidade de realizar suas tarefas de acordo com a Carta das Nações Unidas e as políticas e instruções do UNOPS, bem como as estruturas de responsabilidade correspondentes. Além disso, todos os funcionários devem demonstrar compreensão dos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável alinhados com os valores fundamentais das Nações Unidas e Nossa Agenda Comum.

• Como parte de suas políticas, o UNOPS realiza verificações de antecedentes de todos/as os/as candidatos/as em potencial. O recrutamento no UNOPS depende dos resultados de tais verificações.

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• No se aceptarán candidaturas no solicitadas.
• No se considerarán las candidaturas recibidas después de la fecha límite.
• Únicamente se contactará a los/as candidatos/as seleccionados/as, quienes serán invitados/as a la siguiente fase del proceso de selección, la cual consta de varias evaluaciones.
• UNOPS celebra la diversidad y se compromete a la igualdad de oportunidades de empleo. La plantilla de trabajo de UNOPS está compuesta por personas de nacionalidades, culturas, idiomas, razas, identidades de género, orientaciones sexuales y habilidades diversas. UNOPS tiene como objetivo mantener y fortalecer esta diversidad para garantizar la igualdad de oportunidades, así como un entorno de trabajo inclusivo para toda su plantilla de trabajo.
• UNOPS anima a candidatas cualificadas, así como a candidatos/as cualificados/as de grupos infrarrepresentados en la plantilla de UNOPS, a postularse. Estos grupos incluyen personas de grupos racializados o indígenas, miembros de identidades de género y orientaciones sexuales minoritarias, así como personas con discapacidad.
• A UNOPS le gustaría garantizar que todos/as los/as candidatos/as puedan desempeñarse lo mejor posible durante el proceso de evaluación. Si es seleccionado/a y necesita asistencia adicional para completar una prueba de evaluación, como ajustes razonables, informe a la persona responsable de recursos humanos cuando reciba la invitación.

Términos y condiciones

• Para los puestos de funcionariado, UNOPS se reserva el derecho de designar a un/a candidato/a para un nivel inferior al publicado en el anuncio de vacante.
• Las personas titulares de contratos de modalidad retainer deben completar una serie de cursos obligatorios antes de empezar a prestar servicios a UNOPS. Estos cursos deben completarse fuera de las horas trabajadas para UNOPS y la duración aproximada total es de unas cuatro horas. Para más información sobre los contratos de modalidad retainer, consulte esta página.
• Todo el personal de UNOPS tiene la responsabilidad de desempeñar sus tareas de conformidad con la Carta de las Naciones Unidas y las políticas y las instrucciones de UNOPS, así como con los marcos de rendición de cuentas correspondientes. Además, todo el personal debe demostrar que comprende los Objetivos de Desarrollo Sostenible en consonancia con los valores básicos de las Naciones Unidas y Nuestra Agenda Común.
• En el marco de sus políticas, UNOPS lleva a cabo verificaciones de antecedentes de todos/as los/as posibles candidatos/as. La contratación en UNOPS está supeditada a los resultados de dichas verificaciones.

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Added 2 months ago - Updated 2 months ago - Source: jobs.unops.org